A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Pengertian Administrasi
Secara etimologi, istilah administrasi berasal dari Bahasa Inggris dari kata administration, to admininster artinya sebagai mengelola atau menggerakkan.
a. Administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain. Data dan innformasi yang dimaksud berhubungan dengan aktivitas organisasi, baik untuk kepentingan intern atau ekstern.(Silalahi, 2005:5)
Menurut Handayaningrat (1996:14), administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie (Bahasa Belanda), yaitu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan/ crucial work.
b. Administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas merupakan kegiatan kerja sama yang dilaksanakan oleh sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber sumber untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien (Silalahi, 20015).
Adminitrasi dalam arti luas dapat ditinjau dari 3 (tiga) sudut pandang pengertian, yaitu:
1) Proses
Ditinjau dari segi proses, administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran, perencanaan, pengaturan, penggerakkan/bimbingan, pengawasan, sampai dengan proses pencapaian tujuan.
2) Fungsi
Ditinjau dari segi fungsi atau tugas, administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh seseorang atau kelompok organisasi orang yang berkedudukan sebagai administrator atau yang menduduki manajemen puncak suatu organisasi.
3) Kepranataan (Institution)
Ditinjau dari sudut kepranataan, administrasi diartikan sebagai suatu lembaga, misalnya PT Pembangunan Perumahan (Maringin, 2003)
2. Pengertian Keuangan
Keuangan berasal dari kata uang, yaitu sesuatu yang dapat diterima secara umum sebagai alat pembayaran dalam suatu wilayah tertentu atau sebagai alat pembayaran utang atau alat untuk melakukan pembayaran barang dan jasa (Kasmir, 2008)
Sedangkan pengertian keuangan adalah rangkaian kegiatan dan prosedur dalam mengelola keuangan (baik penerimaan maupun pembiayaan) secara tertib, sah, hemat, berdaya guna, dan berhasil guna (Mamesah, 1995).
Menurut Handayaningrat, keuangan adalah pengelolaan anggaran pendapatan dan belanja Negara mulai dari proses penyusunan rencana anggaran, pelaksanaan anggaran dan pengawasan anggaran.
3. Pengertian Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi/perusahaan.
Secara singkat, pengertian administrasi keuangan menurut para ahli terbagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut;
a. Pengelolaan keuangan
Dalam pengertian ini terkandung proses pengaturan serta penetapan kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan ataupun pemanfaatan keuangan sehingga tugas tugas pokok organisasi terwujud secara efektif dan efisien.
b. Tata usaha keuangan
Pengertian ini berkaitan bahwa administrasi keuangan berkaitan dengan proses-proses menerima, menyimpan, serta mengeuarkan uang dengan aktivitas penatabukuan. Aktivitas ini dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang sedang berlaku.
B. PETUGAS ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Staf Administrasi Keuangan/Sekretaris, memiliki tugas;
a. Menangani administrasi keuangan
b. Membuat permohonan pengisian dana kas kecil yang diajukan kepada bagian keuangan atau bendahara dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan atau manajer keuangan.
2. Bendahara/Kasir, memiliki tugas;
a. Menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan laporan pembukuan kas kecil dari staf administrasi keuangan atau sekretaris yang telah disetujui oleh pimpinan atau manajer keuangan.
b. Melakukan pengisian kembali kas kecil berupa uang tunai atau cek.
3. Manajer Keuangan, memiliki tugas;
a. Menerima dan memeriksa laporan keuangan kas kecil
b. Menandatangani dan menyetujui pengisian kas kecil.
C. FUNGSI ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Fungsi Administrasi Keuangan di Perusahaan
a. Fungsi Investasi, meliputi cara pengelolaan dana dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar, keputusan investasi ini dikelompokkan ke dalam dua jenis, yaitu; investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang.
Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang dan lain lain. Sedangkan invetasi jangka panjang berupa Gedung, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain.
b. Fungsi mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Selain itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.
c. Fungsi pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana, baik dana sendiri maupun dana dari luar yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini, pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi dan pendukung proses produksi.
d. Fungsi pembagian laba, yaitu menentukan kebijakan dalam mengadakan pembagian laba usaha.
Kegiatan administrasi keuangan yang terdapat dalam suatu perusahaan dapat berjalan lancar jika didukung oleh petugas administrasi keuangan, adapaun tugas administrasi keuangan adalah sebagai berikut;
a. Pembayaran dan penagihan
Tugas staf administrasi keuangan ialah membayar tagihan untuk perusahaan/korporasi. Misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran dan lain sebagainya.
b. Entri jurnal
Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis semua transaksi sebuah perusahaan. Petugas administrasi keuangan melakukan pencatatan semua transaksi keuangan perusahaan.
c. Akun rekonsiliasi dan penutupan
Administrator keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan perusahaan. Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi asset tetap perusahaan, dan posting informasi penagihan. Administrator juga berpartisipasi dalam kagiatan penggajian dan menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun pada kebanyakan perusahaan.
d. Penganggaran
Fungsi administrator keuangan juga memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan. Selain itu, administrator keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya, laporan arus kas dan memonitor investasi perusahaan.
e. Pajak
Administrator keuangan dalam sebuah perusahaan memiliki tugas lainnya mempersiapkan pajak perusahaan sesuai ketentuan dan prosedurnya.
Manfaat dari petugas administrasi keuangan yang berfungsi dengan baik akan sangat membantu kinerja perusahaan secara keseluruhan, diantara manfaatnya sebagai berikut;
a. Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran perusahaan
b. Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik.
c. Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan.
2. Fungsi Administrasi Keuangan di Pemerintahan
Administrasi keuangan Negara merupakan seluruh penerimaan dan pengeluaran, baik yang menyangkut pemerintah pusat, pemerintah daerah, BUMN, BUMD, maupun instansi yang menggunakan modal dari Negara atau masyarakat.
Fungsi keuangan Negara sebagai berikut;
a. Fungsi Pengelolaan Ekonomi Makro dan Mikro
Fungsi ini menyangkut pengendalian kondisi ekonomi secara menyeluruh, seperti tingkat pembangunan, kerjasama luar negeri yang diperkirakan memberikan pengaruh terhadap indicator ekonomi Indonesia.
b. Fungsi Penganggaran
Fungsi ini merupakan fungsi perencanaan yang merefleksikan perencanaan keuangan pemerintah untuk jangka waktu satu tahun ke depan yang dituangkan dalam APBN/APBD.
c. Fungsi Administrasi Perpajakan
Seperti yang diketahui bahwa lebih dari 70% pendapatan pemerintah dalam APBN berasal dari pajak, sehingga pengadministrasian perpajakan yang baik akan memudahkan pemerintah untuk mengestimasi pendapatan Negara dengan baik juga.
d. Fungsi Administrasi Kepabeanan
Bea masuk juga merupakan sumber pendapatan Negara untuk membiayai belanja Negara. Meskipun isu perdagangan bebas untuk menghapus bea masuk, tetapi kebijakan bea masuk ini salah satu alat yang efekktif dari keuangan Negara untuk melindungi produk dalam negeri dalam bersaing dengan produk luar negeri.
e. Fungsi Perbendaharaan
Penatausahaan dan pertanggungjawaban keuangan Negara yang baik merupakan salah satu syarat terpenuhinya akuntabilitas keuangan. Mulai dari penetapan kebijakan penerimaan dan pengeluaran kas Negara hingga penetapan system dan prosedur keuangan Negara yang bermuara pada pelaporan keuangan Negara.
f. Fungsi Pengawasan Keuangan
Fungsi ini melekat pada aparat pengawas internal dan eksternal pemerintah terhadap keuangan Negara.
3. Fungsi Administrasi Keuangan di Instansi Sekolah
Melalui kegiatan manajemen keuangan, kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan progam sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu, tujuan manajemen keuangan adalah sebagai berikut;
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana sekolah
- Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah
- Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
a. Rencana Anggaran dan Sumber Dana Sekolah
Anggaran belanja adalah suatu pernyataan yang terurai tentang sumber-sumber keuangan yang diperlukan untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama periode satu tahun.
b. Jenis Kegiatan
1) Kegiatan operasi, yaitu kegiatan-kegiatan yang menggunakan alat atau tanpa alat yang berkaitan dengan proses belajar mengajar, baik dalam maupun di luar kelas.
2) Kegiatan perawatan, yaitu kegiatan perawatan yang dilakukan untuk memelihara dam memperbaiki sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar sarana dan prasarana tersebut dapat berfungsi dalam menunjang kelancaran proses belajar mengajar.
c. Sumber Dana
1) Dari Pemerintah, berupa;
a) Anggaran Rutin (DIK)
b) Anggaran Operasional, Pembangunan dan Perawatan (OPF)
c) Dana penunjang Pendidikan (DPP).
2) Dari orang tua siswa, adalah dana yang dikumpulkan dari pengurus BP3/komite sekolah dari orang tua siswa.
3) Dari masyarakat, misalnya sumbangan perusahaan, industry, lembaga sosial, donator, tokoh masyarakat, alumni, dan lain sebagainya.
d. Penyusunan Rencana Operasional (RENOP)
Dalam penyusunan rencana operasional sebaiknya menempuh kebijakan berimbang, pelaksanaannya membentuk teamwork yang terdiri atas kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan dibantu oleh guru-guru. Atas dasar kerja sama tim tersebut dianggap perlu sehingga bertanggung jawab terhadap keberhasilan rencana tersebut.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat program RENOP;
1) Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang
2) Menyusun list kegiatan menurut sekolah prioritas
3) Menentukan sasaran
4) Menentukan biaya dengan melakukan survey biaya
5) Menghimpun data pendukung, misalnya data sekolah seperti jumlah guru, pegawai, jam mengajar, praktik laboratorium, dan lain lain dan data fisik berupa Gedung, ruang kelas, ruang guru, toilet dan lain lain.
6) Membuat kertas kerja dan laporan
7) Menentukan sumber dana dan pendapatan dari anggaran
8) Membuat rancangan usulan RENOP secara lengkap.
9) Proses usulan dan pengiriman.
Latihan
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar!- Jelaskan apa yang dimaksud dengan fungsi administrasi keuangan?
- Sebutkan hal – hal yang dilakukan oleh administrator keuangan di suatu perusahaan!
- Jelaskan yang dimaksud dengan administrasi keuangan Negara!
- Apa fungsi administrasi keuangan di perusahaan?
- Jelaskan apa yang dimaksud dengan investasi, aktiva dan pasiva!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar