A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Administrasi kepegawaian sangat penting terutama untuk sebuah organisasi dalam mencapai tujuan.
Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di Amerika Serikat digunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.
Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan, maupun menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengorganisasian kepegawaian yaitu menggolongkan, menetapkan dan mengatur berbagai macam aktivitas atau kegiatan yang dianggap sangat penting, misalnya seperti menetapkan tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang sehingga pegawai yang bekerja di dalam perusahaan dapat saling bekerja sama supaya mempermudah dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi.
Berikut ini pengertian administrasi kepegawaian menurut para ahli.
1. Edwin B. Filppo
Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemberhentian karyawan, dengan maksud terwuujudnya tujuan perusahaan individu, karyawan, dan masyarakat.
2. Dale Yoder
Manajemen personalia adalah penyediaan kepemimpinan dan pengarahan para karyawan dalam pekerjaan atau hubungan kerja di antara mereka.
3, Andrew F. Sikula
Administrasi kepegawaian adalah penempatan orang-orang ke dalam suatu perusahaan.
4. Drs. M. Manullang
Administrasi kepegawaian adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu, dengan meninggalkan kepuasan hati pada diri para pekerja.
5. Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G. Spates
Administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya. Jadi mereka memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya.
6. Drs. F.X. Soedjadi, M.P.A.
Manajemen kepegawaian ialah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pimpinan agar dapat tercapainya ttujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan juga fungsi organisasi serta anggotanya.
B. PERUMUSAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut.
1. sebagai Ilmu
Yaitu mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.
2. sebagai proses
Proses penyelenggaraan kebijakan kepegawaian atau program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan untuk mencapai tujuan.
3. sebagai fungsi
Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi kepegawaian berfungsi mengatur kebijakan, meliputi kegiatan:
a. merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan
b. menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok atau kebijaksanaan.
4. sebagai Seni
Seni memilih pegawai baru dan menggunakan pegawai pegawai lama sehingga dari segenap tenaga kerja manusia diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik dari pelayanannya, dari segi jumlah maupun mutunya.
C. TUJUAN DAN FUNGSI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1. Tujuan Administrasi Kepegawaian
Tujuan utama administrasi ialah efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat yang setinggi-tingginya. Untuk mencapai tujuan administrasi tersebut dibutuhkan peran sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
Tujuan administrasi kepegawaian sebagai berikut.
a. Memperkuat system perencanaan dan pengembangan pegawai serta rekrutmen/pemenuhan pegawai sesuai tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
b. Mengembangkan system manajemen informasi kepegawaian
c. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompensasi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan pelatihan.
d. Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta memperhatikan pola karier.
e. Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.
f. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan baik (good governance).
2. Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi administrasi kepegawaian dibagi menjadi 2 (dua), yaitu:
a. fungsi manajerial
Yaitu suatu fungsi yang berhubungan dengan penggunaan fikiran, seperti perencanaan, penegosiasian, pengarahan, dan pengendalian.
b. fungsi teknis
Yaitu suatu fungsi yang berkaitan dengan teknis atau berbagai macam aktivitas yang berhubungan dengan penggunaan fisik, misalnya pengadaan, kompensasi, pengembangan, integrasi, maupun pemeliharaan.
Kegiatan kegiatan administrasi kepegawaian menurut Felix A Nigro, meliputi:
1) Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian seperti menentukan tugas dan tanggung jawab setiap pegawai ditentukan dengan jelas dan tegas.
2) Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan berat dari organisasi dari sector swasta.
3) Penarikan tenaga kerja yang baik
4) Seleksi pegawai yang menjamin adanya peningkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan yang sesuai.
5) Perencanaan latihan jabatan untuk menambah keterampilan pegawai , memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kanaikan pangkat.
6) Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur.
7) Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya system jabatan.
8) Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antarmanusia.
9) Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moral serta disiplin pegawai.
D. PENGELOMPOKKAN KEPEGAWAIAN
Pegawai dapat dikelompokkan sebagai berikut.
1. Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.
2. Pegawai swasta adalah pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta atau di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
3. Pegawai tetap adalah pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
4. Pegawai kontrak adalah pegawai yang bekerja pada suatu instansi dengan kerja waktu tertentu yang didasari atas perjanjian atau kontrak, disebut juga dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Dalam pemerintahan disebut Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kontrak (PPPK).
Dalam system pemerintahan kita, pegawai disebut juga Aparatur Sipil Negara (ASN). Menurut UU-ASN No 5 Tahun 2014, ASN adalah aparatur sipil Negara adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Jadi, setiap PNS adalah ASN, tetapi tidak setiap ASN adalah pegawai negeri.
1. Kepegawaian di Pemerintah
Berdasarkan Undang-Undang No 8 Tahun 1974 jo Undang-Undang No 43 Tahun 1999 tentang Pokok Pokok Kepegawaian dinyatakan bahwa pegawai negeri terdiri dari:
a. Pegawai Negeri Sipil
Pegawai negeri adalah setiap warga Negara yang telah memenuhi syarat yang ditentukan dan diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas Negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pegawai negeri sipil dibedakan menjadi:
1) PNS Pusat, adalah pegawai negeri yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dam bekerja pada Departemen/Lembaga Pemerintah Non-Departemen, Kesekretariatan Lembaga Tinggi Negara, instansi vertical di daerah/Provinsi/Kabupaten/Kota. Contohnya PNS Kementrian Keuangan yang tersebar dari Sabang sampai Merauke disebut PNS Pusat.
2) PNS Daerah, PNS yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Misalnya PNS Pemda DKI Jakarta.
b. Anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI)
Sebuah angkatan perang di Republik Indonesia terdiri atas tiga angkatan bersenjata, yaitu TNI Angkatan Darat, TNI Angkatan Laut, dan TNI Angkatan Udara.
c. Anggota Kepolisian Republik Indonesia
Kepolisian Republik Indonesia bertanggung jawab langsung di bawah Presiden. Polri mempunyai lambang; Rastra Sewakotama, yang artinya Abdi Utama bagi Nusa Bangsa. Polri mengemban tugas di seluruh wilayah Indonesia, yaitu memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum, dan memberikan perlindungan, pengayoman, dan pelayanan kepada masyarakat.
2. Jabatan di Pemerintah
a. Jabatan Struktural, Pegawai Negeri Sipil
Jabatan structural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam rangka memimpin suatu organisasi Negara yang secara tegas ada dalam struktur organisasi.
Kedudukan jabatan structural bertingkat-tingkat dari tingkat paling rendah (eselon V) hingga yang tertinggi (eselon I/a). contoh jabatan structural di PNS Pusat adalah Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan structural PNS Daerah adalah sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, dan lain-lain.
b. Jabatan Fungsional, Pegawai Negeri Sipil
Yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi. Tetapi dalam sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksanaan tugas tugas pokok organisasi, misalnya auditor (Jabatan Fungsional Auditor/JFA), guru, dosen, dokter, perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata computer, statistisi, pranata laboratorium pendidikan, dan lain lain.
c. Jabatan di Pemerintahan Non-Pegawai Negeri Sipil
Jabatan ini bukan sebagai pegawai negeri sipil namun kekuasaan mereka melebihi pejabat yang berstatus pegawai negeri sipil karena mereka merupakan aspirasi dan suara rakyat. Jabatan ini berwenang atas pegawai negeri sipil;
1) Presiden dan Wakil Presiden
2) Menteri (diangkat oleh Presiden)
3) Gubernur dan Wakil Gubernur
4) Bupati dan Wakil Bupati
5) Wali Kota dan Wakil Wali Kota
6) DPD
7) DPR
8) DPRD
9) Kepala Desa
3. Kepegawaian di Perusahaan
a) Worker atau pekerja (pegawai)
Worker atau pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan di kantor.
b) Administrator
Merupakan pelaksana administrasi, merupakan orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dilaksanakan oleh kantor. Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c) Staf atau Pembantu Ahli
Adalah para tenaga ahli yang memiliki kemampuan dan kecakapan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dalam melaksanakan pekerjaan pekerjaan kantor.
d) Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Latihan
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!- Sebutkan contoh kegiatan kantor!
- Sebutkan 5 fungsi pendukung administrasi menurut Qubble!
- Jelaskan fungsi manajerial dan fungsi teknis admnistrasi kepegawaian!
- Sebutkan contoh office furniture!
- Sebutkan tujuan administrasi kepegawaian!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar