A. PENGURUSAN SURAT MASUK
1.
Penerimaan
Surat
Surat-surat yang sudah masuk akan
diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian tertentu. Selanjutnya diteliti
alamatnya sudah benar sesuai tujuan, apabila salah alamat surat harus
dikembalikan kepada jasa pengiriman. Surat yang sudah diterima dilabeli cap
tanggal penerimaan sesuai tanggal surat diterima oleh penerima surat.
2.
Penyortiran
Surat
Penyortiran
surat masuk merupakan kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima. Surat
dipilah berdasarkan;
a.
Kualifikasi
1)
Surat
sangat rahasia (kode SR=membahayakan keselamatan Negara)
2)
Surat
rahasia (kode R=menimbulkan kerugian Negara)
3)
Surat
terbatas/konfidensial (kode K=hanya diketahui pejabat tertentu)
4)
Surat
biasa (kode B)
b.
Urgensi
Surat
dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, dan surat kawat.
c.
Unit
organisasi
Surat surat
dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi dimana surat itu ditujukan.
d.
Macamnya
Surat
dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel , giro, surat pribadi, dan
surat dinas dan sebagainya.
e.
Klasifikasi
Surat
dikelompokkan menurut surat kilat/harus segera (harus segera diterima dalam
waktu 1x24jam), surat segera (maksimal diterima 2x24jam) dan biasa (maksimal 5
hari harus sudah diterima).
3.
Pembukaan
surat
Setelah
disortir, surat-surat dibuka satu oer satu. Namun tidak semua surat dapat
dibuka, ada beberapa surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang
yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka suart-surat tersebut.
Surat-surat tersebut merupakan surat pribadi dan surat rahasia. Surat rahasia
biasanya di amplopnya bertuliskan RAHASIA atau RHS. Adapun untuk surat pribadi
dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Alamat surat pribadi biasanya
tanpa menggunakan jabatan, namun hanya menggunakan nama saja. Atau biasanya
pada sampulnya ditulis PRIVE atau PRIVATE.
Setelah
dibuka, isinya dikeluarkan , namun tetap menyertakan amplopnya. Sehingga isi
surat dan amplopnya masih tetap menyatu, misalnya distaples. Tujuan menyertakan
amplopnya yaitu untuk;
1)
Mengetahui
alamat si pengirim
2)
Menghindari
hilangnya sesuatu lampiran dan semacamnya
3)
Mengetahui
tanggal pembuatan surat
Mengetahui
tanggal pengiriman surat, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang
keterlambatan datangnya surat.
4.
Pengagendaan
surat masuk
Buku
agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam
satu tahun. Terdapat tiga macam buku agenda, yaitu;
a. Buku
agenda tunggal/campuran, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar sekaligus secara berurutan (campuran, pada tiap
tiap halamannya.
b. Buku
agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar pada halaman sebelah kanan
atau sebaliknya dengan nomor ururt sendiri-sendiri.
c. Buku
agenda kembar, yaitu pencatatan surat masuk dicatat pada buku agenda surat
masuk dan surat keluar dicatat pada buku agenda surat keluar secara terpisah.
5.
Pengarahan dan penerusan surat
Surat-surat
yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat
yang berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut;
a. Surat
masuk harus disertai atau dilampir dengan lembar disposisi (action slip) oleh
sekretaris atau kepala tata usaha.
b. Surat
yang telah dilengkapi lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan untuk
memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi
berupa instruksi atau informasi.
c. Surat
yang memperoleh disposisi disampaikan kembali ke sekretaris atau kepala tata
usaha. Selanjutnya, diserahkan kepada unit pengolah surat untuk diproses dengan
lembar disposisi.
Lembar
disposisi dapat dibedakan dua macam, yaitu lembar disposisi langsung yaitu
disposisi langsung ditulis pada lembar surat dan disposisi tidak langsung yaitu
disposisi yang ditulis pada lembar tersendiri yang sudah dibuat oleh agendaris.
6.
Penyampaian
surat
Penyampaian
surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan
langkah-langkah sebagai berikut.
a. Surat
yang sudah didisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern.
b. Menyampaikan
surat melalui buku ekspedisi intern kepada penerima. Buku ekspedisi harus
diparaf sebagai tanda surat telah diterima.
c. Petugas
pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat
dalam buku pengarahan.
7.
Penyimpanan
berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan
arsip surat dari pimpinan pada umumnya dilakukan oleh sekretaris dengan
menerapkan metoda pengarsipan yang berlaku pada kantor perusahaan tersebut.
B. PENGURUSAN SURAT KELUAR
Surat
keluar adalah surat yang dikirimkan oleh
perusahaan kepada pihak lain. Surat keluar dikirimkan kemungkinan disebabkan
oleh tiga factor, yaitu merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang
diterima, karena merupakan kebutuhan, dan memberitakan sesuatu.
1.
Persiapan
surat keluar
Dalam
memprsiapkan surat keluar, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, sebagai
berikut;
a. Menggunakan
bahasa yang singkat, jelas, dan sopan
b. Menggunakan
bahasa baku.
c. Menentukan
jenis,ukuran dan warna kertas yang tepat untuk menulis surat
d. Mengungkap
fakta, ide dan informasi yang lengkap dan mudah dipahami
e. Menentukan
bentuk surat yang standar sesuai jenis organisasi
f. Menghindari
singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang sulit.
2.
Pembuatan
konsep surat (draft)
Konsep
surat sebaiknya dibuat dan disusun menurut bagian-bagian yang lengkap yang
menyerupai bentuk yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Konsep surat harus
dibuat secara matang, baik dalam urutan penyusunan ataupun masalah yang akan
disampaikan kepeda penerima surat.
Berikut
ini para pembuat konsep surat
a. Atasan
atau pimpinan
-
Konsep dibuat dan diketik
sendiri oleh pimpinan biasanya untuk surat rahasia.
-
Konsep yang dibuat sendiri
lalu diketik oleh juru ketik
-
Konsep yang dibuat secara
garis besar saja dan diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris
-
Konsep didiktekan langsung
kepada sekretaris atau pembantunya.
b. Orang
yang ditunjuk (konseptor)
Pemimpin
dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.
3.
Persetujuan
Konsep surat
Jika
pembuatan konsep surat telah selesai, selanjutnya konsep surat dimintakan
persetujuan pimpinan. Apabila masih terdapat kekeliruan, maka konsep surat
diperbaiki. Apabila konsep surat sudah mendapat persetujuan dari pimpinan,
pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar
konsep.
4.
Pengagendaan
surat
Surat
yang sudah disetujui oleh pimpinan, selanjutnya dicatat dalam buku agenda
keluar atau buku verbal untuk memberikan kode atau nomor surat.
Contoh
nomor surat: 001/KP/VII/2017
5.
Pengetikan
surat
Konsep
surat yang sudah mendapatkan persetujuan dan mendapatkan nomor surat, kemudian
diserahkan kepada juru ketik. Surat diketik dalam bentuk tertentu dengan baik
dan rapid an sistematis.
6.
Pemeriksaan
konsep
Pemeriksaan
ketikan surat harus teliti sehingga menjadi surat siap kirim setelah melalui
koreksi kesalahan. Para pemeriksa ketikan surat, yaitu konseptor surat, juru
ketik, agendaris, dan penanggung jawab surat.
7.
Penandatanganan
surat
Pada
saat meminta tandatangan pimpinan hendaknya dimasukkan ke dalam map khusus.
8.
Pemberian
cap dinas
Surat
dimintakan tandatangan oleh penanggung jawab surat, selanjutnya distempel.
Stempel dibubuhkan sebelah kiri menyinggung/menyentuh sedikit tanda tangan.
9.
Pelipatan
surat
Surat
yang telah ditandatangani dan diberi stempal siap dilipat. Surat yang asli
dikirim ke alamat yang dituju dan salinan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
Surat yang dikirim harus dilipat dengan rapi ke dalam berbagai bentuk tertentu.
Berikut delapan cara melipat surat.
a. Lipatan
baku
b. Lipatan
baku rendah
c. Lipatan
tunggal
d. Lipatan
ganda sejajar
e. Lipatan
model Perancis
f. Lipatan
model baron
g. Lipatan
akordion
h. Lipatan
akordion rendah
10. Penyampulan surat
Selesai
dilipat, surat harus diberi sampul atau amplop. Pada sampul surat harus
dilengkapi sebagai berikut;
a. Nomor
surat diketik di kiri atas di bawah kop surat
b. Alamat
pengirim bila tidak memakai kop surat
c. Stempel
bebas bea atau perangko secukupnya
d. Cap
dinas diterapkan pada amplop di bawah nomor.
11. Pengiriman surat
Yang
perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman yaitu jenis surat,
informasi yang tercantum dalam surat, tujuan/alamat surat, dan volume/banyaknya
surat. Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut;
a. Pos,
prosesnya dengan mengantar surat langsung ke kantor pos dan diserahkan ke
petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos
setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos.
b. Perusahaan
jasa pengiriman
c. Kurir,
yaitu orang atau pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada
alamat yang dituju. Petugas kurir harus meminta tanda tangan ketika si penerima
sudah menerima surat.
d. Melalui
internet, seperti e-mail.
12. Penyimpanan surat
Penyimpanan surat yang dimaksud adalah surat tembusan atau salinan surat asli. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan system penyimpanan, misalnya sistim abjad, system wilayah, subjek, nomor dan tanggal.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar