A. MEMAHAMI DOKUMEN KEPEGAWAIAN
1.
Pengertian Dokumen
Kata
dokumen menurut Bahasa Inggris berasal dari kata “document” yaitu semua informasi dalam bentuk apapun yang dapat
dipergunakan sebagai bahan pembuktian kegiatan-kegiatan di masa lampau.
a. Menurut Kamus Bahasa Indonesia
Dokumen
adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai
bukti dan keterangan.
b. Menurut Kamus Kepegawaian, dokumen
adalah,
1) Semua catatan tertulis, baik
tercetak maupun tidak tercetak.
2) Segala benda yang mempunyai
keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk
disebarkan.
c. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster
1) Dokumen dapat membuktikan dengan
keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
2) Dokumen melengkapi keabsahan
keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti
untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.
d. Menurut Ensiklopedia Indonesia
Dokumen
berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertuliis atau
tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti
luas.
e. Menurut Louis Gottschalk (1986)
1) Dokumen merupakan sumber tertulis
bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari kesaksian lisan, artefak,
peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis.
2) Dokumen diperuntukkan untuk
surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,
undang-undang, hibah, dan konsesi.
3) Dokumen dalam arti luas merupakan
proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat
tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
f.
Menurut
G.J. Renier “University Collage London” (1997)
1) Dokumen dalam arti luas meliputi
semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan.
2) Dokumen dalam arti sempit yaitu yang
meliputi semua sumber tertulis saja.
3) Dokumen dalam arti spesifik yaitu
hanya meliputi surat-surat resmidan surat-surat Negara, seperti surat
perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
2.
Pengertian Dokumen Administrasi
Kepegawaian
a. Dokumen kepegawaian adalah surat
keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
b. Dokumen administrasi kepegawaian
adalah surat, fila, berkas, atau dokumen yang berkaitan dengan bidang
kepegawaian, yang memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai, dapat juga
surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang.
3.
Penyimpanan Dokumen Kepegawaian
Penyimpanan
dokumen kepegawaian adalah kegiatan penataan dokumen kepegawaian ASN baik
dokumen fisik maupun image document dalam media yang telah ditentukan.
4.
Macam-Macam Dokumen Kepegawaian
Dalam
administrasi kepegawaian terdapat berbagai jenis dokumen yang dimiliki para
pegawai disimpan dengan baik pada filling cabinet nya masing-masing, berbagai
jenis arsip ini merupakan kumpulan warkat dari mulai tahap awal penerimaan pegawai,
sampai pada masa purna tugas ASN.
Berikut
ini beberapa jenis dokumen kepegawaian
bagi Aparatur Sipil Negara.
a. Formasi pegawai
b. Penerimaan pegawai, meliputi;
pengumuman, seleksi administrasi, pemanggilan peserta tes, pelaksanaan ujian
tertulis, keputusan hasil ujian, wawancara/litsus, penetapan tahap akhir.
c. Pengangkatan pegawai, meliputi;
1) Usulan pengangkatan CPNS/ASN, yaitu
berkas lamaran diterima, surat keterangan hasil penelitian/screening, berkas usulan CPNS/ASN.
2) SK Kolektif
3) SK perorangan.
d. Pembinaan karir pegawai
1) Diklat/kursus/magang/tugas
belajar/ujian dinas/izin belajar pegawai, meliputi, surat perintah/surat tugas/
SK//Surat Izin, laporan kegiatan, STTPL (Surat tanda tamat pendidikan dan
latihan) diklat.
2) Peninjauan masa kerja
3) DP3 (Daftar penilaian pelaksanaan
pekerjaan)
4) Penetapan angka kredit
5) Disiplin pegawai; daftar hadir,
rekap hadir, catatan pelanggaran.
e. Penyelesaian pengelolaan keberatan
pegawai
f.
Mutasi
pegawai, meliputi;
1) Alih
tugas/diperbantukan/dipekerjakan, yaitu; usulan, nota persetujuan
2) Mutasi keluarga (nikah, anak,
cerai), yaitu: surat nikah/cerai, akte kelahiran anak.
3) Kenaikan gaji berkala
4) Kenaikan pengkat/golongan/jabatan.
5) Pangangkatan dan pemberhentian dalam
jabatan structural/fungsional.
g. Administrasi pegawai
1) Surat perintah/surat tugas/SK
Perjalanan DInas (dalam atau luar negeri)
2) Dokumentasi identitas pegawai,
meliputi; pembuatan karpeg, karis/karsu dan bukti diri/NIP, taspen, keanggotaan
organisasi, profesi kedinasan, (KORPRI, Dharma wanita, Koperasi, MSI,
Arsiparis, dll), keanggotaan parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P.
3) Cuti di luar tanggungan Negara dan
cuti lainnya.
h. Kesejahteraan pegawai, meliputi;
layanan beras/pakaian dinas, layanan pemeliharaan, kesehatan, layanan asuransi,
tabungan, perumahan, bantuan dinas/layanan bantuan sosial, layanan olahraga dan
rekreasi.
i.
Proses
pemberhentian pegawai/pension
j.
Keputusan
pemberhentian pegawai/pension
k. Perselisihan/sengketa kepegawaian
l.
Pemberian
tanda jasa/penghargaan
m. Data kepegawaian
n. Dokumentasi kepegawaian
o. Berkas perorangan ASN
5.
Pemeliharaan Dokumen Kepegawaian
a. Biasakan menyimpan dokumen mengenai
kepegawaian dalam tempat khusus
b. Aturlah letak penyimpanan dokumen
sesuai kronologis tanggal tahun atau
masalahnya
c. Pastikan dokumen ada di tempat aman
d. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
e. Taburkan kamfer atau beri butir
penyerap air (silica gel) dalam
rak/lemari
f.
Hindari
sesering mungkin mem-fotokopy dokumen karena memperpendek umur dokumen.
g. Setelah mengambil dokumen, pastikan
penanda di tempatnya.
h. Dokumen dibuat dalam bentuk digital
dengan scanner agar salinannya juga
aman.
6.
Penyimpanan Data Dokumen Kepegawaian
a. Data Fisik
Penyimpanan
dokumen berupa fisik meksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa
kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya
berupa arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen di tempat yang telah
ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan
dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data
digital atau hasil scanning dari file data fisik.
Kelebihan
penyimpanan dari system data digital;
1) System data digital memberikan
kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi
yang dibutuhkan.
2) Ruang tempat penyimpanan data
digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan
pada hardisk, removeable, dan dalam bentuk compact disk. Berbeda dengan data
fisik semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3) Data digital mudah dilakukan back-up
file, karena back up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila
terjadi kerusakan data maka data pada
back up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data fisik
jika dilakukan back up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan
data.
4) Data digital juga mudah untuk
dilakukan manajemen dan pengelolaan.
B.
MENGENAL SISTEM PENYIMPANAN
1.
Pengertian Sistem Penyimpanan
System
penyimpanan adalah system yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan.
Menurut
Wursanto (2001) menyatakan bahwa “system Penyimpanan adalah rangkaian tata
cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan
warkat-warkat, sehigga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara cepat.”
2.
Tujuan Sistem Penyimpanan
a. Agar dokumen dapat disimpan dan
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
b. Menunjang terlaksananya penyusutan
arsip dengan efektif dan efisien.
c. Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar
setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu
tempat tertentu, baik dalam kelompok, subjek, daerah, maupun bersamaan.
d. Memudahkan pencarian arsip, jika
sewaktu-waktu diperlukan.
3.
Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan
Dokumen
a.
System Abjad
Penyimpanan
arsip dengan menggunakan system abjad berarti semua arsip/dokumen diatur
berdasarkan abjad nama orang, organisasi, atau kantor. Berdasarkan kebiasaan,
dalam system abjad diambil dari abjad pertama nama si pengirim atau penerima
surat. System abjad cocok digunakan untuk criteria dokumen yang ditangani
menyangkut tentang kepegawaian. Arsip
kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai.
Untuk mengindeks nama orang atau badan dalam rangka pemberian kode abjad,
digunakan pedoman sebagai berikut.
1) Nama orang yang tidak menggunakan
nama keluarga atau nama warga, diindeks seperti nama yang tertera. Misalnya
Suparman, diindeks dengan kode S.
2) Nama orang yang didahului dengan
nama singkatan, sedangkan singkatan itu tidak diketahui kepanjangannya maka
diindeks atas nama yang sudah jelas. RB. Suryono, diindeks dengan kode S.
3) Nama orang yang didahului nama
singkatan (kependekan) yang pada umumnya orang mengetahui kepanjangannya, maka
diindeks setelah nama lengkapnya dicantumkan. Misalnya Moh. Hatta, diindeks
dengan kode M.
4) Nama orang yang menggunakan nama
marga, diindeks nama marganya lebih dahulu. Misalanya Abdul Haris Nasution,
diindeks dengan kode N.
5) Nama orang yang didahului nama
baptis, diindeks dengan nama aslinya lebih dahulu. Misalnya Cycilia Suparti,
diindeks dengan kode S.
6) Nama orang (laki-laki) yang
menggunakan nama orang tuanya, diindeks dengan nama orangtuanya terlebih
dahulu. Misalnya Tommy Soeharto, diindeks dengan kode S.
7) Nama orang (wanita) yang diikuti
nama orangtuanya, diindeks dengan nama aslinya terlebih dahulu. Misalnya Suti
Karno, diindeks dengan kode S.
8) Nama orang (wanita) yang diikuti
nama suaminya, diindeks dengan nama suaminya lebih dahulu. Misalnya Ny. Endang
Prayogo, diindeks dengan kode P.
9) Nama orang yang menggunakan gelar,
baik gelar kesarjanaan maupun keturunan serta gelar-gelar yang diindeks nama
aslinya terlebih dahulu. Misalnya Drs. Hartono, diindeks dengan kode H.
10) Nama badan usaha, diindeks seperti
urutan yang tertulis. Misalnya PT. INDATEX, diindeks dengan kode I.
11) Nama badan usaha atau perusahaan
yang menggunakan nama orang, maka nama orang diindeks terlabih dahulu. Misalnya
Toko Sri Rahayu, diindeks dengan kode S.
12) Nama badan-badan atau
instansi-instansi, akan diindeks dengan nama yang menjadi pokok kegiatannya.
Misalnya Dinas Pertanian, diindeks dengan kode P.
13) Nama – nama singkatan suatu
organisasi, diindeks dengan mendahulukan pengenal pokok dari nama tersebut.
Misalnya IDI (Ikatan Dokter Indonesia), diindeks dengan kode D.
14) Nama – nama dengan menggunakan ejaan
lama, akan diindeks berdasarkan ejaan baru. Misalnya Oemar Bakri, diindeks dengan kode U.
15) Nama-nama yang yang menggunakan
angka, dianggap tertulis dengan huruf. Misalnya 5 sekawan, diindeks dengan kode
L.
Keuntungan
system abjad antara lain, yaitu sebagai berikut
1) Dapat langsung menempatkan berkas
pada tempat penyimpanannya.
2) Petunjuk penataan berkas sederhana
dan mudah dipahami.
3) Tunjuk silang sangat mudah
diterapkan.
4) Kesalahan berkas mudah dicek di
tempat berkas dengan abjad yang sama.
5) Biaya pelaksanaannya lebih murah.
6) Dokumen yang berasal dari satu nama
(nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.
7) Surat masuk dan pertinggal surat
keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
8) Pencarian dokumen dapat dilakukan
secara langsung melalui nama-nama pengirim surat, tanpa menggunakan indeks.
9) Mudah dikerjakan dan cepat dalam
penemuan.
Kerugian
system abjad, antara lain:
1) Ada kemungkinan salah penempatan
berkas jika tidak mengikuti aturan.
2) Mudah mengubah beberapa alphabet
dalam surat.
3) Tunjuk silang yang berlebihan akan
membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
4) Pemberian label pada folder memakan
banyak tenaga.
Prosedur
penyimpanan dokumen menurut system abjad antara lain;
1) Penampungan
2) Penelitian
3) Pengindeksan
4) Pengkodean
5) Penyortiran
6) Penyimpanan
b.
System Nomor
Pada
system ini yang dijadikan kode adalah menggunakan urutan angka-angka sebagai
pedoman untuk mengaturnya dan nomornya ditentukan sendiri oleh unit organisasi
yang bersangkutan. Dalam system penyimpanan ini terdapat dua metode
penyimpanan, yaitu system terminal digit dan system klasifikasi decimal atau
yang sering disebut system dewey.
1) System terminal digit
Pada
system ini arsip yang dibuat dan yang diterima yang memiliki dua nomor akhir
yang sama disimpan pada tempat yang sama. Beberapa ketentuan yang perlu
diperhatikan antara lain sebagai berikut;
a) Filling cabinet yang digunakan
memiliki 10 laci.
b) Guide yang tersedia 100, yang akan
ditempatkan di tiap laci sebanyak 10.
c) Jumlah map (folder) sebanyak 1000
eks.
d) Nomor kode dibagi dalam 3 unit,
sebagai berikut;
-
Unit
pertama adalah 2 nomor dari belakang yang menunjukkan nomor laci dan nomor
guide.
-
Unit
kedua dari nomor berikutnya yang menunjukkan nomor map.
-
Unit
ketiga, adalah nomor sisa, yang menunjukkan nomor surat yang disimpan.
-
Misalnya
11435, berarti
Unit I = menunjukkan
nomot laci dan nomor guide.
Unit II 4 menunjukkan
nomor map.
Unit III 11 =
menunjukkan nomor surat.
2) System klasifikasi decimal atau
system Dewey
a) Merancang daftar klasifikasi nomor
Daftar
ini memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat di dalam kantor /
perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
b) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
c) Menyimpan surat
Klasifikasi
masalah untuk kegiatan utama yang sebanyak 10 masalah utama, masing-masing
kelas utama dibagi menjadi 10 divisi, selanjutnya masing-masing divisi dibagi
menjadi 10 seksi. Sehingga system klasifikasi ini terdiri dari 10 kelas utama,
100 kelas divisi, dan 1.000 kelas seksi.
Contohnya;
000
…………………… Ilmu Pengetahuan Sosial
010
Ekonomi
011
Akuntansi
Artinya
000
merupakan pembagian utama
010
merupakan pembagian pembantu/divisi
011
merupakan pembagian lanjutan/seksi
Kelebihan
system nomor ini antara lain;
a) Penyimpanan lebih teliti, cermat dan
teratur
b) Penyimpanan dapat lebih cepat dan
tepat.
c) Sederhana dan mudah dilaksanakan.
d) Dapat dipakai untuk segala macam
surat/warkat/dokumen.
e) Nomor dokumen dapat dipergunakan
sebagai referensi dalam korespondensi.
f) Nomor map atau dokumen dapat
diperluas tanpa batas.
Kelemahan
system nomor ini adalah;
a) Lebih banyak waktu dipergunakan
untuk mengindeks.
b) Banyaknya map untuk surat-surat
beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan
c) Perlu ruangan yang luas dan memadai
untuk menyimpan arsip yang banyak.
c.
System tanggal
System
tanggal merupakan penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun
yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau
file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian,
mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan. System tanggal
adalah system penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima
(untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Contohnya
kode 031283 (menyatakan tanggal 03, bulan desember, tahun 1983).
Prosedur
yang diperlukan untuk system penyimpanan ini antara lain;
1) Perlengkapan yang diperlukan;
a) Fillinf cabinet (di depan laci
dicantumkan judul TAHUN)
b) Guide sebanyak 12 buah
(masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali)
2) Pembagian system tanggal,
a) Pembagian utama menggambarkan tahun
(judul Laci)
b) Pembagian pembantu menggambarkan
bulan (judul guide)
c) Pembagian kecil menggambarkan
tanggal (judul folder)
3) Susunan guide dan folder dalam
fiilling cabinet
a) Laci menggambarkan TAHUN
b) Guide menggambarkan BULAN
c) Folder menggambarkan TANGGAL
4) Menetapkan kode surat sebelum
disimpan
5) Mencatat surat pada kartu kendali
6) Menyimpan surat
Kelebihan
system tanggal;
a) Cocok untuk pengolah yang
kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo
b) Sederhana dan mudah diterapkan
karena tanpa klasifikkasi
Kekurangan
system kronologis atau system tanggal
a) Akan terjadi kesulitan dalam
penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal arsip.
b) Orang sering lupa dengan tanggal
surat terutama tanggal penyimpanan.
c) Tidak semua unit pengolahan dalam
organisasi itu cocok menerapkan system ini.
d) Agar mudah mengatur letak arsip
dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100% tetapi harus
ditambahkan dengan kode abjad.
Jenis
jenis peralatan dan perlengkapan yang
digunakan untuk penyimpanan arsip system tanggal antara lain;
1) Filling cabinet
2) Guide
3) Hanging folder, jumlah hanging
folder yang dibutuhkan adalah sebanyak hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci
hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hangingfolder sebanyak jumlah hari dari
2-3 bulan tersebut.
4) Kartu indeks, diperlukan sebanyak
jumlah dari jenis arsip yang disimpan.
d.
System Wilayah
Dalam
system ini, susunan dokumen arau arsip diatur berdasarkan judul
nama/wilayah/daerah. Arsip arsip yang akan disimpan penyusunannya diatur
menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Arsip yang
termasuk dalam satuan wilayah dihimpun
dalam satu berkas, kemudian diurutkan menurut abjad. Abjad yang dipergunakan
diambil dari huruf pertama nama masing-masing wilayah atau daerah. Misalnya
Provinsi, Kotamadya/Kabupaten, kecamatan, pulau, ibukota provinsi dan
sebagainya.
Contoh :
a) Berdasarkan pulau dan kepulauan
besar (Bali, Jawa, Kalimantan dll)
b) Berdasarkan provinsi (Jawa Tengah,
Jawa Timur, dll)
c) Berdasarkan ibu kota provinsi
(Semarang, Jakarta, Denpasar, dll)
d) Berdasarkan Kota (Solo, Bandung,
Blitar, Tegal, dll)
e) Berdasarkan Negara (Indonesia,
India, Amerika, Australia, dll)
Kelebihan
system wilayah
a) Mudah mencari keterangan bila letak
wilayah telah diketahui
b) Apabila terjadi
penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera diketahui
Kekurangan
system wilayah
a) Kemungkinan besar terjadi salah
penyimpanan, apabila petugas tidak
memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
b) Harus mengetahui letak
geografi//wilayah meskipun dalam surat
tidak dicantumkan secara lengkap.
c) Perlu adanya guidance/semacam buku
petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan
tanggung jawab masing-masing cabang.
e.
System Subjek
Sistematika
penyimpanannya adalah sebagai berikut; pembagian utama menunjukkan lacinya,
pembagian pembantu menunjukkan guide-nya, pembagian lanjutan menunjukkan
map-nya. Misalnya untuk surat cuti tahunan dapat disimpan pada map dengan judul
“cuti tahunan”, map ini berada di belakang guide “Cuti” dan disimpan pada Laci
“Kepegawaian”.
Kelebihan
system subjek
1) Mudah mencari arsip bila
keterangannya diketahui
2) Dapat dikembangkan dengan tidak
terbatas judul dan susunannya.
Kelemahan
system subjek
1) Sulit mengklasifikasi apabila
terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
2) Kurang cocok untuk bermacam jenis
surat.
Langkah-langkah
pembuatan klasifikasi masalah
1) Pahami tugas pokok dan fungsi utama
yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
2) Identifikasilah masalah pokok yang
sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga.
3) Bagilah setiap pokok masalah menjadi
subpokok masalah utama.
4) Berilah kode pada pokok masalah
utama, sub dari pokok masalah utama, dan sub dari subpokok masalah utama.
4.
Prosedur Penyimpanan Arsip
a.
Memeriksa
Surat atau
dokumen lainnya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang
sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap simpan, biasa
disebut juga dengan istilah releasemark, baik dalam bentuk stempel, paraf, atau
tanda file lainnya yang perlu diteliti oleh petugas.
b.
Mengindeks
Indeks
adalah suatu tanda pengenal berkas atau judul berkas. Mengindeks adalah proses
menemukan kata tangkap (caption) dari
suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Fungsi indeks yaitu
untuk membedakan antara berkas yang satu dengan berkas yang lainnya, serta
untuk mempermudah dalam penemuan dan
penyimpanan arsip. Penulisan indeks biasanya disesuaikan dengan klasifikasi
arsip, namun dapat dibuat berdasarkan Indeks Nama Orang atau Indeks Nama
Organisasi. Tata cara penulisan Indeks Nama Orang, ada dua yaitu;
1) Straight order
Contoh;
Dr. Achmad Sagalana diindeks
menjadi Achmad, Sagalana, Dr
2) Indexing order
Contoh
: Dr. Achmad Sagalana diindeks menjadi Sagalana, Achmad, Dr
c.
Mengode
Kode
klasifikasi arsip maksudnya adalah penggolongan dan pengelompokkan arsip berdasarkan
persamaan masalah yang terkandung dalam arsip. Mengkode adalah member tanda
pada surat dengan cara menuliskan kata kata di atas surat yang bersangkutan
dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat
sesuai dengan subjek yang benar. Fungsi penulisan kode klasifikasi arsip adalah
untuk mempermudah penyimpanan dan temu kembali arsip dengan cepat dan tepat
jika diperlukan.
d.
Menyortir
Menyortir
adalah mengelompokkan surat-surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan
penempatannya di tempat penyimpanan , dengan adanya penyortiran, surat-surat
disimpan bergiliran kelompok demi kelompok.
e.
Menempatkan
Dalam
ystem subjek mengelompokkan arsip atau dokumen
berdasarkan subjek atau pokok masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk
map, laci lemari arsip, map ordner, rak arsip dan lain-lain sarana penyimpanan
arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, kelas,
sub-kelas, sub-subkelas tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan yang
simpan dengan pengelompokkan yang lebih rinci.
5.
Peralatan dan Sarana Penyimpanan
a.
Map
b.
Folder
c.
Guide
d.
Filling
cabinet
e.
Lemari
arsip
f.
Rak
arsip
g.
Rotary
(alat penyimpanan berputar) adalah alat penyimpanan berputarsehinggag dalam
penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.
h.
Cardex
(car Indeks) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat,
arsip atau kartu dengan menggunakan
laci-laci yang mudah ditarik keluar memanjang. Biasanya digunakan untuk
menyimpan kartu kendali.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar