A. MEMAHAMI ADMINISTRASI
Administrasi merupakan suatu kegiatan yang diterapkan untuk mengatur suatu organisasi. Organisasi berperan penting dalam suatu unit bisnis atau perusahaan. Setiap organisasi atau perusahaan yang memiliki struktur organisasi akan berjalan dengan baik, jika menerapkan kegiatan administrasi untuk menjalankan aktivitas usahanya.
Secara etimologi, istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “ad” dan “ministrate” yang berarti pemberian jasa atau bantuan. Pengertian lain mengatakan bahwa, kata administrasi dalam bahasa Inggris adalah “administration” yang artinya “to serve“ kurang lebih artinya melayani dengan sebaik-baiknya.
1. Definisi Administrasi
Berikut ini beberapa definisi administrai menurut para ahli:
a. Ulbert
Administrasi dalam arti sempit adalah sebagai persiapan sistematis dan pencatatan data dan informasi baik secara internal maupun secara eksternal untuk tujuan memberikan informasi dan membuatnya lebih mudah untuk memulihkan sebagian atau seluruhnya.
b. George Terry
Administrasi adalah proses pengendalian, pengendalian pekerjaan, dan pengorganisasian kerja dan memobilisasi bagi mereka yang menerapkannya untuk tujuan tertentu.
c. William Leffingwel dan Edwin Robinson
Administrasi adalah cabang dari manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan.
d. Evans
Administrasi adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan arah semua tahap operasi perusahaan dalam bahan pengolahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.
e. Simon
Administrasi adalah sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tugas bersama-sama.
f. Sondang P.Siagian
Administrasi merupakan suatu proses secara keseluruhan dalam bentuk kerja sama antara dua orang atau lebih menurut rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
g. FX. Soedjadi
Administrasi adalah kegiatan prosedur usaha kantor meliputi mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya.
h. Soewarno Handayaningrat
Administradi merupakan kegiatan yang meliputi mencatat, korespondensi, pembukuan ringan, ketik-mengetik, sehingga agenda teknis dan administratif.
2. Perkembangan Administrasi
Ada 4 (empat) tahap yang menjadi bagian perkembangan ilmu administrasi, yaitu:
a. Tahap Survival yang berlangsung sejak tahun 1886 hingga 1930. Tahap ini ditandai kemunculan Gerakan Manajemen Ilmiah yang dikemukakan oleh FW. Taylor.
b. Tahap Konsolidasi serta penyempurnaan yang berlangsung dari tahun 1930-1945. Pada masa ini, beberapa ahli mulai menyatukan visi dan menyamakan pandangan mereka mengenai konsep administrasi.
c. Tahap Human Relation. Masa ini mulai berlangsung pada tahun 1945-1959, yang merupakan masa di mana administrasi modern mulai diperkenalkan pada masyarakat dan menjadi sebuah system baru untuk menciptakan ketertiban dalam setiap kegiatan manusia.
d. Tahap Behaviouralisme. Tahap yang terjadi sejak tahun 1959 hingga sekarang ini. Tahap ini merupakan masa di mana administrasi sudah menjadi sebuah perilaku dalam kehidupan manusia, dengan demikian, manusia akan memiliki ketertiban pada setiap aspek kehidupan dan mudah untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.
3. Ciri-Ciri Administrasi
a. Keja sama
Suatu kegiatan administrasi hanya terjadi apabila dikerjakan oleh dua orang atau lebih yang saling bekerja sama.
b. Pembagian tugas
Suatu kegiatan administrasi tidak hanya sekedar bekerja sama, namun kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian tugas yang jelas.
c. Tujuan
Segala sesuatu yang telah direncanakan dan dijalankan oleh dua orang atau lebih ini memiliki tujuan yang ingin dicapai.
d. Terdiri dari kelompok orang
Kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi apabila kegiatan ini dilakukan lebih dari satu orang.
e. Administrasi berupa kegiatan yang runtut dalam suatu proses
Suatu kegiatan administrasi yang berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
4. Fungsi Administrasi
a. Secara Umum
Adapun fungsi administrasi secara umum adalah sebagai berikut:
1) Planning (Perencanaan) adalah penyusunan perencanaan memerlukan kegiatan administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perncanaan.
2) Organizing (Pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan tujuan yang telah ditetapkan.
3) Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan memotivasi supaya memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.
4) Directing (Pengarahan atau Bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha member bimbingan, saran, perintah-perintah untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar terarah pada yang telah ditetapkan di awal.
5) Coordinating adalah kegiatan untuk menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan menghubungkan/menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan.
6) Reporting adalah fungsi manajemen yang berada pada tingkat penyampaian perkembangan/hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas. Tugas pejabat yang lebih tinggi menerima laporan pelaksanaan tugas baik secara lisan maupun tulisan.
7) Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.
b. Dalam Keuangan
Proses administrasi memiliki fungsi di antaranya dalam keuangan. Ada beberapa fungsi administrasi keuangan perusahaan, yaitu sebagai berikut:
1) Fungsi mencari dana
Adanya kegiatan administrasi untuk mencari modal perusahaan (dana). Tujuan dari pencarian dana ini yaitu sebagai modal belanja usaha-usaha yang akan dijalankan dan membiayai operasional perusahaan. Seorang administrator keuangan dalam proses pencarian modal ini harus mampu menyusun administrasi keuangan dan memilih sumber sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.
2) Fungsi investasi
Adanya pengelolaan keuangan yang dicatat ke dalam aktiva-aktiva perusahaan. Dana dalam invetasi tersebut dapat berasal dari modal sendrii, modal pinjaman, maupun modal dari pihak lain. Ada dua macam keputusan investasi perusahaan secara garis besar, yaitu investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang. Investasi jangka pendek meliputi kas, persediaan, piutang dan lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang meliputi Gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan, dan lainnya.
3) Fungsi pembagian laba
Kegiatan menentukan aturan dalam mengadakan pembagian laba usaha merupakan fungsi pembagian laba. Fungsi pembagian laba pada hakikatnya tindak lanjut dari fungsi pencarian dana dan fungsi investasi. Modal yang didapatkan dimanfaatkan untuk pengembangan usaha sehingga hasilnya dapat dimanfaatkan secara bersama investor.
4) Fungsi pembelanjaan
Administrasi keuangan juga berfungsi sebagai pembelanjaan. Dalam hal ini, ada keterkaitan antara fungsi pembelanjaan dengan proses prduksi maupun pendukung proses produksi. Suatu kegiatan menggunakan dana untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan merupakan fungsi pembelanjaan.
5. Tujuan Administrasi
a. Mengelola penerimaan maupun pengeluaran organisasi/lembaga secara baik dan benar
b. Melakukan pengefektivan adanya pemanfaatan uang sehingga dapat dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik dan tepat.
c. Bertujuan untuk melakukan minimalisasi adanya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan suatu organisasi/lembaga.
6. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie, administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan di dalam pelaksanaannya memiliki 8 unsur. Berikut penjelasannya:
a. Organisasi
Organisasi merupakan sekelompok orang, tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan di antara para pekerja atau unit-unit tugas.
b. Manajemen
Manajemen merupakan serangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama benar-benar tercapai.
c. Komunikasi
Komunikasi merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan berita dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.
d. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan.
e. Keuangan
Tugas tugas keuangan adalah mengelola segi segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f. Perbekalan
Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur menggunakan, mendaftar, memelihara, sampai kepada menyingkirkan benda-benda perlengkapan dalam usaha kerja sama.
g. Tata usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
h. Hubungan masyarakat (humas)
Hubungan masyarakat merupakan rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan.
7. Jenis Kerja Administrasi
Proses administrasi merupakan pekerjaan yang riil dapat dilihat hasil kerjanya dan bisa dipakai untuk menentukan kebijaksanaan dalam organisasi. Berikut ini beberapa jenis kerja administrasi.
a. Akuntansi/Keuangan
Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih popular disebut akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan dan pendapatan perusahaan. Fungsi akuntansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus ataukah defisit. Sangat riskan kalau sebuah organisasi tanpa adanya laporan keuangan, dapat terjadi penyalahgunaan uang.
b. Laporan Penjualan
Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian penjualan. Laporan penjualan dibuat secara berkala, seperti seminggu sekali atau sekali sebulan. Laporan ini disahkan oleh manajer pemasaran.
c. Inventori
Salah satu kerja administrasi adalah inventori, bertanggung jawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan barang disimpan dan kapan harus dikeluarkan.
Setiap barang yang keluar dan barang yang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian membuat laporan stock barang.
d. Rekam medis
Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun di klinik kesehatan. Melakukan kerja rekam medis dilakukan oleh tenaga ahli yang memiliki sertifikat medis dan pengetahuan rekam medis. Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien ke dalam sebuah lembar laporan, mencatat riwayat pengobatan untuk rawat inap atau rawat jalan. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah sakit, dokter praktek maupun klinik kesehatan.
8. Jenis Jenis Administrasi
a. Administrasi lingkungan
Adminisnitrasi lingkungan yaitu rangkaian kegiatan yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tidak mengenyampingkan kualitas manusia dan lingkungan yang dilakukan oleh pemerintah dan masyarakat. .
b. Administrasi public
dalam administrasi public, pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam sebuah Negara. Tiga elemen utama tersebut yakni, lembaga legislative, eksekutif dan yudikatif. Ketiga elemen tersebut saling berkaitan terutama dalam membuat berbaggai peraturan, kebijakan yang berhubungan dengan public, tujuan Negara, dan etika yang menjadi acuan penyelenggara Negara. Dalam pelaksanaannya, administrasi public ini akan selalu berhubungan dengan birokrasi, termasuk pada peraturan dan pelaksanaan peraturan tersebut.
c. Administrasi pembangunan
Administrasi pembangunan dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuan penendalian itu adalah untuk merealisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
B. JABATAN DAN TUGAS BAGIAN ADMINISTRASI
1. Tingkat Jabatan pada Pekerjaan Kantor
Pada umumnya dalam sebuah organisasi kantor, tingkat jabatan dapat digambarkan dalam tiga bentuk susunan piramida utama. Tingkat ini menunjukkan kategori tingkat jabatan, yaitu:
a. Manajer administrasi
Tugas manajer administrasi berbeda dengan tugas manajer kantor. Ada beberapa perbedaan tugas, di antaranya:
1) Melakukan perencanaan suatu konsep utama yang berkaitan dengan visi misi perusahaan. Setelah itu, manajer administratif mensosialisasikan hal tersebut kepada mannajer kantor.
2) Dilakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkat jajaran yang paing utama.
3) Pembuatan prosedur, teknis, dan standar operasional prosedur (SOP) untuk unit kerja. Setelah itu, manajer kantor akan mensosialisasikannya kepada stafnya.
4) Pembuatan keputusan dalam skala internal pada unitnya masing-masing, namun manajer kantor tidak dapat memutuskan.
5) Pembuatan konsep pengembangan unitnya, namun manajer kantor hanya dapat melakukan pengaplikasiannya.
6) Dilakukan pengawasan di setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor, hingga staf. Dalam hal ini, manajer kantor hanya melakukan pengawasan terhadap supervisor dan staf.
b. Manajer kantor
Pejabat yang berada di level kedua dalam perkantoran manajer kantor. Kedudukan manajer kantor yakni asisten bagi top manajer. Dengan demikian, penamaan yang sama untuk setiap jabatan, misalnya manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer sumber daya manusia. Hal ini akan menyebabkan perbedaan hak dan kewajiban di dalam melaksanakan tugas masing-masing.
Seorang manajer kantor menurut The Liang Gie, memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya, yaitu:
1) Adanya kemampuan untuk memimpin
2) Latar belakang untuk praktik atau pendidikan harus dimiliki
3) Adanya kemampuan untuk melatih
4) Harus mampu mengungkapkan diri
5) Memiliki sikap yang terbuka
6) Memiliki rasa keingintahuan
7) Adanya kemampuan dalam pengembangan kreativitas
8) Memiliki kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana
9) Memiliki kemampuan menjual gagasan
10) Adanya kemampuan untuk bekerja sama
11) Harus memiliki sifat yang sabar.
c. Supervisor
Ada beberapa tugas supervisor menurut Moekijat, yaitu:
1) Tugas Pokok
a) Memberikan perintah agar melaksanakan tugas
b) Melakukan pengawasan terhadap berbagai tugas karyawan
c) Melakukan pelatihan terhadap karyawan
d) Melakukan pemeliharaan hubungan baik antarkaryawan dengan bijak.
2) Tugas Pengawasan dalam hubungannya dengan pekerjaan
a) Melakukan perencanaan terhadap pekerjaan tiap unit kerja dalam suatu perusahaan.
b) Melakukan pengontrolan terhadap pekerjaan dengan tujuan cepat selesai
c) Menekankan suatu ketelitian kerja pada karyawan agar efektif dan efisien
d) Melakukan pengkoordinasian pekerjaan dengan unit-unit kerja yang lain
e) Melakukan pembagian pekkerjaan secara adil dan merata sesuai gaji dan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan.
f) Melakukan pengembangan metode baru bbagi suatu pencapaian produktivitas kerja yang baik dan tepat.
3) Tugas mengawas dalam hubungannya dengan bawahan
a) Melakukan pelatihan terhadap pekerja
b) Melakukan pengembangan system magang
c) Adanya pendelegasian tanggung jawab
d) Adanya tindakan mentolerisasi kesalahan bawahan, tetapi dapat menunjukkan mana yang salah bagaimana yang benar.
e) Melakukan pendamaian apabila terjadi perselisihan antarkaryawan.
f) Melakukan pemberian teguran, pujian, dan hukuman atau sanksi
g) Adanya penerapan disiplin kerja.
4) Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan
a) Meminta daftar rekap absen, kemudian membuat absen continous form guna aktivitas payroll
b) Melakukan pelaporan pekerjaan bawahan
c) Meminta petunjuk gunapenyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada.
d) Melakukan tukar pendapat untuk kepentingan bersama.
2. Tugas Bagian Administrasi
a. Menyusun laporan keuangan
Tugas administrasi keuangan adalah menyusun laporan keuangan seperti menyusun laporan keuangan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
b. Pembayaran dan penagihan
Pembayaran tagihan perusahaan dilakukan oleh seorang petugas administrasi keuangan. Pembelian dan menerima laporan pembayaran juga merupakan tugas bagian administrasi keuangan.
c. Melakukan perencanaan keuangan perusahaan
Perencanaan peminjaman, penerimaan, pengeluaran dan pembayaran merupakan hal-hal yang dilakukan dalam perencanaan keuangan.
d. Mengelola surat-surat berharga
Mengelola srat-surat berharga seperti, menandatangi kuitansi, cek, dan bukti bukti keuangan lainnya.
e. Melakukan entri jurnal
Proses pencatatan secara kronologis semua transaksi keuangan.
f. Mengambil bagian dalam kebijakan administrasi
Tugas bagian administrasi beriikutnya adalah bekerja sama dengan bagian lain dalam penyusunan kebijakan administrasi keuangan.
g. Akun rekonsiliasi dan penutupan
Bagian administrasi keuangan berpartisipasi dalam rekonsiliasi persediaan, menghitung depresiasi asset, penggajian, dan penutupan perusahaan.
h. Penganggaran
Hal ini berkaitan dengan menganalisa informasi keuangan yang dapat dimanfaatkan untuk operasional perusahaan. Selain itu, petugas administrasi juga melakukan pemantauan anggaran dan mempersiapkan laporan biaya serta laporan arus kas.
i. Pajak
Menyiapkan laporan pajak bagi perusahaan sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.
j. Mengelola uang kas perusahaan
Pembukaan rekening, menentukan jumlah setor, mengatur kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan membuat catatan transaksi kas merupakan hal hal yang dilakukan dalam mengelola uang kas.
k. Melakukan pengelolaan kredit perusahaan
Yakni dengan mengatur tagihan-tagihan yang masuk (utang perusahaan) dan tagihan keluar (piutang perusahaan).
C. PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
Personil dalam kamus besar bahasa Indonesia, berarti pegawai, anak buah, atau awak. Selain itu, ada juga yang mengatakan personil kantor dengan sebutan seperti:
a. Pegawai negeri, yakni pegawai yang bekerja pada suatu instansi pemerintahan dan digaji oleh pemerintah.
b. Pegawai swasta, yakni pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta atau instansi di luar instansi pemerintahan dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
c. Pegawai tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat secara resmi dan memiliki status, gaji dan tunjangan tetap. Pegaawai ini bekerja di instansi pemerintah ataupun swasta.
d. Pegawai honorer, yaitu pegawai yang tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap. Pegawai ini dapat bekerja di instansi pemerintah maupun instansi swasta.
1. Macam macam personil kantor
a. Manajer, adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain atau para staf, mengelola dan mendayagunuakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan.
b. Staf, adalah tenaga ahli yang membantu administrator dan manajer dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Hal ini dikarenakan adanya kecakapan dan kemampuan di bidangnya.
c. Administratoran atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang melakukan penentuan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor.
d. Worker atau pegawai adalah karyawan pelaksana sehari-hari yang langsung digerakkan atau dikomando oleh seorang manajer.
2. Tugas pokok dan kewenangan personil kantor
a. Direktur
Bertugas melakukan pemantauan dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara menyeluruh, melakukan pengaturan pembagian tugas pekerjaan personil kantor, serta melakukan pengaturan mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
b. Administrator
Bertugas melakukan pengelolaan urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan dan penyimpanan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipandan pegawai pada umumnya.
c. Bagian keuangan
Bagian ini bertanggung jawab terhadap kegiatan mengelola keuangan serta melakukan pengaturan arus kas keluar dan kas masuk.
d. Sekretaris
Bagian ini bertanggungjawab dalam pembuatan agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta pembuatan surat keluar.
e. Penerima tamu
Bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor. Selain itu, melayani telepon masuk dan Telepon keluar.
3. Syarat-syarat personil kantor
Seorang personil kantor untuk melaksanakan proses administrasi wajib memenuhi persyaratan. Personil tersebut harus terampil, dapat bekerja sesuai standar atau ukuran yang telah ditentukan, dapat bekerja sesuai mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan. Adapum persyaratan-persyaratan personil kantor lainnya, yaitu sebagai berikut:
a. Persyaratan Keterampilan
Di bagian mana pun seorang karyawan ditempatkan, ia seharusnya mampu melaksanakan tugas yang diberikan dengan baik dan benar. Ia dituntut dapat melaksanakan tugas pekerjaannya dengan cermat dan terampil sehingga pekerjaannya berhasil dan berkualitas tinggi.
b. Persyaratan Pengetahuan
Pengukuran syarat pengetahuan biasanya dengan tingkat pendidikan formal. Pengatuan formal biasanya mencakup pengetahuan yang mendasari suatu profesi tertentu. Hal ini dibuktikan dengan ijazah pendidikan terakhir maka dianggap mampu dan syarat diterima menjadi karyawan kantor.
c. Persyaratan Kepribadian
Ada beberapa syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor, seperti loyalitas, tekun dan rajin, kesabaran, kerapian, dan dapat menyimpan rahasia.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar