X ARSIP BAB IV INDEKS ARSIP DAN METODE PENYIMPANANNYA

 A. PENULISAN INDEKS ARSIP

Indeks dalam pengertian kearsipan merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali. Mengindeks adalah menentukan uraian unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat diambil dari nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung pada system penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari suatu warkat yang disimpan, karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada system yang digunakan. Sebelum disusun menurut abjad, nama nama diindeks terlebih dahulu.

 

1.  Kegunaan mengindeks

Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Selain itu,sebagai  media penemuan kembali dokumen. Dalam dunia perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut;

a.    Indeks numeric, yaitu  suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor control atau disebut daftar inventarisasi.

b.    Indeks subjek, yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor control yang berkaitan dengan surat.

 

2.  Syarat dalam mengindeks

a.    Merupakan kata yang mudah dimengerti

b.    Diambil atau ditentukan dari isi surat

c.    Singkat, jelas, dan mudah dimengerti

d.    Berorientasi pada kebutuhan pemakai.

 

Setiap koresponden mempunyai kartu indeks masing-masing. File setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya, sedangkan untuk file surat menggunakan dua kartu indeks, yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari karton manila berukuran 12,5 cm untuk panjang dan 7,5 cm untuk lebar.

 

B. PENYIMPANAN ARSIP

1.  Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

Sistem abjad adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan kelompok nama orang/badan/perusahaan. Nama orang/badan tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. System ini adalah dasar dari system penyimpanan lainnya. System abjad adalah system tertua dan paling banyak digunakan. System  ini juga sederhana dan mudah karena kecenderungan orang lebih mudah mengingat nama/badan organisasi disbanding dengan  nomor atau angka.

 

a.    Peraturan mengindeks

Pada penyimpanan system abjad, pengelompokkan arsip disusun berdasarkan nama orang/badan/organisasi perusahaan. Sedangkan indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukkan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan arsip tersebut dengan arsip lainnya.

 

b.    Peraturan mengindeks dan member kode arsip

1)    Cara mengindeks nama orang Indonesia

a)    Nama tunggal, adalah nama orang yang terdiri dari satu suku kata.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Galuh	Galuh	-	-	Ga
2	Dimas	Dimas	-	-	Di
3	Nadira	Nadira	-	-	Na

 

 

b)    Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Nanda Putri	Putri	Nanda	-	Pu
2	Wahyu Adi Putro	Putro	Wahyu	Adi	Pu

 

 

c)    Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Dendi Siregar	Siregar	Dendi	-	Si
2	Hendry Saragih	Saragih	Hendry	-	Sa
3	Satrio Agung Kuncoro	Kuncoro	Satrio	Agung	Ku
4	Ari Kurniawan Zunianto	Zunianto	Ari	Kurniawan	Zu

 

 

d)    Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode
1	Y.E. Karyanto	Karyanto	Y	E		Ka
2	T.K. Sapto Nurmawanto	Nurmawanto	Sapto	T	K	Nu
3	Hadi S.W.	Hadi	S	W		Ha

 

 

e)    Nama orang yang menggunakan singkatan di depan atau di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan itu.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode
1	Y.E. Karyanto	Karyanto	Yohanes	Eko		Ka
2	T.K. Sapto Nurmawanto	Nurmawanto	Sapto	Tri	Kurniawan	Nu
3	Hadi S.W.	Hadi	Susilo	Wardoyo		Ha

 

f)     Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan di unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Zainal Dt. Bagindo	Zainal	Datuk	Bagindo	Za
2	Sutan Marajolelo	Marajolelo	Sutan		Ma
3	Raden Ayu Sekartaji	Sekartaji	Raden	Ayu	Se
4	K.H. Ma’ruf Amin	Amin	Ma’ruf	(K.H.)	Am
5	Prof. Dr. Pratiwi Sarjono	Sarjono	Pratiwi	(Prof. Dr.)	Sa
6	Jenderal Gatot Nurmantyo	Nurmantyo	Gatot	(Jenderal)	Nu

 

g)    Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti putu, wayan, made, nyoman, ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	I Made Putu Wijaya	Wijaya	Putu	( I Made )	Wi
2	I Made Komang Putra	Putra	Komang	( I Made )	Pu

 

 

h)   Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Yosef Kristyanto	Kristyanto	Yosef		Kr
2	Yehezkiel Eko Pambudi	Pambudi	Eko	(Yehezkiel)	Pa

 

 

i)     Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Ny. Linda Handoyo	Handoyo	Linda	(Ny.)	Ha
2	Daniel Edi Santoso	Edi Santoso	Daniel		Ed
3	Fika Riyanto	Riyanto	Fika		Ri

 

 

j)      Nama yang memakai nama bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Farid bin Abdullah	bin Abdullah	Farid		Ab
2	Ika binti Harsono	binti Harsono	Ika		Ha
3	Dodi al Fayed	al Fayed	Dodo		Fa

 

 

k)    Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Soekarno	Soekarno			So
2	Hari Boedi Sapoetra	Sapoetra	Hari	Boedi	Sa

 

 

2)    Cara mengindeks nama orang asing

a)    Nama orang barat, Jepang, India dan lain sebagainya, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang (nick name).

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Michael J. Forest	Forest	Michael	J.	Fo
2	Takeshi Harada	Harada	Takeshi		Ha
3	Indira Gandhi	Gandhi	Indira		Ga

 

b)    Nama orang eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Theresa Gerrit-Earth	Gerrit-Earth	Theresa		Ge
2	Swan Narve-Addison	Narve-Addison	Swan		Na

 

 

c)    Nama orang eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan satu kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan dengan cara menempatkan orang yang didepannya di beri awalan. Misalnya Van, Vande, De dan Di.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	John van den Bosch	van den Bosch	John		V
2	Leonardo da Vinci	da Vinci	Leonardo		D

 

 

d)    Nama orang Cina, Taiwan, Korea diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena nama keluarga selalu dicantumkan di depan.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Soe Hok Gie	Soe	Hok	Gie	So
2	Tan Tjoe Hok	Tan	Tjoe	Hok	Ta

 

 

3)    Cara mengindeks nama perusahaan

a)    Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang dipentingkan kemudian diikuti dengan badan hukum atau kegiatannya.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Unit IV	Kode
1	PT Telkom Indonesia	Telkom	Indonesia	Perseroan	Terbatas	Te
2	PT Indosat	Indosat	Perseroan	Terbatas		In
3	Pabrik Sepatu Tompkins	Tompkins	Pabrik	Sepatu		To
4	Toko Buku Gramedia	Gramedia	Toko	Buku		Gr
5	Perusahaan Sari Roti	Roti	Perusahaan	Sari		Ro

 

 

b)    Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu terlebih dahulu. Kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	BNI	Bank	Negara	Indonesia	Ba
2	LG	Lucky	Goldstar		Lu
3	MAS	Malaysia	Airlines		Ma

 

c)    Nama perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya.

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1	RS Cipto Mangunkusomo	Cipto Mangunkusomo	Rumah Sakit	Ci
2	Bandara Halim Perdanakusuma	Halim Perdanakusuma	Bandar Udara	Ha

 

d)    Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Toko 123	Toko	satuduatiga		To
2	PT XYZ	X	Y		Xy
3	Bengkel Service Mobil	Bengkel	Service	Mobil	Be

 

e)    Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Toko ABC	ABC	Toko		Ab
2	CV XYZ	XYZ	CV		Xy

 

 

f)     Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut. Pengindeksannya dilakukan sebagai berikut.

No	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1	Kantor Hukum Yendrison & Rekan	Kantor	Hukum	Yendrison & Rekan	Ka
2	Firma Hukum Melli Darsa & Co	Firma	Hukum	Melli Darsa & Co	Fi

 

 

4)    Cara mengindeks nama instansi pemerintah

a)    Nama instansi diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut.

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1	SMA Negeri 109 Jakarta	Atas Negeri 109 Jakarta	Sekolah Menengah	At
2	UIN Yogyakarta	Islam Negeri Yogyakarta	Universitas	Is

 

 

b)    Nama instansi/lembaga diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan.

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1	Kemendikbud	Pendidikan Kebudayaan	Kementrian	Pe
2	LSN	Sandi Negara	Lembaga	Sa

 

 

c)    Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1	IDI	Dokter Indonesia	Ikatan	Do
2	HMI	Mahasiswa Islam	Himpunan	Ma

 

d)    Nama pemerintah Negara asing, yang diindeks adalah unit politik dari Negara tersebut.

No	Nama	Unit I	Unit II	Kode
1	CIA	Amerika	Central Intelegence (of)	Am

 

 

c.    Alat bantu system abjad

Pada dasarnya semua alat pengarsipan dapat digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan penyimpanan arsip. Namun, umumnya Alat bantu yang digunakan dalam penyimpanan arsip menggunakan system abjad sebagai berikut

1)    Guide

Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lain. Sebanyak 26 guide juga harus disediakan dan diberi kode A-Z.

 

2)    Filling cabinet

Laci filling cabinet dapat menampung surat sekitar 3.500-4.000 lembar sesuai kebutuhan. Laci tersebut diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci saja untuk satu kode huruf, jadi membutuhkan sebanyak 26 laci.

 

3)    Alat sortir

Gunanya untuk memudahkan dalam menyortir arsip.

 

4)    Hanging folder

Guna hanging folder adalah sebelum menyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu di masukkan ke dalam hanging folder. Jumlahnya dapat menyesuaikan. Hanging folder ditempatkan di belakang guide. Misalnya, jika ditempatkan di belakang guide A, hanging folder diberi kode Aa, Ab, Ac dan seterusnya.

 

d.    Cara menyimpan arsip dengan system abjad

1)    Memeriksa surat/berkas

Sebelum surat disimpan, petugas harus memeriksa surat  apakah surat masih diproses atau sudah boleh disimpan dengan menanyakan langsung kepada pimpinan atau orang yang berkepentingan terhadap surat. Atau dengan memperhatikan tanda yang ada pada surat, seperti tanda “file”, “simpan” atau dep (deponeren artinya simpan).

 

2)    Mengindeks surat/berkas

Surat dibaca dan kemudian ditentukan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar, maka yang diindeks adalah nama tujuan. Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan abjad di filling cabinet.

Berikut ini contoh surat masuk dan surat keluar dalam sebuah perusahaan.

Sebelum di Indeks	Setelah di Indeks	Kode
a)     Surat untuk Irfan Batubara b)     Surat dari PT Bumi Sentosa c)     Surat dari Drs. Januar Abidin d)     Surat untuk Irdan Batubara e)     Surat dari Irdan Romula Batubara f)      Surat dari Apotek Cempaka g)     Surat dari Deliawati h)     Surat dari Adi Nugroho Afiudin i)       Surat untuk Rumah Makan Angkasa j)       Surat dari Radio Delta Mas FM	a)      Abidin, Januar, Drs. b)      Afiudin, Adi Nugroho c)      Angkasa, Rumah Makan d)      Batubara, Irdan e)      Batubara, Irdan Romula f)       Batubara, Irfan g)      Bumi Sentosa, PT. h)      Cempaka, Apotek i)       Deliawati j)       Delta Mas FM, Radio	a)  Ab b)  Af c)  An d)  Ba e)  Ba f)   Ba g)  Bu h)  Ce i)    De j)    De

 

3)    Mengode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang diindeks. Kemudian menulis kode pada surat/arsip. Guna menyimpanan surat vertical, kode ditulis di pojok kanan bawah. Jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil. Hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara.

 

4)    Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokkan suart-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu mondar-mandir. Surat yang mempunyai kode yang sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu, misalnya kelompok abjad A sesama abjad A, B dengan B. dan seterusnya.

 

5)    Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir adalah proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya sesuai kode.

Contoh surat yang sudah diberi kode disimpan dalam hanging foldernya.

Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode A, di dalam hanging folder berkode Ab, Af dan An.

Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, di belakang guide berkode B, di dalam hanging folder Ba, dan Bu.

Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, di belakang guide berkode C, di dalam hanging folder Ce.

Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, di belakang guide berkode D, di dalam hanging folder De.

 

2.  Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis

Penyimpanan arsip berdasarkan kronologis merupakan system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan system yang paling mudah dan paling sederhana, tetapi system ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.

Dalam system kronologis tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu tahun, bulan dan tanggal. Untuk system kronologis, tahun adalah untuk menentukan kode laci, bulan menentukan guide (ada 12 guide) dan tanggal untuk menentukan folder (folder/map  dibuat sebanyak tanggal dalam satu bulan).

a.    Jenis peralatan dan perlengkapan dalam system kronologis

1)     Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka laci memerlukan 12 guide (karena 1 tahun sama 12 bulan).

2)     Filing cabinet, disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

3)     Kartu indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan.

4)     Hanging folder, jumlah hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah hari dalam satu tahun.

 

b.    Prosedur penyimpanan arsip sistem kronologis

1)     Memeriksa surat/berkas

Surat atau berkas diperiksa  dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh surat dari PT Tirta Kencana tertanggal 1 Maret 2017, berarti idetitas surat tersebut 1 Maret 2017.

 

2)     Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, subtanggal, dan sub-subtanggal. Contohnya.surat tanggal 1 Maret 2017 memiliki tanggal utama 2017. Sub tanggal Maret dan sub-subtangggal 1.

 

3)     Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Kode tanggal dituliskan pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat.

 

4)     Menyortir

Menyortir dilakukan apabila kuantitas surat masuk dan keluar dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama.

 

5)     Menempatkan

Langkah terakhir adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contohnya arsip tertanggal 1 Maret 2017 disimpan pada laci berkode 2017, di belakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan system tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya.

 

3.  Penyimpanan Arsip Sistem Geografis

System geografis sering disebut system ilmu bumi//system wilayah/tempat. System geografis adalah system penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat, susunannya dapat durutkan menurut abjad.

a.     Susunan dalam system geografis

1)     Mengacu kepada lingkungan geografis, antara lain sebagai berikut, nama benua, nama Negara, serta ibu kota Negara.

2)     Mengacu kepada system ketatanegaraan; provinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan.

 

b.     Prosedur penyimpanan arsip berdasarkan sistem geografis

1)     Membaca surat

Mengetahui isi surat, nomor surat, dan yang paling utama adalah untuk mengetahui asal/tujuan  surat serta menegtahui apakah surat sudah diberi tanda persetujuan untuk disimpan.

 

2)     Menetapkan caption atau judul

Caption dalam system wilayah adalah nama wilayah, daerah, tempat, kota, atau Negara tergantung pada susunan wilayah yang telah ditentukan.

 

3)     Memberi kode

Kode adalah nama wilayah atau nama daerah yang telah ditentukan. Kode menunjukkan tempat arsip itu akan disimpan. Contohnya PT Union di Jakarta menerima surat dari kantor cabang Jambi tanggal 15 Januari 2017 Nomor 597/15.1/Jan/17, perihal penambahan anggaran pemasaran.

 

4)     Membuat tunjuk silang

Apabila  penyusunannya berdasarkan tanggal tidak perlu dibuatkan tunjuk silangnya, tetapi apabila penyusunan arsip dalam folder berdasarkan susunan abjad dan dalam surat tersebut terdapat lebih dari satu judul padahal masing-masing judul memiliki penekanan yang sama maka perlu dibuatkan tunjuk silang agar penemuan kembali dapat dilakukan lebih mudah.

 

5)     Menyimpan surat

Penyimpanan surat dalam laci dan folder sesuai kode surat. Jika surat diatas dengan kode sebagai berikut.

Jambi

15 Januari

Akan disimpan dalam;

Laci yang berkode/judul : Jambi

Di belakang guide dengan kode : Januari

Dalam folder yang berkode : 15

 

4.  Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

System nomor adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan, yakni sebagai berikut;

a.     System penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

System ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 – 10.000 arsip. Penomoran dimulai dengan nomor 1,2,3 dan seterusnya. Pada system ini, setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada buku nomor.

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file system nomor. Nama koresponden  yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Namun, jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

 

 

b.     System penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit

System terminal digit adalah system penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

System terminal digit ini sangat mudah dipahami dan dilaksanakan. Patokan dalam system ini adalah nomor agenda surat atau nomor surat ketika dicatat di buku arsip, dimana nomor ini dimulai pada nomor 0000 (4 digit).

Perlengakapan yang dibutuhkan dalam system ini adalah

1)     Filling cabinet 10 buah yang diberi nomor ganda mulai dari 00-09, 10-19, 20-29 … dan sampai 90-99.

2)     Guide, setiap laci ada 10 guide jadi dibutuhkan 100 guide.

3)     Folder, setiap guide ada 10 folder jadi dibutuhkan 1000 folder.

 

c.      Cara mengindeks system terminal digit

1)     Ambil 2 angka dari belakang sebagai unit I untuk menentukan laci dan guide

2)     Ambil 1 angka setelah unit I sebagai unit II untuk menentukan folder (disimpan di folder mana)

3)     Sisanya untuk menentukan urutan surat di dalam  folder.

Contoh : jika surat di buku agenda bernomor 0218

Diindeks menjadi : 0 (unit III), 2 (unit II), 18 (unit I).

Jadi

Surat tersebut disimpan di laci 10-19. (karena 18 terletak diantara 10-19)

Di guide ke 18, folder ke-3 (unit 2+1) kenapa ditambah 1? Karena perhitungan dimulai dari 0 (nol) dan disimpan pada urutan surat yang pertama (unit 3).

 

System penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor dan instansi yang penggunaannya menggunakan urutan nomor, contoh KTP, Nomor Rekening Bank, Nomor Induk SIswa, dan penggunaan nomor lain semacamnya.

Contoh

Sekolah                     Nomor Induk Sekolah

Perguruan Tinggi     Nomor Induk Mahasiswa

PLN                            Nomor Rekening Listrik

Rumah Sakit             Nomor Identitas Pasien

 

5.  Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

System subjek adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi, kita juga dapat menerapkan system subjek, misalnya di rumah tangga. Terdapat arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

Dalam penyusunan daftar klasifikasi subjek, maslah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut:

Tingkat I                       masalah utama (masalah yang paling luas)

Tingkat II                      submasalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)

Tingkat III                     sub-submasalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

 

Langkah-langkah menyimpan arsip system subjek pada dasarnya sama dengan system-sistem yang lain

a.     Memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa, petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.  Contohnya Bagas akan menyimpan surat dari Ibu Arliani tentang cuti sakit, artinya surat tersebut subjeknya adalah cuti sakit.

 

b.     Mengindeks

Mengindeks dalam system subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

 

c.      Mengode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Jika klasifikasi tidak menggunakan kode, maka kode yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.

 

d.     Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode-kode yang sama dikelompokkan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

 

e.     Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan. Contohnya surat sakit dari Ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, di belakang guide Cuti dan di dalam hanging folder Cuti Sakit.