XI HUMAS BAB VI KOMUNIKASI EFEKTIF KEHUMASAN

 

Manusia adalah makhluk sosial (zoon politicon), manusia hanya dapat hidup, berkembang, dan memenuhi kebutuhannya dengan berhubungan dan bekerja sama dengan manusia lainnya. Satu-satunya sarana  untuk berhubungan dengan manusia lainnya adalah komunikasi, baik secara verbal maupun non-verbal. Dengan berkomunikasi, akan terjadi hubungan sosial antara individu yang satu dengan individu lainnya.

Komunikasi memiliki hubungan yang sangat erat dengan kehumasan dan merupakan hal yang sangat penting  dalam kehidupan sehari-hari. Kehumasan bertujuan untuk menciptakan komunikasi dua arah atau timbale balik, memecahkan konflik kepentingan, dan menciptakan pengertian berdasarkan kebenaran, pengetahuan, dan informasi yang lengkap. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa humas merupakan suatu proses komunikasi. Namun tidak semua komunikasi adalah humas.

 

A.     Pengertian, Tujuan, dan Fungsi Komunikasi Efektif Kehumasan

1.      Pengertian Komunikasi Efektif

Menurut Benty dan Gunawan (2015:128), Komunikasi adalah penyampaian pesan dari orang satu ke orang lain yang bertujuan untuk memberikan informasi tertentu. Komunikasi akan dapat berhasil jika kedua belah pihak dapat saling memahami maksud dari pesan yang dikomunikasikan. Komunikasi dikatakan efektif apabila pesan yang disampaikan tepat sasaran, serta antara pengirim dan penerima pesan sama sama  memberikan respon yang sesuai dengan harapan dan tujuan masing-masing.

Komunikan dan komunikator  memberikan umpan balik yang sesuai dengan pesan. Umpan balik yang sesuai dengan pesan tidak selalu berupa persetujuan. Komunikan bisa saja memberikan umpan balik berupa ketidaksetujuan terhadap pesan, yang terpenting adalah pesan dimengerti dengan benar oleh komunikan dan komunikator memperoleh umpan balik yang menandakan bahwa pesannya telah dimengerti oleh komunikan.

Komunikasi efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat dan pendengarnya. Ada beberapa ketentuan agar komunikasi dapat berjalan dengan efektif, yaitu:

a.      Kemampuan mengamati dan menganalisis persoalan

b.      Kemampuan menarik perhatian

c.       Kemampuan memengaruhi pendapat serta

d.      Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling percaya.

 

2.      Tujuan Komunikasi Efektif

Tujuan dari komunikasi efektif adalah memberikan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informasi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi.

Komunikasi efektif juga bertujuan agar pengiriman informasi dan umpan balik (feedback) dapat seimbang sehingga tidak monoton. Selain itu, komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

 

3.      Fungsi Komunikasi Efektif

a.      Fungsi informasi, untuk memberikan sesuatu (pesan) kepada pihak tertentu dengan maksud penerima pesan dapat memahaminya.

b.      Fungsi ekspresi, sebagai wujud ungkapan perasaan atau pemikiran atas apa yang dia pahami terhadap suatu permasalahan.

c.       Fungsi control, menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan member pesan berupa perintah, peringatan, penilaian, dan lain sebagainya.

d.      Fungsi sosial, untuk keperluan rekreasi dan keakraban hubungan antara pemberi pesan dan penerima pesan.

e.      Fungsi ekonomi, untuk keperluan transaksi usaha (bisnis) yang berkaitan dengan financial, barang dan jasa.

 

B.     Hubungan Komunikasi Efektif dengan Kehumasan

Kehumasan/humas merupakan suatu proses komunikasi, namun belum tentu proses komunikasi merupakan suatu proses kehumasan. Tujuan penyelenggaraan hubungan masyarakat di antaranya adalah menciptakan komunikasi dua arah dan membentuk pengertian berdasarkan kebenaran, pengetahuan, dan informasi yang lengkap. Kegiatan komunikasi dalam kehumasan mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti:

1.   Komunikasi dalam kegiatan humas berlangsung dua arah/timbal balik

2.   Kegiatan yang dilakukan terdiri atas penyebaran informasi, penggiatan persuasive, dan pengkajian pendapat umum.

3.   Tujuan yang hendak dicapai adalah tujuan perusahaan/organisasi tempat humas berada.

4.   Sasaran yang dituju adalah khalayak internal dan khalayak eksternal

5.   Efek yang diharapkan adalah terbinanya hubungan yang harmonis antara perusahaan dan khalayak.

 

Misi yang diemban oleh humas, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan kebijaksanaan, kegiatan, dan tindakan perusahaan/organisasi. Pelayanan informasi tersebut hanya dapat dilaksanakan melalui komunikasi.

 

Agar dapat berkomunikasi secara efektif, kita perlu memahami unsur-unsur komunikasi sebagai berikut;

1.      Komunikator

Pengirim pesan (sender) yang mengirim pesan menggunakan media tertentu. Unsur ini merupakan awal sumber terjadinya suatu informasi.

2.      Komunikan

Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.

3.      Media

Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi. Media berupa bahasa verbal maupun nonverbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan sebagainya.

4.      Pesan

Isi komunikasi (message) yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.

5.      Tanggapan

Tanggapan merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan. Tanggapan diimplementasikan dalam bentuk umpan balik (feedback) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.

 

C. Hambatan-Hambatan Komunikasi Efektif

1.   Status effect

Adanya perbedaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia. Misalnya karyawan yang statusnya lebih rendah takut mengemukakan aspirasinya.

 

2.   Semantic problems

Factor semantic menyangkut bahasa yang digunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaannya kepada komunikan. Kesalahan pengucapan atau  penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya dapat menimbulkan salah komunikasi (miscommunication).

 

3.   Perceptual distorsion

Hambatan ini dapat disebabkan oleh perbedaan cara pandang yang sempit pada diri sendiri serta perbedaan cara berfikir dan cara mengerti terhadap orang lain yang menyebabkan perbedaan persepsi.

 

4.   Cultural differences

Hambatan yang terjadi disebabkan oleh adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa ras, suku, dan bahasa yang berbeda sehingga ada beberapa kata-kata yang sama memiliki arti yang berbeda.

 

5.   Physical distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Misalnya suara keramaian, suara guruh, suara mesin dan lain lain.

 

6.   Poor choice of communication channels

Hambatan ini adalah gangguan yang disebabkan oleh media yang dipergunakan dalam melaancarkan komunikasi. Misalnya sambungan telepon yang terputus, suara yang hilang timbul, gambar yang kabur dari televise atau ketikan yang buram.

 

7.   No feed back

Hambatan ini adalah hambatan yang terjadi satu arah yang sia-sia. Contohnya seorang manajer menerangkan suatu gagasan namun karyawan tidak memberikan tanggapan atau respons atau tidak peduli dengan gagasan tersebut.

XI HUMAS BAB V PELAYANAN PRIMA KEPADA PELANGGAN

 Menurut penelitian, kepuasan pelanggan dapat dianggap sebagai investasi bisnis. Pelanggan bagi perusahaan merupakan sebuah asset sehingga meningkatkan kualitas pelayanan harus diupayakan terus menerus untuk memenuhi kebutuhan serta harapan pelanggan.

Menurut William H. Daidow, apabila suatu produk atau jasa tertentu diciptakan tanpa memperhitungkan perencanaan pelayanan bagi pembeli, maka tugas usaha dalam menghasilkan produk atau jasa tersebut akan sia-sia.

Perencanaan pelayanan yang baik memiliki tujuan untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan sehingga tidak akan menjadi masalah, konflik atau pun complain.

 

A.  Pengertian Pelayanan Prima

Pelayanan prima (excellent service) ialah suatu pelayanan terbaik dalam memenuhi harapan serta kebutuhan pelanggan. Artinya, pelayanan yang memenuhi standar kualitas, yaitu suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan atau masyarakat. Pelayanan tidak dapat dipisahkan dengan kepuasan pelanggan karena tujuan penerapan pelayanan prima adalah untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

Secara etimologi, pelayanan dapat diartikan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain. Pada dasarnya, melayani adalah kegiatan yang bersifat tidak berwujud yang ditawarkan kepada konsumen atau pelanggan yang dilayani. Karakteristik melayani dinyatakan sebagai berikut;

1.      Sifatnya tidak bisa diraba, berlawanan sifatnya dengan produk barang jadi yang berwujud.

2.      Merupakan tindakan nyata.

3.      Kegiatan produksi dan konsumsi tidak dapat dipisahkan secara nyata.

Pelayanan prima adalah suatu pola layanan terbaik dalam manajemen modern yang mengutamakan kepedulian terhadap pelanggan. Layanan prima atau excellent service, customer service, dan customer care pada dasarnya adalah sama, hanya berbeda pada konsep pendekatannya saja. Namun yang paling penting dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan harus ada tiga pokok, yaitu peduli kepada pelanggan, melayani dengan tindakan terbaik, dan memuaskan pelanggan dengan berorientasi pada standar pelayanan tertentu. Jadi, keberhasilan dari program pelayanan prima tergantung pada penyelarasan kemampuan, sikap, penampilan, perhatian, tindakan, dan tanggung jawab dalam pelaksanaannya.

Kualitas pelayanan prima memiliki beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli. Namun beberapa definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan sebaggai berikut;

1.      Kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan

2.      Kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan

3.      Kualitas mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia dan lingkungan.

 

B.   Manfaat dan Fungsi Pelayanan Prima

1.      Konsep Pelayanan Prima

a.      Dapat mendorong bangkitnya rasa simpatik dan loyalitas dari para pelanggan

b.      Dapat menciptakan komunikasi yang harmonis dan positif antara perusahaan dan  pelanggan

c.       Dapat membentuk opini public yang positif sehingga menguntungkan bagi kemajuan perusahaan

d.      Dapat membina hubungan yang harmonis dan baik dengan para pelanggan

e.      Dapat menimbulkan profitabilitas perusahaan sehingga akan mendorong dihasilkannya produk baru yang berkualitas.

f.        Keputusan pihak pelanggan untuk segera membeli produk yang ditawarkan pada saat itu juga.

g.      Menumbuhkan kepercayaan pelanggan terharap produk yang bersangkutan

h.      Mempertahankan pelanggan agar tetap loyal menggunakan produk

i.        Dapat menghindarkan terjadinya tuntutan-tuntutan terhadap penjual yang tidak perlu.

 

2.      Fungsi  Pelayanan Prima

a.    Untuk melayani pelanggan dengan ramah, tepat, dan cepat sehingga pelanggan merasa puas.

b.   Untuk menciptakan suasana dimana konsumen merasa diperhatikan dan dianggap sangat penting bagi perusahaan.

c.    Untuk menciptakan pangsa pasar yang lebih baik lagi terhadap produk atau jasa yang dijual

d.   Untuk memuaskan pelanggan supaya tetap menggunakan produk maupun jasa perusahaan

e.    Untuk menempatkan para pelanggan sebagai mitra bisnis

f.     Untuk dapat memenangkan persaingan pangsa pasar

g.   Untuk memberikan keuntungan yang maksimal

 

C.   Konsep Dasar dan Karakteristik Kualitas dari Pelayanan Prima

1.      Konsep Pelayanan Prima

Ada tiga macam konsep pelayanan prima, yang dijabarkan sebagai berikut;

a.      Konsep sikap (attitude)

Sikap yang harus dimiliki di antaranya sikap yang ramah, penuh perhatian, dan memiliki rasa bangga terhadap perusahaan. Para pegawai perusahaan diharapkan dapat mencerminkan perusahaan itu sendiri. Para pegawai yang melayani konsumen akan mencerminkan citra perusahaan. Para konsumen atau pelanggan akan memberikan kesan pertama saat berhubungan langsung dengan orang lain yang terlibat dalam perusahaan tersebut, salah satunya adalah pegawai yang memberikan pelayanan.

 

b.      Konsep perhatian (Attention)

Saat melakukan pelayanan kepada konsumen, anda perlu memperhatikan dan mencermati keinginan konsumen. Jika konsumen sudah menunjukkan niat untuk membeli suatu barang atau jasa yang telah ditawarkan, segera layani dan tawarkan bantuan yang dia perlukan sehingga konsumen akan merasa diperhatikan dan keinginannya dapat terpenuhi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam konsep ini, seperti mengucapkan salam saat memulai pembicaraan, bertanya apa saja yang diinginkan konsumen, memahami keinginan konsumen, melakukan pelayanan dengan ramah, tepat dan cepat. Serta harus menempatkan kepentingan konsumen menjadi yang paling utama karena konsumen adalah raja.

 

c.       Konsep tindakan (Action)

Dalam konsep tindakan, misalnya seorang pegawai pada bagian pelayanan harus selalu memperhatikan dan mencermati hal yang menjadi keinginan konsumen. Jika pelanggan sudah menunjukkan minat untuk membeli produk,segera layani pelanggan tersebut dan tawarkan bantuan yang mungkin dia butuhkan supaya pelanggan merasa puas terhadap pelayanan tersebut. Beberapa bentuk pelayanan pada konsep ini misalnya seperti mencatat pesanan yang diinginkan pelanggan, menegaskan atau mengecek kembali yang dipesan pelangggan, menyelesaikan transaksi pesanan pelanggan, dan mengucapkan terima kasih kepada pelanggan jika sudah melayani.

 

2.      Karakteristik Kualitas Pelayanan Prima

a.      Penampilan

Penampilan sangat diperlukan untuk melakukan pelayanan prima karena penampilan yang baik dapat meyakinkan pelanggan saat memberikan pelayanan. Misalnya sebagai seorang resepsionis maka harus memiliki tutur kata yang baik, berpenampilan yang menarik, memiliki tubuh yang proporsional dan lain-lain.

 

b.      Kesopanan dan ramah

Pegawai yang melayani masyarakat atau pelanggan memerlukan sikap sopan, sabar, dan tidak egois.

 

c.       Kesediaan melayani

Pegawai harus professional atau harus benar-benar melayani pelanggannya, sebagai tugasnya yang harus siap selalu melayani pelanggan.

 

d.      Pengetahuan dan keahlian

Agar pegawai melayani dengan baik, pegawai harus memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang yang dikerjakannya. Misalnya petugas pelayanan yang memiliki tingkat pendidikan atau pelatihan tertentu maka jabatannya pun harus yang sesuai dengan keahliannya.

 

e.      Tepat waktu dan janji

Jika membuat janji dengan pelanggan, pegawai harus memperhitungkannya terlebih dahulu apakah waktu dan janji tersebut dapat ditepati.

 

f.        Kejujuran dan kepercayaan

Pelayanan harus memiliki aspek kejujuran dalam segala hal, baik itu jujur dalam bentuk aturan, pembiayaan, maupun dalam penyelesaian pekerjaan tepat waktu.

 

g.      Efisien dan efektif

Pelayanan kepada pelanggan harus efektif dan efisien karena pelanggan menuntut hal hal tersebut sehingga dapat menghasilkan biaya murah, waktu singkat dan tepat serta hasil dari pelayanan yang berkualitas.

 

h.      Kepastian hukum

Hasil dari pelayanan yang dilakukan kepada pelanggan harus memiliki kepastian hukum (legal). Jika tidak memiliki kepastian hukum yang jelas, hal itu akan berpengaruh kepada sikap kepercayaan masyarakat.

 

i.        Keterbukaan

Setiap urusan atau kegiatan yang memerlukan izin tentu memerlukan keterbukaan. Sikap keterbukaan itu  akan berpengaruh pada kejelasan informasi kepada masyarakat atau pelanggan.

 

j.        Biaya

Penentuan biaya yang wajar diperlukan dalam pelayanan, biaya harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat, transparan, dan sesuai peraturan.

 

k.      Tidak rasial

Dalam memberikan pelayanan tidak boleh membeda-bedakan ras, suku, agama, dan politik sehingga melayani secara merata.

 

l.        Kesederhanaan

Prosedur atau tata cara pelayanan kepada para pelanggan harus dipermudah dan tidak berbelit-belit dalam pelaksanaannya.

XI HUMAS BAB IV PROFESI HUMAS

 A. PROFIL HUMAS

Profil humas adalah sebuah identitas dari individu atau organisasi (humas) yang memberikan informasi kepada yang membutuhkan, dengan maksud agar pihak yang membutuhkan tadi dapat mengenali, memahami, dan mempelajari individu atau organisasi tersebut.

Berikut ini beberapa macam profil humas yang memiliki cirri khas masing-masing.

1.   Humas yang Melembaga

Humas yang melembaga berarti humas memiliki seseorang yang memimpin, memiliki staf, memiliki ruang/tempat dan sarana prasarana pendukungnya. Pengorganisasian disini berkaitan dengan struktur, wewenang, tugas dan tanggung jawab. Humas melembaga lebih dikenal dengan istilah bagian/departemen/divisi humas/public relations/communication. Dalam bentuk ini terdapat dua system sebagai berikut.

a.      System sentralisasi, yaitu system yang biasanya diterapkan pada perusahaan yang tidak begitu besar, di mana aktivitas public relations diorganisasi secara terpusat atau oleh pusat. Posisi atau kedudukan praktisi public relations biasanya berada di bawah bagian yang lain dan berada di bawah lower-middle management.

b.      System desentralisasi, yaitu system yang biasanya diterapkan pada perusahaan besar dan manajemennya mengerti betul akan pentingnya public relations sebagai suatu pendekatan manajemen.

 

System yang akan diterapkan di perusahaan tergantung dari beberapa hal berikut.

a.        Besar kecilnya perusahaan, hal ini berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk menyediakan dana bagi humas, kompleksitas pemasalahan yang dihadapi, serta kemampuan dalam menyediakan sumber daya kehumasan yang lain.

b.        Struktur organisasi perusahaan, hal ini berkaitan dengan wewenang dan tanggung jawab, hubungan antar-struktur, system yang membangun, dan budaya organisasi.

c.         Arti penting public relations bagi manajemen, hal ini berkaitan dengan kekhasan penerapan humas di suatu lembaga, kewenangan petugas humas, perannya dalam manajemen dan bentuk support dari manajemen puncak.

d.        Karakteristik khas kehumasan masing-masing lembaga

 

 

2.   External Public Realtions/Humas Agency

XPR adalah sebuah lembaga atau perusahaan independen yang berbadan hukum dan bergerak dalam layanan di bidang humas. Public relations extern meliputi beberapa hal berikut ini.

a.      Public Relations Full Service

PR Full service sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis pelayanan kehumasan, meliputi kegiatan konseling sekaligus pelayanan konsultasi dan pelayanan yang mereka berikan kepada klien (perseorangan/perusahaan)

b.      Public Relations Consultant

PR Consultant merupakan perusahaan Public relations yang bergerak dalam layanan konsultasi kehumasan. Pelayanan konsultan yang diberikan tergantung dari kompetensi yang dimiliki para konsultannya.

Beberapa perusahaan full service dan consultant memberikan pelayanan di beberapa bidang seperti;

·         Pemulihan citra

·         Pembentukan citra

·         Corporate culture

·         Media relations dan publisitas

·         Government relations

·         Marketing PR

·         Komunikasi organisasi

·         Community relations

 

3.   Event Organizer

Event organizer adalah perusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana sebuah event atau kegiatan yang berhubungan dengan public. Perusahaan ini cenderung spesialis.

 

B. KODE ETIK HUMAS

1.        Pengertian Etik Profesi

Berten K. (1994) mengatakan bahwa kode etik profesi merupakan norma yang telah ditetapkan dan diterima oleh kelompok profesi untuk mengarah atau memberikan petunjuk kepada para anggotanya, yaitu bagaimana seharusnya (das sollen) berbuat, sekaligus menjamin kualitas moral profesi yang bersangkutan di mata masyarakat untuk memperoleh tanggapan yang positif. Apabila dalam pelaksanaannya (das sein) salah satu anggota profesi tersebut telah melakukan perbuatan yang menyimpang dari kode etiknya, citra dan nama baik kelompok profesi itu akan tercemar di mata masyarakat.

Kode etik profesi dapat berlaku secara efektif apabila dijiwai oleh cita-cita dan nilai-nilai luhur yang hidup dalam lingkungan profesi tersebut. Kode etik merupakan perumusan norma moral yang menjadi tolak ukur atau acuan bagi kode perilaku (code of conduct) kelompok profesi bersangkutan.

Secara umum tentang etika profesi menurut Cutlip, Center, dan Broom bahwa kode etik adalah perilaku yang dianjurkan secara tepat dalam bertindak sesuai dengan nilai-nilai moral yang umumnya dapat diterima oleh masyarakat atau kebudayaan. Dan dapat disimpulkan bahwa kode etik adalah kumpulan asas atau nilai moral yang menjadi nilai perilaku. Sementara itu, arti kode etik profesi adalah kode perilaku yang ditetapkan dan dapat diterima oleh kelompok profesi yang menjadi pedoman bagaimana seharusnya (das sollen) berperilaku menjalankan (das sein) profesi tersebut secara etis (Muhammad, 1997: 143).

 

 

2.        Kode Etik Profesi Humas

Kode etik merupakan aturan-aturan susila yang diterapkan dan ditaati bersama ooleh seluruh anggota yang bergabung dalam suatu profesi. Kode etik merupakan persetujuan bersama yang timbul secara murni dari diri pribadi para anggota. Kode etik merupakan serangkaian peraturan yang disepakati bersama guna menyatakan sikap atau perilaku anggota profesi. Kode etik profesi dilaksanakan oleh pribadi-pribadi yang memiliki profesi terkait karena hal tersebut melekat pada jabatannya dan bersifat normatif.

Dalam buku The Exent and intention of PR and informationActivities, G.Sach mengungkapkan tiga konsep penting dalam etika kehumasan, yakni citra, penampilan, dan etika.

a.      Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikap terhadap kita yang mempunyai kelompok-kelompok dalam kepentingan yang berbeda. Citra dapat juga diartikan sebagai cara masyarakat memberikan kesan baik atau buruk terhadap diri anda.

b.      Penampilan merupakan pengetahuan suatu sikap terhadap yang kita inginkan untuk dimiliki suatu kelompok. Penampilan selalu berorientasi mengenai bagaimana harapan tentang keadaan anda.

c.       Etika merupakan cabang dari ilmu filsafat, merupakan filsafat moral atau pemikiran filosofis tentang moralitas, biasanya selalu berkaitan dengan nilai-nilai kebenaran dan kebaikan. Bahasan etika merupakan acuan bagi kode perilaku moral yang baik dan tepat dalam menjalankan profesi kehumasan.

 

Secara garis besar, kode etik IPRA (International Public Relations Association) mencakup  butir-butir poko sebagai Standard Moral of Public Relations sebagai berikut;

a.      Kode perilaku

b.      Kode moral

c.       Menjunjung tinggi standar moral

d.      Memiliki kejujuran yang tinggi, dan

e.      Mengatur secara etis mana yang boleh diperbuat dan tidak boleh diperbuat oleh PR/ Humas Profesional.

 

Landasan utama dari etika profesi dan kode etik IPRA adalah berdasarkan prinsip-prinsip dasar PBB sebagai berikut;

a.      The Universal Declaration of Human Right

Menghormati dalam pelaksanaan tugas profesinya dengan memperhatikan prinsip-prinsip moral dari deklarasi umum tentang hak-hak asasi manusia.

b.      Human Dignity

Menghormati dan menjunjung tinggi martabat manusia serta mengakui hhak setiap pribadi untuk menilai.

 

3.        Fungsi Kode Etik

Pada dasarnya kode etik memiliki fungsi ganda, yaitu;

a.    Sebagai perlindungan, dan

b.   Pengembangan bagi profesi

 

Biggs dan Blocher (1986: 10) mengemukakan tiga fungsi kode etik, yaitu:

a.    Melindungi suatu  profesi dari campur tangan pemerintah

b.   Mencegah terjadinya pertentangan internal dalam suatu profesi, dan

c.    Melindungi para praktisi dari kesalahan praktik suatu profesi.

 

4.        Kode Etik Kehumasan Indonesia – PERHUMAS

Kode etik ini sudah terdaftar sejak tahun 1977 di Departemen Dalam Negeri dan Deppen saat itu, dan telah tercatat serta diakui oleh organisasi profesi Humas Internasional (IPRA).

a.    Dijiwai oleh Pancasila maupun Undang Undang Dasar 1945 sebagai landasan tata kehidupan nasional.

b.   Diilhami oleh Piagam Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai landasan tata kehidupan internasional.

c.    Dilandasi Deklarasi ASEAN (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu bangsa-bangsa Asia Tenggara.

d.   Dipedomani oleh cita-cita, keinginan. Dan tekad untuk mengamalkan sikap dan perilaku kehumasan secara professional.

 

5.        Kode Etik Profesi Public Relations

a.    Norma-norma perilaku professional

Dalam menjalankan profesionalnya seorang anggota wajib menghargai kepentingan umum dan menjaga harga diri setiap anggota masyarakat. Bersikap adil dan jujur terhadap klien (mantan klien atau klien yang sekarang), sesama anggota asosiasi, anggota media komunikasi, serta masyarakat luas.

 

b.   Penyebarluasan informasi

Seorang anggota tidak akan menyebarluaskan informasi yang palsu atau menyesatkan secara sengaja dan tidak bertanggung jawab.

 

c.    Media komunikasi

Seorang anggota tidak akan melaksanakan kegiatan yang dapat nerugikan integritas media komunikasi.

 

d.   Kepentingan yang tersembunyi

Seorang anggota tidak akan melibatkan dirinya dalam kegiatan apa pun yang secara sengaja bermaksud memecah belah atau menyesatkan, dengan cara seolah-olah ingin memajukan kepentingan tertentu (tersembunyi).

 

e.    Informasi rahasia

Seorang anggota (kecuali diperintahkan oleh aparat hukum yang berwenang) tidak akan menyampaikan atau memanfaatkan informasi yang diberikan kepadanya, yang diperoleh secara pribadi atas dasar kepercayaan atau bersifat rahasia dari kliennya untuk kepentingan keuntungan pribadi.

 

f.     Pertentangan kepentingan

Seorang anggota tidak akan mewakili kepentingan-kepentingan yang saling bertentangan atau saling bersaing tanpa persetujuan yang jelas dari pihak-pihak yang bersangkutan, dengan terlebih dahulu mengemukakan fakta-fakta yang terkait.

 

g.   Sumber-sumber pembayaran

Dalam pemberian jasa pelayanan kepada kliennya, seorang anggota tidak akan menerima pembayaran, baik tunai maupun dalam bentuk lain yang diberikan sehubungan dengan jasa-jasa tersebut, dari sumber mana pun, tanpa persetujuan jelas dari kliennya.

 

h.   Memberitahukan kepentingan keuangan

Seorang anggota yang mempunyai kepentingan keuangan dalam suatu organisasi tidak akan menyarankan kliennya untuk memakai atau memanfaatkan organisasi tersebut¸ tanpa membberitahukan terlebih dahulu kepentingan keuangan pribadinya yang terdapat dalam organisasi tersebut.

 

i.      Pembayaran berdasarkan hasil kerja

Seorang anggota tidak akan mengadakan negosiasi atau menyetujui persyaratan dengan calon kliennya, berdasarkan pembayaran yang tergantung pada hasil pekerjaan PR tertentu di masa depan.

 

j.      Menumpang tindih pekerjaan anggota lain

Seorang anggota yang mencari pekerjaan atau kegiatan dengan cara mendekati langsung atau secara pribadi kliennya, menjadi kewajibannya memberitahukan anggota tersebut.

 

k.    Imbalan kepada karyawan kantor umum

Seorang anggota tidak akan menawarkan atau memberikan imbalan apapun dengan tujuan untuk memajukan kepentingan pribadinya (kliennya) kepada orang yang memiliki jabatan umum, apabila hal tersebut tidak sesuai dengan kepentingan masyarakat luas.

 

l.      Mengaryakan anggota parlemen

Seorang anggota yang memperkerjakan seorang anggota parlemen, baik sebagai konsultan ataupun pelaksana akan memberitahukan kepada ketua asosiasi tentang hal tersebut maupun tentang jenis pekerjaan yang bersangkutan.

 

m. Mencemarkan anggota-anggota lain

Seorang anggota tidak akan mencemarkan nama baik atau praktik professional anggota lain.

 

n.   Intruksi/perintah pihak lain

Seorang anggota yang secara sadar bertindak sedemikian rupa sehingga berlawanan dengan kode etik atau turut secara pribadi ambil bagian dalam kegiatan semacam itu, akan dianggap telah mmelanggar kode etik ini.

 

o.   Nama baik profesi

Seorang anggota tidak akan berperilaku tidak baik sehingga merugikan nama baik asosiasi atau profesi public relations.

 

p.   Menjunjung tinggi kode etik

Seorang anggota wajib menjunjung tinggi kode etik dan bekerja sama dengan anggota lain dalam menjunjung kode etik.

 

q.   Profesi lain.

Dalam bertindak untuk seorang klien yang tergabung dalam suatu profesi, seorang anggota akan menghargai kode etik dari profesi terrsebut.

 

C. JABATAN HUMAS

Jabatan ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan, serta kemampuan yang sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Sebagai contoh, dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier yang diduduki oleh PNS. Jabatan karier dalam PNS dapat dibedakan menjadi dua, yaitu jabatan structural dan jabatan fungsional.

 

1.        Jabatan Struktural

Jabatan structural yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Kedudukan jabatan structural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (esselon I/a).

Berikut ini contoh jabatan structural di PNS Pusat.

a.      Sekretaris Jenderal

b.      Direktur Jenderal

c.       Kepala Biro

d.      Staf Ahli

Berikut ini contoh jabatan structural di PNS Daerah.

a.      Sekretaris Daerah

b.      Kepala Dinas/ Badan/ Kantor

c.       Kepala Bagian

d.      Kepala bidang

e.      Kepala seksi

f.        Camat

g.      Sekretaris camat

h.      Lurah

i.        Sekretaris lurah

 

2.        Jabatan Fungsional

Jabatan fungsional yaitu jabatan teknis  yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi. Berikut ini contoh jabatan fungsional.

a.      Auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau JFA)

b.      Guru

c.       Dosen

d.      Dokter

e.      Perawat

f.        Bidan

g.      Apoteker

h.      Peneliti

i.        Perencana

j.        Pranata computer

k.      Statistisi

l.        Pranata laboratorium pendidikan

m.   Penguji kendaraan bermotor

 

Jabatan fungsional pranata humas adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pranata humas dalam suatu organisasi, yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan atau keterampilan dan bersifat mandiri.

Pranata humas adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan informasi dan kehumasan. Pranata humas melakukan pelayanan informasi dan kehumasan, penyediaan dan penyebarluasan informasi. Pelaksanaan hubungan kelembagaan, pelaksanaan hubungan personel, serta pengembangan pelayanan informasi.

Berikut ini tingkatan pranata humas.

a.         Tingkat terampil, yaitu pranata humas yang mempunyai kualifikasi teknis atau penunjang professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang kehumasan (IIa - IIId) – SLTA/DIII.

b.        Tingkat ahli, yaitu pranata humas yang memiliki kualifikasi professional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kehumasan (III/a – IV/c) – S1 ke atas.

 

Tugas pokok pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan, meliputi;

a.         Perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan

b.        Pelayanan informasi

c.         Melaksanakan hubungan kelembagaan

d.        Melaksanakan hubungan personel

e.         Mengembangkan pelayanan informasi dan kehumasan

 

D. ORGANISASI HUMAS

Organisasi profesi merupakan suatu wadah para professional di dalam mengembangkan dan mengadakan suatu studi profesi. Terbentuknya organisasi profesi menunjukkan adanya komitmen dari para profesionalnya untuk makin mengukuhkan jati diri. Organisasi profesi yang sudah mantap biasanya sangat berperan di dalam menentukan kurikulum studi profesinya. Organisasi ini juga aktif melakukan riset, pertemuan, dan kontes program-program humas.

Berdasarkan organisasi yang sudah ada, organisasi humas dapat dibedakan menjadi tiga, sebagai berikut;

1.        Organisasi yang menghimpun para praktisi humas secara umum

2.        Organisasi yang menghimpun perusahaan humas (konsultan humas)

3.        Organisasi yang menghimpun para praktisi humas yang dibedakan berdasarkan jenis perusahaannya (misalnya khusus perhotelan, perusahaan rokok, dan sebagainya).

 

1.        Organisasi Profesi Humas di Dalam Negeri

a.         Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (PERHUMAS)

Para praktisi humas di Indonesia mendirikan PERHUMAS di Jakarta pada tanggal 15 Desember 1972.

Tujuan PERHUMAS sebagai berikut;

1)     Meningkatkan perkembangan dan keterampilan professional hubungan masyarakat di Indonesia.

2)     Memperluas dan memperdalam pengetahuan mengenai hubungan masyarakat.

3)     Meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman di antara para anggotanya.

4)     Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi yang serumpun dengan bidang hubungan masyarakat, di dalam maupun di luar negeri.

 

b.        Asosiasi Perusahaan Public Relation Indonesia (APPRI)

Selain PERHUMAS, para praktisi humas juga menghimpun perusahaan humas, yakni Asosiasi Perusahaan Public Relations Indonesia (APPRI). Asosiasi ini berdiri pada tanggal 10 April 1987 di Jakarta dan bersifat independen. Berikut tujuan APPRI;

1)     Menghimpun, membina dan mengarahkan potensi perusahaan public relations nasional agar secara efektif, positif dan kreatif turut serta dalam usaha mewujudkan mayarakat yang adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan UUD 1945.

2)     Mewujudkan fungsi PR yang sehat, jujur, dan bertanggung jawab sesuai kode praktik dan kode etik yang lazim berlaku secara nasional dan internasional.

3)     Mengembangkan dan memajukan kepentingan asosiasi dengan memberikan kesempatan kepada para anggota untuk konsultasi dan kerja sama serta memberikan saran bagi pemerintah, badan-badan kemasyarakatan, sosiasi yang mewakili dunia industry dan perdagangan serta badan-badan lainnya.

4)     Memberikan informasi kepada klien bahwa anggota APPRI memenuhi syarat untuk memberikan nasihat dalam bidang PR dan bertindak untuk kliennya secara professional.

5)     Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal kepentingan usaha dan profesi dan menjadi forum koordinasi praktik public relations.

6)     Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui mengenai pengalaman dan kualifikasi para anggotanya.

7)     Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public relations.

 

2.        Organisasi Profesi Humas di Luar Negeri

a.    Public Relations Society of America (PRSA)

PRSA berkantor pusat di New York dan didirikan pada tahun 1947. Berikut ini tujuan didirikannya PRSA;

1)     Untuk menyatukan mereka yang melakukan kegiatan di bidang kehumasan.

2)     Untuk mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi di bidang kehumasan.

3)     Untuk merumuskan, memajukan, menjelaskan kepada kelompok-kelompok usaha, professional, serta masyarakat tentang tujuan humas, fungsi humas, dan tentang orang-orang yang berkegiatan di humas.

4)     Untuk memperbaiki hubungan pelaksana humas dengan para majikan, klien, dan masyarakat menggunakan media yang mapan mengenai informasi dan opini.

5)     Untuk memajukan dan mempertahankan standar yang tinggi pada pelayanan umum dan tingkah laku.

6)     Untuk bertukar fikiran dan pengalaman serta menghimpun dan menyebarkan informasi yang bernilai kepada para petugas humas dan masyarakat.

7)     Untuk menggiatkan, mensponsori, dan membantu perkembangan riset belajar dan cara mengajar dalam golongan masyarakat humas melalui ceramah atau kursus lain yang dapat menjadi keharusan dan dilakukan secara beraturan pada lembaga-lambaga pendidikan yang mapan.

8)     Menyediakan sarana dan kesempatan untuk melakukan riset tentang setiap segi kehumasan melalui berbagai forum, diskusi, survey, pertemuan umum, pameran, dan konferensi.

9)     Untuk menerbitkan pamphlet, buku, monografi, dan secara umum menyebarkan informasi mengenai masalah kehumasan.

10) Untuk memberikan, menghibahkan, dan mensponsori pemberian beasiswa dan hadiah pada  lembaga pendidikan yang diakui bagi pengkajian dan riset di bidang humas.

 

b.   Institute Public Relations of British (IPR)

IPR berada di Inggris dan didirikan pada tahun 1948 oleh sekelompok pegawai humas dari pemerintahan pusat, local, kalangan industry, dan sector perdagangan. IPR diresmikan dan mendapat pengakuan pada tahun 1964.

Berikut ini tujuan dari IPR

1)     Untuk memajukan perkembangan humas di bidang perdagangan, industry, pemerintah local dan pusat, perusahaan-perusahaan nasional professional, organisasi-organisasi sukarela dan demi kepentingan semua praktisi dan semua pihak yang berkaitan dengan soal humas.

2)     Untuk mendorong dan memupuk ketaatan pada standar professional yang tinggi bagi para anggotanya dan untuk menerapkan serta merumuskan standar-standar semacam itu.

3)     Untuk mengatur pertemuan, diskusi dan konferensi, dan lain-lain mengenai masalah yang terjadi kepentingan bersama dan secara umum untuk bertindak sebagai wadah bagi pertukaran gagasan mengenai praktik kehumasan.

 

c.    International Public Relations Assosiation (IPRA)

IPRA dibentuk pada bulan Mei 1955 dalam suatu pertemuan di Stradford-Upon-Avon dengan tujuan sebagai berikut.

1)     Menyediakan jalur untuk pertukaran gagasan dan pengalaman professional antara mereka yang berurusan dalam kegiatan humas mengenai kepentingan insternasional.

2)     Mengadakan suatu rotasi (perputaran) apabila anggotanya setiap saat memerlukan pemberittahuan dan bimbingan, dapat meyakini akan kebaikan dan bantuan dari para anggotanya di seluruh dunia.

3)     Membantu mencapai kualitas tertinggi tentang praktik kehumasan umumnya di seluruh Negara, terutama di bidang internasional.

4)     Meningkatkan praktek kehumasan pada semua bidang kegiatan dan memajukan nilai-nilai dan pengaruhnya melalui promosi ilmu pengetahuan, baik di dalam maupun di luar profesi humas.

5)     Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap permasalahan yang mempengaruhi praktik kehumasan yang biasa terjadi di berbagai Negara.

6)     Menerbitkan berbagai bulletin, majalah atau terbitan-terbitan lain termasuk  di bidang humas internasional.

7)  Mengerjakan kegiatan-kegiatan lain yang mungkin dapat menguntungkan para anggotanya atau memberikan kemajuan bagi praktik kehumasan di seluruh dunia.