A.
MEMAHAMI KONSEP DASAR KEARSIPAN
Konsep merupakan pemahaman
yang merujuk pada suatu hal, masalah, benda atau butir (item). Konsep merupakan
satu kesatuan dengan manusia, karena berfikir merupakan kodrat manusia.
1.
Pengertian Arsip
Secara
etimologi, kata arsip merupakan perkembangan dari bahasa Yunani kuno archeion yang memiliki banyak arti,
misalnya; kedaulatan, kehakiman, kantor, permulaan, asal, tempat utama, dan
kekuasaan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dengan beraneka ragam
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Rekaman dapat berbentuk tulisan, gambar atau suara. Media rekaman dapat berupa
kertas, film, disk, dan kaset.
Arsip
dapat juga diartikan sebagai satu atau lebih warkat (catatan, rekaman, dokumen,
naskah) yang memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin keselamatan dan
persediaannya kembali apabila dibutuhkan. Adapun nilai guna yang dimaksud meliputi nilai guna
administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian.
Pengertian
arsip menurut beberapa ahli:
a.
The Liang Gie
Kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat kembali ditemukan.
b.
R. Soebroto
Aktivitas
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan
pemusnahan arsip.
c.
Drs. E. Martono
Pengaturan
dan penyimpanan warkat/record atas
dasar system tertentu serta prosedur tertentu yang sistematis sehingga
sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.
d.
Drs. E. Karso
Urutan
kegiatan arsip adalah penciptaan, penyimpanan (filling), penemuan kembali (Finding),
kegiatan penyelamatan, dan kegiatan penyusutan.
Tujuan
pengelolaan arsip adalah memelihara arsip dengan baik, menyimpan warkat dengan
system yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat, menyediakan
tempat yang memadai, menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya,
dan memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.
2.
Daur Arsip
Daur
arsip terdiri atas 3 tahapan, yaitu:
a.
Tahap kelahiran
Berdasarkan
UU No 7/ 1971, bab 1 pasal (1), Kelahiran arsip terjadi karena ada arsip atau
naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi/pemerintah/swasta/
perseorangan.
b.
Tahap pemakaian
Arsip
yang sudah jadi tentunya digunakan untuk keperluan memperlancar opersional atau
aktivitas pemiliknya. Berdasarkan tingkat frekuensi tingkat penggunaannya,
arsip dapat dibagi sebagai berikut:
1)
Sering digunakan, arsip ini lebih sering
digunakan daripada disimpan (arsip aktif).
2)
Jarang digunakan, asrip masih digunakan
tetapi frekuensinya menurun, lebih sering disimpan (arsip in-aktif).
3)
Hampir tidak pernah digunakan, kata lain
arsip statis artinya arsip ini lebih sering berada di tempat penyimpanannya.
c.
Tahap pemusnahan dan atau pelestarian
Arsip
yang telah melewati masa pakainya dan tidak diperlukan lagi untuk menunjang
operasional pemiliknya akan dimusnahkan. Akan tetapi, beberapa arsip akan
dilestarikan yang dianggap masih memiliki nilai bagi pemiliknya.
3.
Nilai Guna Arsip
Berdasarkan
berbagai literature, nilai guna arsip dapat disingkat dengan kata ALFRED,
maksudnya sebagai berikut:
A
= administration value/warkat yang
memiliki nilai administrasi
L
= legal value / warkat yang memiliki
nilai hukum
F
= fiscal value / warkat yang memiliki
nilai keuangan
R
= research value / warkat yang
memiliki nilai penelitian
E
= education value / warkat yang
memiliki nilai pendidikan
D
= documentary value / warkat yang
memiliki nilai dokumentasi
4.
Jenis Arsip
a.
Arsip Statis
Arsip
statis umumnya memiliki nilai guna kesejarahan, berketarangan dipermanenkan,
dan telah habis retensinya.
b.
Arsip Dinamis
Arsip
dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip ini dapat dibagi
beberapa jenis;
1)
Arsip vital, arsip sangat penting bagi
operasional perusahaan, tidak tergantikan apabila hilang atau rusak dan tidak
dapat diperbaharui.
2)
Arsip aktif, arsip yang jangka
penggunaannya tinggi dan terus menerus.
3)
Arsip inaktif, arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
c.
Arsip Umum, arsip yang tidak termasuk ke
dalam arsip terjaga.
d.
Arsip Terjaga, arsip yang berkenaan dengan
keberadaan dan keberlangsungan kehidupan suatu bangsa dan Negara,dimana harus
dijaga keutuhannya,keamanan, dan keselamatannya.
e.
Arsip berdasarkan masalahnya atau isinya
1) Financial record,
catatan yang berhubungan dengan atau masalah keuangan. Misalnya; kuitansi, cek,
giro, dan faktur.
2)
Personal
record, arsip yang berisi data-data peagawai. Misalnya;
riwayat hidup, surat lamaran kerja, dan absensi pegawai.
3)
Inventory
record, arsip yang berisi data-data barang dagangan. Misalnya
surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, dan lokasi atau tempat
barang itu berada.
4)
Production
record, arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi.
Misalnya; laporan produksi.
5)
Sales
record, arsip yang berisi catatan informasi penjualan.
Misalnya; surat pesanan dan list harga.
5.
Organisasi Kearsipan dan Kegunaannya
a.
Lembaga kearsipan
Lembaga
kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di
bidang pengolahan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
b.
Unit kearsipan
Unit
kearsipan adalah satuan kerja bidang penciptaan arsip yang mempunyai wewenang
dan tanggug jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit kearsipan memiliki
fungsi sebagai berikut:
1)
Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga
2)
Penyerahan arsip statis dilakukan pimpinan
pencipta arsip pada lembaga kearsipan
3)
Pembinaan dan pengevaluasian dalam
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
4)
Pengelolaan arsip inaktif dari unit
pengolah di lingkungannya.
5)
Pengolahan arsip dan menyajikan arsip
menjadi informasi.
c.
Unit pengolah
Unit
pengolah adalah satuan kerja bidang penciptaan arsip yang mempunyai wewenang
dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
penciptaan arsip di lingkupnya.
6.
Prinsip Pengolahan Arsip
a.
Prinsip aturan asli
Arsip
ini dikembangkan oleh arsiparis Jerman pada pertengahan abad-19 dikenal dengan
“Registratorprinzip”. Artinya arsip
harus dirawat dengan menerapkan susunan skeman yang sama ketika digunakan oleh
penciptanya. Tujuannya adalah untuk memelihara otentitas dan integritas arsip
sebagai bahan bukti proses pekerjaan dan kegiatan.
b.
Prinsip rantai penanggung jawab
Prinsip
ini dipopulerkan oleh arsiparis Inggris, Sir Hilary Jenkinson, yan menekankan
pada arsip harus dijamin untuk dipelihara dari kerusakan, pemisahan dari
kelompoknya, serta pemusnahan yang tidak benar dan tidak bertanggung jawab.
c.
Prinsip asal usul
Prinsip
asal usul dikenal dalam bahasa Perancis sebagai “Respect des Fonds” artinya
arsip dikelola berdasarkan penciptanya.
B.
NORMA, STANDAR, PROSEDUR, DAN KAIDAH KEARSIPAN
1.
Norma Kearsipan
Norma
memberikan pedoman bagaimana seseorang harus bertindak secara baik dan tepat
sekaligus menjadi dasar penilaian baik buruknya suatu tindakan apakah sesui
etika yang berlaku atau tidak. Dalam perkembangannya, norma dibagi ke dalam
norma khusus dan norma umum. Norma khusus adalah aturan yang berlaku dalam
bidang atau aktivitas tertentu. Misalnya aturan main, aturan menjenguk pasien.
Norma umum lebih bersifat umum dan universal yang dapat dibagi menjadi norma
hukum, norma moral dan norma sapoan santun/etiket.
a.
Norma hukum, yaitu norma yang dituntut
masyarakat secara tegas demi keselamatan, ketentraman, dan kesejahteraan
masyarakat. Norma ini ada yang tertulis pada KUHP, tetapi ada juga yang tidak
tertulis dalam masyarakat.
b.
Norma moral, yakni aturan yang berkaitan
dengan sikap dan perilaku manusia yang biasa(wajar dan benar) tidak ada
hubungannya dengan jabatan dan karier. Perilaku baik buruknya ditentukan dalam
kapasitasnya sebagai manusia.
c.
Norma sopan santun, secara umum menjadi
norma yang mengatur tingkah laku dan sikap lahiriah. Contohnya tentang tata
cara makan, minum, bertamu, menerima tamu, member sambutan dan lain sebagainya.
2.
Standar Kearsipan
Standar
kearsipan merupakan tingkatan teknis pengelolaan arsip yang baik dan telah
dibakukan, disusun dengan memperhatikan syarat-syarat kesehatan, keselamatan,
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman. Beberapa standar
dalam pengelolaan arsip yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
a.
Standar folder arsip
Standar
bahan folder yang baik terbuat dari lembar kertas manila karton dengan lembaran yang rata, tidak berlubang,
dan tidak kusut. Bentuk folder seperti map dengan tab atau bagian yang menonjol
di sebelah kanan atas yang berfungsi sebagai tempat untuk menuliskan
kode/indeks.
b.
Standar boks arsip
Boks
arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu karton yang terbuat dari beberapa
lapisan kertas medium dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya.
Kondisi lembaran dinding boks rata, tidak berlubang, tidak kotor, dan tidak
kusut.
c.
Standar minimal Gedung penyimpanan arsip
inaktif
Lokasi
Gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar
lingkungan kantor. Namun sebaiknya, berada di daerah yang jauh dari segala hal
yang mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip.
d.
Standar ruang penyimpanan arsip inaktif
Standar
ruang penyimpanan arsip inaktif pada umumnya memperhatikan berat rak dan arsip
yang disimpan, kapasitas kekuatan lantai ruangan, dan luas ruangan yang memadai.
3.
Prosedur Kearsipan
Prosedur
kearsipan adalah suatu langkah yang harus dilakukan dengn baik, mulai dari awal
hingga akhir secara teratur.
Langkah-langkah
kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut;
a.
Memeriksa tanda pelepas
Surat
yang disimpan harus menunjukkan adanya pelepas surat berupa disposisi.
b.
Menetapkan judul
Surat
yang disimpan itu masuk kategori surat masuk atau surat keluar dengan
menggunakan kata tangkap (caption).
c.
Pemberian kode
Pemberian
kode pada surat yang akan disimpan akan memudahkan penyimpanan dan penemuan
kembali.
d.
Menyiapkan kartu tunjuk silang (Cross Reference)
Pada
proses pelaksanaannya, terdapat nama yang sama juga judul surat yang lebih dari
satu saling terkait. Guna memudahkan penyimpanan dan menghidari kesalahpahaman
dalam penyimpanan arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silang.
e.
Menyiapkan map Follow Up Ship
Apabila
ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu
dipersiapkan tempat penyimpanannya yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan)/tikler file.
f.
Menyiapkan lembar beredar (Routing Slip)
Jika
ada surat yang harus diketahui dan diolah oleh beberapa unit kerja dalam suatu
instansi harus dibuatkan lembar beredar. Bentuknya menyerupai lembar disposisi
atau menyerupai kartu kendali.
g.
Menyiapkan lembar pinjam arsip (Out Slip)
Lembar
pinjam arsip adalah lembar/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap
peminjaman arsip.
4.
Kaidah Kearsipan
a.
Penciptaan arsip dinamis
Kegiatan
membuat surat dan naskah dokumen yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan
perusahaan dalam rangka mencapai tujuan.
b.
Penggunaan arsip dinamis
Di
mana arsip masih digunakan oleh instansi untuk kepentingan manajerial dan
operasional perusahaan.
c.
Penyusutan arsip dinamis
Penyusutan
arsip merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip dengan
cara pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip ke lembaga kearsipan.
5.
Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan
arsip statis pada umumnya dilakukan sebagai langkah pengendalian meliputi
pendayagunaan, akuisisi, pelayanan public, preservasi, pemanfaatan, dan
pengolahan. Pengelolaan arsip statis sekaligus untuk melindungi keselamatan
arsip.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar