X ARSIP BAB V PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

 A. MEMAHAMI PENGGUNAAN ARSIP

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani yaitu archium yang artinya peti  untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archieves sebagai kumpulan warkat dan archieves institution sebagai gudang arsip atau lembaga kearsipan.

Dari Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dapat disimpulkan bahwa arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun kelompok (berjilid)  tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman, dapat berupa kaset, CD/DVD atau media lainnya sesuai dengan perkembangan zamannya.

 

1.         Tujuan Kearsipan

a.     Penghematan tempat penyimpanan

b.     Menjaga rahasia arsip

c.      Menjaga kelestarian arsip

d.     Menyelamatkan pertanggungjawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan

e.     Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

f.       Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

g.     Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.

 

2.         Fungsi Arsip

a.     Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kdang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi penjabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.

b.     Sebagai alat penyimpanan warkat

c.      Kearsipan berarti menghimpun secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan

d.     Sebagai alat bantuan perpustakaan.

 

3.         Unsur-Unsur dari Arsip

a.      Sebuah bentuk  informasi yang terekam.

b.      Menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan dan bisnis.

c.      Memiliki bentuk media yang nyata, dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar.

d.      Memiliki fungsi dan kegunaan.

 

Sesuai dengan sifat arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a.     Arsip statis, yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini mempunyai nilai yang abadi.

b.     Arsip dinamis, yaitu arsip  yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya.

 

4.         Penggunaan Arsip

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu system kearsipan yang baik dan benar. Dengan adanya system kearsipan yang sesuai kebutuhan,diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.

 

a.     Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip ini merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya. Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna dibagi menjadi dua, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

1)    Nilai guna primer

Nilai guna primer yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain;

a)    Nilai guna historis, berupa nilai dokumen yang karena kepentingan sejarah yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan suatu kegiatan di masa lampau.

b)    Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan kebijakan organisasi memiliki nilai guna administrasi.

c)    Nilai guna fiscal, berupa nilai guna dokumen yang memuat data keuangan pperusahaan.

d)    Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi perusahaan menyangkut kepentingan hukum.

 

2)    Nilai guna sekunder

Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip  bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip. Biasanya arsip atau dokumen ini digunakan sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban sosial. Ada dua nilai guna yang ada di dalamnya.

a)    Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk kepentingan  penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya.

b)    Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan dungsi dan kegiatannya.

 

b.     Pemakaian arsip untuk memerhatikan penggunaan arsip yang disimpan

Adapun pemakaian arsip untuk memperhatikan penggunaan arsip yang disimpan, antara lain sebagai berikut;

1)    Rasio pemakaian arsip (dalam %) = pemakaian x 100 : jumlah arsip.

Misalnya, pada bulan terakhir terdapat penggunaan 200 arsip dari 20.000 yang disimpan. Rasio pemakaian arsip menjadi 200 x 100 : 20.000 = 1 %. Rasio ini pada arsip inaktif jarang mencapai 5%. Untuk arsip aktif, rasio sekitar 15-20%.

2)    Rasio kecermatan arsip (dalam %) = jumlah arsip yang hilang x 100 : jumlah arsip yang ditemukan.

Misalnya untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan 10.000 arsip dapat ditemukan, rasio kecermatannya adalah 0,1%.  Untuk system penyimpanan yang sempurna rasio kecermatannya tidak akan menncapai 0,5%.

 

 

B. PEMELIHARAAN ARSIP

Pemeliharaan arsip bukan hanya sekadar memelihara fisik, tetapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi mendatang.

Terdapat dua aspek penting dalam pemerliharaan dan pengamanan arsip, yaitu  sebagai berikut;

1.    Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari factor yang merusak fisik arsip tersebut.

2.    Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

 

1.         Penyebab Kerusakan Arsip

a.  Factor Ekstrinsik

Factor ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia.

1)    Kimiawi, yakni kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.

2)    Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan arsip mudah rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan atau percikan minuman, dan sebagainya.

3)    Factor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu.

4)    Biologis, organism perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.

 

b.  Factor Instrinsik

Factor instrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas (kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau pH7), pengaruh tinta, pengaruh lem perakat, dan lain-lain.

 

2.         Usaha Pencegahan Kerusakan

Ada beberapa upaya pencegahan kerusakan, antara lain menggunakan bahan yang bermutu tinggi, kertas tinta, karbon, lem, dan bahan bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas yang terbuat dari plastic lebih baik dari penjepit terbuat dari logam, karena plastic anti karat. Di samping itu, ruangan penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur baik sehingga mendukung keawetan arsip.

a.    Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok maupun sisa makanan.

b.    Lokasi ruangan/gedung arsip sebaiknya terletak di luar daerah industry dan ruangan yang cukup luas, terpisah dari kegiatan kantor lainnya dan tidak dilalui oleh saluran air.

c.    Ruangan sebaiknya dilengkapi penerangan, pengaturan temperature ruangan dan AC yang bermanfaat mengendalikan kelembaban udara di dalam ruangan. Kelembaban udara yang baik  sekiar 50 – 60 % dan temperature sekitar 60⁰ C – 75⁰ F atau 22⁰-25⁰ C.

d.    Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang langsung menyentuh tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela diletakkan di bagian yang tidak langsung dikenai cahaya matahari. Kalau jendela langsung menghadap matahari dan cahaya langsung masuk maka diberi kaca kuning tua atau hijau tua  untuk menyaring sinar ultraviolet. Untuk mencegah debu dan serangga yang masuk sebaiknya ventilasi udara dan jendela diberi kawat kasa halus.

 

3.         Alat Penyimpanan

Alat penyimpanan seperti lemari, filing cabinet, rak, dan lainnya terbuat dari logam tahan karat. Peralatan kayu lebih mudah terbakar dan rentan terhadap serangan rayap. Adapun alat pemeliharaan antara lain alat penghisap (vacuum cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperature dan kelembaban udara), alat pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran.

a.    Mencegah kecoak dengan kapur barus di sela-sela buku/arsip yang kelihatan gelap.

b.    Mencegah rayap dapat digunakan sodium arsenit yang dituangkan dicelah celah lantai.

c.    Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprotkan dengan racun serangga, seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum dan sebagainya tetapi jangan sampai mengenai arsip.

d.    Cara terbaik untuk membunuh kutu buku dengan jalan fumigasi. Fumigasi dilakukan dengan cara memasukkan berkas-berkas arsip ke dalam suatu ruangan tertutup, lalu disemprotkan bahan kimia berupa gas karbon diosida selama 3 jam, setelah 3 jam telur dan larva kutu buku akan mati.

 

4.         Perawatan Arsip

Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.

a.    Arsip yang basah/terendam air terlebih dahulu dibersihkan dari lumpur yang menempel dengan mengooleskan kapas sedikit basah agar kotoran dapat terserap. Apabila arsip berupa bendel, buka ikatan bendel dan tekanlah bendel tersebut perlahan lahan untuk memeras air. Selanjutnya arsip dikeringkan dengan meletakkan arsip di atas kertas penyerap (blotting paper) kamudian menaruhnya di ruangan yang kering, tidak terkena sinar matahari dan cukup ada hembusan angin sampai kering.

b.    Arsip yang rusak karena robek dapat diperbaiki dengan cara ditempeli dengan kertas yang sejenis dengan menggunakan perekat dari kanji (tepung ketela).

c.    Cendawan yang melekat pada arsip dapat dihilangkan dengan mengoleskan cairan aseton, atau cairan thymol dengan spiritus, atau cairan formalin 40% dengan air. Buku dapat dicegah dengan menyisipkan tisu pembasmi jamur pada sela-sela halaman buku setiap ketebalan 5mm.

 

5.         Pengamanan Arsip

Pengumuman arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Usaha pengamanan arsip antara lain sebagai berikut;

a.    Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.

b.    Arsip ditempatkan yang aman dari pencurian

c.    Petugas arsip harus betul-betul yang dapat menyimpan rahasia

d.    Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip.

 

6.         Bahan Arsip Kertas

Arsip konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang berupa tulisan tangan atau ketikan. Kertas permanen adalah kertas yang mampu mempertahankan sifat-sifat yang akan memengaruhi keterbacaan dan penanganan dokumen saat disimpan dalam kondisi tertentu untuk jangka waktu yang lama. Dua aspek penting kertas permanen adalah daya tahan simpan (permanen) dan tahan pakai (durabilitas).

Penggunaan kertas dalam jangka waktu lama untuk disimpan 10 tahun atau lebih harus menggunakan kertas HVS di atas 70 gram dan serendah-rendahnya dengan nilai pH 7.