A. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu organisasi untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Kebutuhan pegawai, baik di perusahaan swasta maupun di dinas pemrintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi.
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut;
1. Setiap jenjang jabatab jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. Selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah.
Penetapan dan Tujuan Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mamu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi mempunyai jumlah dan mutu yang memadai sesuai beban kerja dan tanggungjawab pada masing-masing satuan organisasi.
B. SISTEM PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI
System penysunan formasi dapatmenggunakan system sama dan system ruang lingkup. System sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. System ruang lingkup merupakan suatu system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
Berikut ini beberapa system kepegawaian yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi;
1. System formasi kawan (Patronage system)
System kawan merupakan system kepegawaian yang bersifat subjektif, artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat (nepostim). System ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dan non-politis.
2. System Formasi Kecakapan (Merit system)
System kecakapan bersifat objektif, artinya pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Hal ini dibuktikan dengan ijazah dan hasil tes yang dicapai.
3. System Formasi Karier (Carreer system)
Seseorang diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapannya dimana memperoleh kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapannya. Kesempatan ini terbuka selama pegawai mampu bekerja.
C. FAKTOR-FAKTOR PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI
1. Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, penelitian, pengawasan, perawatan dan lain-lain.
2. Sifat pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Misalnya pekerjaan yang dilakukan selama jam kerja atau pekerjaan yang dilakukan selama 24 jam (shifting).
3. Perkiraan beban pekerjaan
Perkiraan beban kerja adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
4. Perkiraan kapasitas pegawai
Perkiraan kapasitas pegawai maksudnya adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
5. Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
Penentuan jenjang, jumlah dan jabatan serta pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.
6. Analisis jabatan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan ini untuk mengetahui secara konkret jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan agar mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna, dan berkesinambungan.
7. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan ini berkaitan dengan pekerjaan itu dikerjakan oleh pegawai khusus atau dikerjakan oleh pihak ketiga. Apabila pekerjaan diserhkan ke pihak ketiga maka tidak diperlukan lagi mengangkat pegawai untuk pekerjaan yang sama.
8. Peralatan yang tersedia
Pada umumnya, makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
9. Kemampuan keuangan perusahaan, daerah/Negara.
Factor kemampuan keuangan adalah factor yang sangat penting dalam penentuan formasi pegawai. Formasi jabatan yang telah disusun secara rasional berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan realisasinya harus tetap menyesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
D. ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI
Analisis butuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna dan berkelanjutan. Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkret jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
Analisis jabatan meliputi;
1. Uraian tugas dan uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan.
2. Kualifiikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu, misalnya pendidikan tertentu.
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan structural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.
Analisis jabatan dilakukan sebab informasi tersebut dapat mejadi dasar untuk mencocokkan pekerjaan dengan pegawai, untuk mengetahui beban kerja yang dilakukan dan untuk mengetahui kemungkinan berbagai hambatan yang ditemui dalam pekerjaan. Dalam hal ini, William B. Werther mengatakan bahwa yang menjadi landasan utama kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) adalah;
1. Mengevaluasi bagaimana tantangan lingkungang memengaruhi pekerjaan seeorang.
2. Menghindari persyaratan kerja yang tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pekerjaan.
3. Mengungkapkan elemen-elemen kerja yang dapat membantu atau mengabaikan kualitas pekerjaan
4. Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.
5. Mencocokkan pelamar kerja dengan jabatan yang kosong
6. Menentukan pelatihan untuk pegawai baru dan pegawai yang sudah berpengalaman.
7. Menentukan rencana-rencana untuk mengembangkan pegawai yang memiliki potensi
8. Menentukan standar kerja yang realistis
9. Menempatkan pegawai dalam jabatan di mana mereka dapat menggunakan keahlian mereka secara efektif.
10. Memberikan kompensasi secara adil.
E. PENGADAAN PEGAWAI
Pengadaan (Procurement) adalah fungsi operasional pertama manajemen sumber daya manusia (MSDM). Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien dalam membantu tercapainya visi misi perusahaan. Karyawan adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas perusahaan. Mereka mempunyai perasaan, pikiran, kinginan, status, latar pendidikan, usia dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke dalam organisasi perusahaan. Karyawan yang baik akan mendukung dan mewujudkan tujuan perusahaan. Sedangkan karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Langkah-langkah pelaksanaan pengadaan pegawai kantor;
1. Peramalan kebutuhan tenaga kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai denagan beban pekerjaan, kekosongan jabatan dapat dihindari dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan kebutuhan ini harus didasarkan pada informasi internal dan eksternal.
Factor internal dan factor eksternal perusahaan adalah;
a. Jumlah produksi, yaitu semakin banyak jumlah produksi semakin banyak pula karyawan yang dibutuhkan.
b. Ramalan-ramalan usaha, hal ini berkaitan dengan situasi ekonomi dan siklus usaha yang tidak pasti.
c. Perluasan perusahaan, apabila perusahaan akan diperbesar, penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.
d. Perkembangan teknologi, perusahaan yang menggunakan teknologi canggih maka jumlah tenaga kerja pun sedikit.
e. Pasaran tenaga kerja, jika penawaran tenaga kerja lebih besar dari permintaan, tingkat upah cenderung rendah.
f. Perencanaan karier karyawan, promosi dan mutasi karyawan akan mempengaruhi kebutuhan karyawan.
g. Penarikan tenaga kerja, penarikan (recruitment) adalah usaha mencari dan memengaruhi calon tenaga kerja agar mau melamar melalui lowongan tenaga pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
2. Metode penarikan tenaga kerja
Banyak metode yang dapat digunakan dalam menghitung formasi. Di antara metode sederhana yang memungkinkan untuk menentukan formasi kerja adalah metode beban kerja yang diidentifikasi dari hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, tugas yang diberikan.
a. Proses penarikan karyawan
1) Penentuan dasar penarikan
Dasar penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan, misalnya pendidikan, batas usia, jenis kelamin, kesehatan dan lain-lain.
2) Penentuan sumber-sumber penarikan
Sumber internal perusahaan, yaitu dengan cara promosi jabatan, atau mutasi karyawan. Atau sumber eksternal perusahaan arttinya karyawan berasal dari luar perusahaan, misalnya dari lembaga pendidikan, dinas tanaga kerja, referensi dari karyawan, serikat buruh, pasar tenaga kerja (bursa kerja) atau iklan lowongan.
3) Metode-metode penarikan
Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja.
Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan di media massa baik cetak maupun elektronik. Dengan metode terbuka ini, diharapkan lamaran akan banyak masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan kompeten lebih besar.
4) Kendala-kendala penarikan
a) Kebijakan perusahaan
b) Persyaratan jabatan
c) Metode pelaksanaan penarikan
d) Kondisi tenaga kerja
e) Solidaritas perusahaan
f) Lingkungan eksternal
b. Seleksi penerimaan karyawan
1) Pentingnya seleksi
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Cara melakukan seleksi harus dilakukan secara cermat, jujur, dan objektif supaya karyawan yang diterima benar-benar qualified untuk menjabat dan melaksanakan pekerjaan.
2) Dasar seleksi
a) Kebiksanaan perburuhan pemerintah
b) Job specification atau jabatan
c) Ekonomi rasional
d) Etika rasional
3) Tujuan seleksi
Untuk mendapatkan karyawan yang;
a) Qualified dan potensial
b) Jujur dan disiplin
c) Cakap dan penempatan yang tepat
d) Terampil dan semangat kerja
e) Memenuhi undang-undang perburuhan
f) Dapat bekerjasama baik vertical maupun horizontal
g) Dinamis dan kreatif
h) Inovatif dan bertanggungjawab
i) Loyal dan berdedikasi tinggi
j) Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan
k) Mudah dikembangkan di masa depan
l) Dapat bekerja mandiri
m) Mempunyai perilaku dan budaya malu
4) Penetapan jumlah karyawan
Metode non-ilmiah, dimana jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang cermat.
Metode ilmiah, di mana jumlah karywan yang akan diterima benar-benar atas perhitungan dan analisis beban kerja serta standar prestasi kerja.
5) Cara seleksi
Non-ilmiah, yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak berdasarkan kepada criteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya berdasarkan perkiraan dan pengalaman saja.
Ilmiah, yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria dan standar tertentu.
6) Kualifikasi seleksi
Kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, temperamen, karakter, pengalaman kerja, kerja sama, kejujuran, kedisiplinan, inisiatif, dan kreativitas.
7) System dan prosedur seleksi
System dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu dan tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.
8) Langkah-langkah seleksi
a) Seleksi surat-surat lamaran
b) Pengisian blanko lamaran
c) Pemeriksaan referensi
d) Wawancara pendahuluan
e) Tes penerimaan
f) Tes psikologi
g) Tes kesehatan
h) Wawancara akhir atasan langsung
i) Memutuskan diterima atau ditolak
9) Tingkat-tingkat seleksi
a) Seleksi tingkat pertama, hanya sebatas teoritis saja sehingga mental pelamar belum diketahui secara tepat.
b) Seleksi tingkat kedua, seleksi ini dilakukan pada masa percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai mental, perilaku, dan disiplin serta kemampuan nyata karyawan.
c) Seleksi tingkat ketiga, yaitu seleksi yang dilakukan dengan mengikuti prajabatan atau latihan yang diakhiri dengan ujian-ujian. Apabila lulus akan dipromosikan dan diangkat menjadi karyawan dan haknya akan diberikan sepenuhnya.
10) Kendala-kendala seleksi
a) Tolak ukur, yaitu kesulitan menentukan standar yang akan digunakan mengukur kualifikasi secara objektif.
b) Penyeleksi, kendalanya adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur, dan penilaiannya objektif.
c) Pelamar, kesulitan mengetahui jawaban yang jujur.
c. Penempatan, orientasi, dan induksi karyawan
1) Penempatan karyawan
Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan autoritas kepada orang tersebut.
2) Orientasi karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangang terbuka.
3) Induksi karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru supaya dapat menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.
Latihan
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat
1. Apa yang dimaksud administrasi kepegawaian?
2. Sebutkan fungsi umum administrasi kepegawaian!
3. Jelaskan mengapa seleksi penerimaan pegawai baru sangat penting!
4. Sebutkan alasan pemutusan hubungan kerja!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar