A. MENGENAL STRUKTUR ORGANISASI PERKANTORAN
Organisasi merupakan sekelmpok orang yang secara formal berkegiatan untuk mencapai tujan yang telah ditetapkan dipersatukan dalam suatu kerja sama. Struktur organisasi perusahaan ada beberapa macam. Hal ini tergantung dari besar kecilnya organisasi perusahaan.
1. Definisi Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini beberapa definisi struktur organisasi menurut ahli:
a. Robbins
Struktur organisasi ialah pengakuan organisasi akan adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota. Adanya gambaran yang jelas di dalam struktur mengenai berbaggai macam tingkatan posisi yang ada dalam perusahaan tersebut.
b. Hamish Russel
Organisasi perusahaan menurut Russel ialah suatu system yang terdiri atas dua orang atau lebih, ada saling ketergantungan, input, proses, dan output. Kelompok ini berkomunikasi dan bekerja sama untuk menghasilkan hasil akhir dengan menggunakan energy, informasi, dan bahan-bahan lain dari lingkungan.
Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.
2. Factor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
a. Strategi organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi.
b. Skala organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai factor di antara nya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang di berbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang jumlahnya tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang jumlahnya ada ribuan, seperti pabrik garmen yang menghasilkan produk-produk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasi pun perlu mempertimbangkan berbagai factor yang terkait dengan aktivitas yang luas tersebut.
c. Teknologi
Teknologi yang dimaksud di sini adalah terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
d. Lingkungan
Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliiknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi.
3. Pemilihan Struktur Organisasi
Beberapa factor yang dapat mempengaruhi pembuatan struktur organisasi sebagai berikut;
a. Adanya suatu strategi organisasi pencapaian tujuan
b. Adanya perbedaan teknologi yang digunakan untuk melakukan produksi yang akan membedakan bentuk struktur organisasi.
c. Adanya kemampuan dan cara berfikir para anggota perlu mempertimbangkan kebutuhan para anggota dan juga lingkungan sekitarnya.
d. Adanya struktur organisasi yang dipengaruhi besarnya organisasi dan satuan kerjanya.
Prinsip-prinsip organisasi
Keberlangsungan organisasi tentunya harus berpegang pada prinsip-prinsip organisasi. Ada beberapa prinsip organisasi, yaitu:
a. Adanya rentang kekuasaan
b. Adanya tingkat pengawasan
c. Memiliki perumusan tujuan yang jelas
d. Adanya koordinasi
e. Adanya pembagian kerja dan pendelegasian kekuasaan.
f. Memiliki kesatuan perintah dan tanggung jawab.
4. Macam-Macam Organisasi
a. Organisasi politik, bertugas dalam penyelenggaraan Negara, misalnya partai politik.
b. Organisasi bisnis, bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari usaha yang dilakukan atau dinamakan usaha bisnis.
c. Organisasi profesi, organisasi ini terdiri dari orang-orang berprofesi sama atau hampir sama untuk melakukan penjagaan agar profesi mereka selalu dihargai dan dihormati
d. Organisasi sosial, organisasi ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan sosial kemasyarakatan. Misalnya organisasi kekeluargaan dalam bidang ekonomi, pendidikan, keagamaan dan lain-lain.
B. BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI KANTOR
Bentuk-bentuk organisasi kantor yang bisa diterapkan ada beberapa macam penyesuaian kapasitas kebutuhan. Berikut penjelasannya:
1. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Dalam organisasi fungsional ini adanya wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang memiliki jabatan fungsional. Selanjutnya dikerjakan oleh pelaksana yang memiliki keahlian khusus.
a. Ciri-ciri organisasi fungsional
1) Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
2) Target organisasi jelas dan pasti
3) Adanya pengawasan yang ketat
4) Adanya organisasi-organisasi kecil
5) Terdapatnya kelompok kerja staf ahli
b. Kelebihan dan kelemahan organisasi fungsional
Kelebihan organisasi fungsional
1) Memiliki koordinasi yang baik dalam perusahaan
2) Anggaran disusun secara cepat
3) Kenaikan jabatan fungsional atau karier dalam perusahaan cepat
4) Memiliki program kerja yang terarah dan jelas
5) Manfaat yang sebesar-besarnya dapat diambil dari para ahli.
6) Pembagian kerja lebih professional berdasarkan bidang ahlinya masing-masing.
Kelemahan struktur organisasi fungsional
1) Inspeksi dan koordinasi sulit dilakukan
2) Keputusan yang diambil terkonsentrasi pada hirarki puncak sehingga menciptakan penundaan.
3) Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi.
4) Munculnya biaya tambahan yang tak terduga.
Organisasi divisional ini diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berkembang pesat dan memiliki beberapa anak cabang.
a. Kelebihan Organisasi Divisional
1) Kebutuhan konsumen menjadi lebih diperhatikan
2) Divis-divisi yang terbentuk dapat menjadi wadah atau tempat untuk menjadi para manajer muda.
3) Setiap divisi menjadi wadah dalam mengembangkan institusi perusahaan.
4) Meningkatkan adanya inisiatif-inisiatif dalam perusahaan
5) Memiliki kesempatan karir yang lebih terbuka
6) Memiliki fleksibelitas pada struktur perusahaan.
b. Kelemahan Organisasi Divisional
1) Terdapat persaingan antarindividu sangat potensial
2) Adanya komunikasi yang menurun antardivisi
3) Memiliki tingkat koordinasi yang tidak baik antarlini perusahaan
4) Terjadinya duplikasi sumberdaya antarlintas divisi
5) Kurangnya kendali sumber daya manajemen puncak perusahaan.
Organisasi matriks merupakan bentuk organisasi gabungan antara struktur fungsi dan divisional. Dalam membuat struktur organisasi yang lebih efisien, kedua gabungan ini merupakan gabungan yang terbaik. Akan tetapi, hal ini merupakan struktur organisasi yang paling kompleks. Pengimplementasian secara langsung dan saling membebani di dalam departemen yang sama terjadi pada rantai komando divisional dan fungsional. Artinya, beberapa karyawan akan melapor kepada dua pimpinan atau bos. Kegunaan struktur organisasi matriks ini untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program atau proyek.
a. Kelebihan struktur organisasi matriks
1) Setiap divisi memiliki tenaga ahli
2) Adanya pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan sehingga meningkatkan keahlian atau keterampilan dan menambah pengetahuan kerja.
3) Penggunaan sumber daya perusahaan lebih efisien apabila disbanding pada hirarki tunggal perusahaan
4) Tujuan peruushaan menjadi lebih jelas
5) Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
6) Pekerjaan masing-masing dapat dipahami secara lebih jelas sehingga memudahkan dalam meraih tujuan perusahaan.
b. Kelemahan struktur organisasi matriks
1) Membutuhkan biaya yang relative tinggi
2) Memerlukan tingkat koordinasi yang kuat
3) Menimbulkan konflik antardivisi
4) Mempunyai struktur organisasi yang sangat rumit mengingat pembagian antardivisi banyak dan kompleks.
5) Menimbulkan adanya dualism kepemimpinan.
3. Organisasi Garis/Lini (Line Organization)
Organisasi garis merupakan bentuk organisasi yang di dalamnya dijelaskan secara langsung menjelaskan wewenang atasan dan bawahan secara vertical. Sifat adanya bentuk organisasi ini adalah otoriter.
a. Ciri-ciri organisasi garis/lini
1) Terbatasnya sarana dan alatnya
2) Adanya hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung
3) Pemilik perusahaan pada perusahaan perseorangan adalah top manajer
4) Adanya jumlah karyawan yang sedikit
5) Memiliki organisasi dan spesialisasi kerja yang masih kecil
6) Adanya manajer di bawah top manajer hanya sebagai pelaksana.
b. Kelebihan organisasi garis/lini
1) Adanya peningkatan kedisiplinan dan loyalitas yang tinggi kepada perusahaan atau organisasi
2) Struktur organisasi yang sederhana akan membuat anggota atau karyawan lebih menyadari tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya.
3) Terdapat garis komando dari atasan hingga bawahannya.
4) Memiliki rasa solidaritas, saling memahami, dan spontanitas antaranggota.
c. Kelemahan organisasi garis/lini
1) Terdapat karywan tergantung pada satu orang dalam organisasi
2) Terjadinya tidak fleksibel dalam menyediakan spesifikasi yang dibutuhkan saat perusahaan berkembang menjadi lebih besar dan lebih luas.
3) Munculnya gaya kepemimpinan yang otokratis.
4) Terhambatnya kreativitas pekerja atau karyawan
5) Adanya tujuan setiap manajer unit tidak bisa dibedakan dengan tujuan perusahaan atau organisasi perusahaan.
4. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Organisasi garis//lini dan staf ini merupakan perkembangan dari organisasi garis/lini.
a. Ciri-ciri organisasi garis/lini dan staf
1) Adanya organisasi yang besar
2) Terdapat dua kelompok kerja yakni personel lini dan staf
3) Adanya hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung
4) Banyaknya jumlah karyawan
b. Kelebihan organisasi garis//lini dan staf
1) Pengembangan bakat dan keahlian anggota terjamin
2) Bersifat fleksibel sehingga mudah dalam penerapannya
3) Pembagian tugas yang jelas sehingga dapat memudahkan dalam pekerjaan
4) Bentuk kerja sama dan koordinasi sudah jelas.
5) Pengambilan keputusan dapat diambil dengan cepat.
c. Kelemahan organisasi garis/lini dan staf
1) Jika pertimbangan-pertimbangan tidak terkendali dan terkelola dengan baik, maka akan timbul nepotisme.
2) Memunculkan adanya persaingan antarmanajer organisasi perusahaan.
3) Adanya solidaritas yang kurang terjaga antarkaryawan yang disebabkan banyaknya karyawan
4) Tugas pokok banyak atau sering dinomorduakan mengingat adanya pembagian tugas pokok masing-masing.
5) Adanya proses pembuatan keputusan yang berliku-liku.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar