X OTKP BAB II PERALATAN KEARSIPAN DAN PENGGUNAANNYA

A. MEMAHAMI PERALATAN KEARSIPAN

Tujuan dari kearsipan yaitu untuk menciptakan suatu system penataan arsip yang baik, menghemat tempat penyimpanan, menjaga kelestarian arsip, menjaga kerahasiaan arsip, serta menunjang arsip yang berdaya guna.

 

1.    Pengertian Peralatan Arsip

Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan. Secara umum peralatan ini dibuat dari bahan-bahan yang tahan lama. Misalnya logam, kayu, aluminium, besi, plastic, maupun bahan kuat lainnya.

 

2.   Macam-Macam Peralatan Kearsipan

a.       Drawer Type Filling Cabinet

Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Terdiri dari 1-6 laci yang mampu menampung 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertical berderet ke belakang. Sebelum arsip disimpan, terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).

 

b.      Rotary cabinet (alat penyimpanan berputar)

Rotary cabinet wujud lain dari filling cabinet yang dapat berputar. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

 

c.       Lateral filling cabinet (lemari arsip)

Lemari arsip ini dapat dibuat dari kayu atau kaca. Pintu dapat menggunakan engsel atau pintu geser. Apabila sedang melakukan penyusunan arsip dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ordner. Selain itu dapat juga ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.

 

d.       Slidding door filling cabinet

Lemari arsip yang pintunya dapat digeser ke kiri atau ke kanan.

 

e.       Rak arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu yang digunakan untuk menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

 

f.         Map arsip

Map arsip merupakan lipatan yang terdiri dari karton/kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat menyurat.

Berikut ini beberapa macam map arsip;

1)     Stopmap folio

Jenis map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup berfungsi untuk menahan surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

2)    Map snelhecter

Map ini mempuyai penjepit di tengah map. Penjepit ini berfungsi untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Map ini tidak mempunyai daun penutup.

3)    Folder

Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastic saja.

4)    Hanging folder

Yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

    

 

g.       Guide

Guide adalah sekat petunjuk terbuat dari karton dalam bentuk segi empat dengan tonjolan di bagian atasnya yang disebut tab. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, sebagai berikut;

1)     Guide pertama, merupakan tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main guide)

2)    Guide kedua merupakan tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)

3)    Guide ketiga merupakan guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan  kelompok tersier (sub-sub Subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

 

h.       Ordner

Ordner merupakan map dengan ukuran lebih besar dan ukuran punggung sekitar 5cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Ordner terbuat dari karton yang tebal. Ordner dapat memuat lebih kurang 500 lembar arsip/surat. Arsip yang disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan perforator.

 

i.          Stapler

Suatu alat untuk menggabungkan/menjepit sejumlah kertas.  Stapler kecil mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.  Stapler sedang mampu membendel 10-20 lembar kertas. Stapler besar mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

 

 

j.          Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas atau kartu. Perforator ada untuk membuat 1 lubang, 2 lubang, dan 5 lubang.

 

k.       Numerator

Numerator adalah alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran surat/dokumen.

 

l.          Tickler file

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil. Ticler dapat juga untuk menyimpan kartu nama.

 

m.    Kotak/boks

Kegunaan boks untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal atau kayu.

 

n.       Alat sortir

o.      Label

p.      Cardex (card index) cabinet

Sebuah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Pada bagian cardex terdapat semacam kantung plastic tempat menyimpan kartu indeks.

 

q.      Rak/laci kartu

r.        Microfilm

Microfilm adalah alat untuk memproses fotografi, arsip direkam pada film ukuran yang lebih diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari, alat pemotret, rol film, alat pemproses, alat pembaca dan pencetak.

 

s.        Kamputer

Alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi//program yang diberikan, serta dapat menyimpandan menampilkan keterangan jika diperlukan. Bagian bagian computer, seperti keyboard, monitor, CPU, dan printer untuk mencetak hasil pengolahan data dari CPU.

 

t.        Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpanan khusus yang digunakan untuk menyimpan  arsip dalam bentuk yang khusus, seperti flashdisk. Compact disk (CD), kaset dan sebagainya.

 

 

B. FUNGSI PERALATAN KEARSIPAN

1.       Istilah Penting yang Berkaitan dengan Penyimpanan Arsip

a.        Pengarsipan vertical adalah system penyimpanan arsip secara tegak lurus di mana arsip disusun berderet ke belakang.

b.       Pengarsipan horizontal, adalah system penyimpanan arsip secara mendatar  di mana arsip saling menumpuk.

c.        Pengarsipan lateral adalah system penyusunan arsip secara berdiri di mana arsip disusun berderet menyamping.

2.     Fungsi Peralatan Kearsipan dalam Perusahaan.

a.        Digunakan sebagai alat bantu untuk meringankan, mempercepat, dan mempermudah pengelolaan kearsipan.

b.       Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

c.        Sebagai saran penyimpanan arsip.