A. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI
Formasi adalah jumlah dan susunan
pangkat yang diperlukan dalam suatu organisasi untuk mampu melaksanakan tugas
pokok dalam jangka waktu tertentu. Kebutuhan
pegawai, baik di perusahaan swasta maupun di dinas pemrintahan akan
selalu bertambah seiring berkembangnya institusi.
Dalam penyusunan formasi hendaknya
diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut;
1. Setiap jenjang jabatab jumlah
pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi
jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila
tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. Selama beban kerja organisasi tidak
berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah.
Penetapan
dan Tujuan Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No 97
Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan PP No 54 Tahun 2003. Berdasarkan
Peraturan Pemerintah tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan
pangkat PNS yang diperlukan untuk mamu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan
oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan
organisasi mempunyai jumlah dan mutu yang memadai sesuai beban kerja dan
tanggungjawab pada masing-masing satuan organisasi.
B. SISTEM PENYUSUNAN
FORMASI PEGAWAI
System penysunan formasi
dapatmenggunakan system sama dan system ruang lingkup. System sama merupakan
system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan
organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. System ruang lingkup
merupakan suatu system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan
jenis, sifat, dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
Berikut ini beberapa system
kepegawaian yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi;
1. System formasi kawan (Patronage system)
System
kawan merupakan system kepegawaian yang bersifat subjektif, artinya
pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara pihak
yang mengangkat dengan yang diangkat (nepostim).
System ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dan non-politis.
2. System Formasi Kecakapan (Merit system)
System
kecakapan bersifat objektif, artinya pengangkatan seorang pegawai didasarkan
pada kecakapan yang dimiliki. Hal ini dibuktikan dengan ijazah dan hasil tes
yang dicapai.
3. System Formasi Karier (Carreer system)
Seseorang
diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapannya dimana memperoleh kesempatan
untuk mengembangkan bakat serta kecakapannya. Kesempatan ini terbuka selama
pegawai mampu bekerja.
C. FAKTOR-FAKTOR
PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI
1. Jenis pekerjaan
Jenis
pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu organisasi
dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, penelitian,
pengawasan, perawatan dan lain-lain.
2. Sifat pekerjaan
Sifat
pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu
sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan
itu. Misalnya pekerjaan yang dilakukan selama jam kerja atau pekerjaan yang
dilakukan selama 24 jam (shifting).
3. Perkiraan beban pekerjaan
Perkiraan
beban kerja adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu.
4. Perkiraan kapasitas pegawai
Perkiraan
kapasitas pegawai maksudnya adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk
menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
5. Jenjang dan jumlah jabatan serta
pangkat
Penentuan
jenjang, jumlah dan jabatan serta pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau
dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.
6. Analisis jabatan
Analisis
jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
informasi tentang jabatan. Analisis jabatan ini untuk mengetahui secara konkret
jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan agar mampu melaksanakan tugasnya
secara berdaya guna, berhasil guna, dan berkesinambungan.
7. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan ini
berkaitan dengan pekerjaan itu dikerjakan oleh pegawai khusus atau dikerjakan
oleh pihak ketiga. Apabila pekerjaan diserhkan ke pihak ketiga maka tidak
diperlukan lagi mengangkat pegawai untuk pekerjaan yang sama.
8. Peralatan yang tersedia
Pada
umumnya, makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah
yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
9. Kemampuan keuangan perusahaan,
daerah/Negara.
Factor kemampuan keuangan adalah
factor yang sangat penting dalam penentuan formasi pegawai. Formasi jabatan
yang telah disusun secara rasional berdasarkan analisis jabatan dan analisis
kebutuhan realisasinya harus tetap menyesuaikan dengan kemampuan anggaran yang
tersedia.
D. ANALISIS
KEBUTUHAN PEGAWAI
Analisis butuhan pegawai merupakan
dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses
perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang
ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat pegawai yang
diperlukan oleh suatu satuan organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdaya guna, berhasil guna dan berkelanjutan. Analisis kebutuhan
pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara
konkret jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
Analisis jabatan meliputi;
1. Uraian tugas dan uraian pekerjaan,
yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu
jabatan atau pekerjaan.
2. Kualifiikasi atau syarat-syarat
jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang
pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu, misalnya pendidikan tertentu.
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama
dan tingkat jabatan structural dan fungsional yang tergambar dalam suatu
struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai tingkat yang
paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.
Analisis jabatan dilakukan sebab
informasi tersebut dapat mejadi dasar untuk mencocokkan pekerjaan dengan
pegawai, untuk mengetahui beban kerja yang dilakukan dan untuk mengetahui
kemungkinan berbagai hambatan yang ditemui dalam pekerjaan. Dalam hal ini,
William B. Werther mengatakan bahwa yang menjadi landasan utama kegiatan
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) adalah;
1. Mengevaluasi bagaimana tantangan
lingkungang memengaruhi pekerjaan seeorang.
2. Menghindari persyaratan kerja yang
tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pekerjaan.
3. Mengungkapkan elemen-elemen kerja
yang dapat membantu atau mengabaikan kualitas pekerjaan
4. Merencanakan kebutuhan sumber daya
manusia pada masa yang akan datang.
5. Mencocokkan pelamar kerja dengan
jabatan yang kosong
6. Menentukan pelatihan untuk pegawai
baru dan pegawai yang sudah berpengalaman.
7. Menentukan rencana-rencana untuk
mengembangkan pegawai yang memiliki potensi
8. Menentukan standar kerja yang
realistis
9. Menempatkan pegawai dalam jabatan
di mana mereka dapat menggunakan keahlian mereka secara efektif.
10. Memberikan kompensasi secara adil.
E. PENGADAAN PEGAWAI
Pengadaan (Procurement) adalah fungsi operasional pertama manajemen sumber
daya manusia (MSDM). Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan,
orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien
dalam membantu tercapainya visi misi perusahaan. Karyawan adalah asset utama
perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas
perusahaan. Mereka mempunyai perasaan, pikiran, kinginan, status, latar
pendidikan, usia dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa ke dalam
organisasi perusahaan. Karyawan yang baik akan mendukung dan mewujudkan tujuan
perusahaan. Sedangkan karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak
terampil mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Langkah-langkah pelaksanaan
pengadaan pegawai kantor;
1. Peramalan kebutuhan tenaga kerja
Peramalan
kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar
jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai denagan beban
pekerjaan, kekosongan jabatan dapat dihindari dan semua pekerjaan dapat
dikerjakan. Peramalan kebutuhan ini harus didasarkan pada informasi internal
dan eksternal.
Factor
internal dan factor eksternal perusahaan adalah;
a. Jumlah produksi, yaitu semakin
banyak jumlah produksi semakin banyak pula karyawan yang dibutuhkan.
b. Ramalan-ramalan usaha, hal ini
berkaitan dengan situasi ekonomi dan siklus usaha yang tidak pasti.
c. Perluasan perusahaan, apabila
perusahaan akan diperbesar, penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.
d. Perkembangan teknologi, perusahaan
yang menggunakan teknologi canggih maka jumlah tenaga kerja pun sedikit.
e. Pasaran tenaga kerja, jika
penawaran tenaga kerja lebih besar dari permintaan, tingkat upah cenderung
rendah.
f. Perencanaan karier karyawan,
promosi dan mutasi karyawan akan mempengaruhi kebutuhan karyawan.
g. Penarikan tenaga kerja, penarikan (recruitment) adalah usaha mencari dan
memengaruhi calon tenaga kerja agar mau melamar melalui lowongan tenaga
pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
2. Metode penarikan tenaga kerja
Banyak
metode yang dapat digunakan dalam menghitung formasi. Di antara metode
sederhana yang memungkinkan untuk menentukan formasi kerja adalah metode beban
kerja yang diidentifikasi dari hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, tugas
yang diberikan.
a. Proses
penarikan karyawan
1) Penentuan dasar penarikan
Dasar
penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan, misalnya pendidikan,
batas usia, jenis kelamin, kesehatan dan lain-lain.
2) Penentuan sumber-sumber penarikan
Sumber
internal perusahaan, yaitu dengan cara promosi jabatan, atau mutasi karyawan.
Atau sumber eksternal perusahaan arttinya karyawan berasal dari luar perusahaan,
misalnya dari lembaga pendidikan, dinas tanaga kerja, referensi dari karyawan,
serikat buruh, pasar tenaga kerja (bursa kerja) atau iklan lowongan.
3) Metode-metode penarikan
Metode
tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau
orang-orang tertentu saja.
Metode
terbuka adalah ketika penarikan
diinformasikan secara luas dengan memasang iklan di media massa baik cetak
maupun elektronik. Dengan metode terbuka ini, diharapkan lamaran akan banyak
masuk sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan kompeten lebih besar.
4) Kendala-kendala penarikan
a) Kebijakan perusahaan
b) Persyaratan jabatan
c) Metode pelaksanaan penarikan
d) Kondisi tenaga kerja
e) Solidaritas perusahaan
f) Lingkungan eksternal
b. Seleksi
penerimaan karyawan
1) Pentingnya seleksi
Seleksi
adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan
menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Cara melakukan
seleksi harus dilakukan secara cermat, jujur, dan objektif supaya karyawan yang
diterima benar-benar qualified untuk
menjabat dan melaksanakan pekerjaan.
2) Dasar seleksi
a) Kebiksanaan perburuhan pemerintah
b) Job
specification atau
jabatan
c) Ekonomi rasional
d) Etika rasional
3) Tujuan seleksi
Untuk
mendapatkan karyawan yang;
a) Qualified dan potensial
b) Jujur dan disiplin
c) Cakap dan penempatan yang tepat
d) Terampil dan semangat kerja
e) Memenuhi undang-undang perburuhan
f) Dapat bekerjasama baik vertical
maupun horizontal
g) Dinamis dan kreatif
h) Inovatif dan bertanggungjawab
i) Loyal dan berdedikasi tinggi
j) Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan
k) Mudah dikembangkan di masa depan
l) Dapat bekerja mandiri
m) Mempunyai perilaku dan budaya malu
4) Penetapan jumlah karyawan
Metode
non-ilmiah, dimana jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas
perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang cermat.
Metode
ilmiah, di mana jumlah karywan yang akan diterima benar-benar atas perhitungan
dan analisis beban kerja serta standar prestasi kerja.
5) Cara seleksi
Non-ilmiah,
yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak berdasarkan kepada criteria, standar,
atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya
berdasarkan perkiraan dan pengalaman saja.
Ilmiah,
yaitu seleksi yang didasarkan kepada job
specification dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman
kepada criteria dan standar tertentu.
6) Kualifikasi seleksi
Kualifikasi
seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan, jenis kelamin,
tampang, bakat, temperamen, karakter, pengalaman kerja, kerja sama, kejujuran,
kedisiplinan, inisiatif, dan kreativitas.
7) System dan prosedur seleksi
System
dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu dan tenaga) dan
bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.
8) Langkah-langkah seleksi
a) Seleksi surat-surat lamaran
b) Pengisian blanko lamaran
c) Pemeriksaan referensi
d) Wawancara pendahuluan
e) Tes penerimaan
f) Tes psikologi
g) Tes kesehatan
h) Wawancara akhir atasan langsung
i) Memutuskan diterima atau ditolak
9) Tingkat-tingkat seleksi
a) Seleksi tingkat pertama, hanya
sebatas teoritis saja sehingga mental pelamar belum diketahui secara tepat.
b) Seleksi tingkat kedua, seleksi ini
dilakukan pada masa percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai mental,
perilaku, dan disiplin serta kemampuan nyata karyawan.
c) Seleksi tingkat ketiga, yaitu
seleksi yang dilakukan dengan mengikuti prajabatan atau latihan yang diakhiri
dengan ujian-ujian. Apabila lulus akan dipromosikan dan diangkat menjadi
karyawan dan haknya akan diberikan sepenuhnya.
10) Kendala-kendala seleksi
a) Tolak ukur, yaitu kesulitan
menentukan standar yang akan digunakan mengukur kualifikasi secara objektif.
b) Penyeleksi, kendalanya adalah
kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur, dan penilaiannya objektif.
c) Pelamar, kesulitan mengetahui
jawaban yang jujur.
c. Penempatan,
orientasi, dan induksi karyawan
1) Penempatan karyawan
Penempatan
(placement) karyawan adalah
menempatkan calon karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang
membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan autoritas kepada orang tersebut.
2) Orientasi karyawan
Orientasi
atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan
bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangang terbuka.
3) Induksi karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru supaya dapat menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar