XI HUMAS BAB VII PENYUSUNAN PESAN BIDANG KEHUMASAN

 Informasi adalah sebuah komponen-komponen pesan yang dipertukarkan dalam komunikasi yang berfungsi untuk menambahkan pengetahuan dan wawasan. Orang melakukan banyak cara untuk bisa mendapatkan informasi yang mereka inginkan. Masyarakat sangat membutuhkan informasi sehingga informan harus dapat menyampaikan informasi secara tepat. Dalam menyampaikan informasi tentunya harus memiliki sistematika dalam penyusunan pesan agar informasi yang disampaikan dapat tersalurkan dengan baik. Urutan system penyusunan yang baik, yaitu adanya perhatian, kebutuhan, pemuasan, visualisasi dan tindakan.

 

A. Tahap-Tahap Penyusunan Pesan

1.  Perencanaan

Dalam fase ini dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan media yang akan digunakan.

Perencanaan pesan meliputi beberapa hal berikut:

a.  Penetapan tujuan

Tujuan komunikasi dalam suatu organisasi/perusahaan adalah untuk:

1)    Memberi informasi

2)    Melakukan persuasi

3)    Melakukan kolaborasi

 

Tujuan tersebut perlu diuji. Cara untuk menguji tujuan tersebut dapat dilakukan dengan memperhatikan hal hal di bawah ini.

1)    Apakah tujuan tersebut realistis?

2)    Apakah waktunya tepat?

3)    Apakah orang yang menyampaikan pesan sudah tepat?

4)    Apakah tujuan selaras dengan visi dan misi organisasi/perusahaan?

 

b.  Analisis tujuan

Analisis audiens meliputi siapa, bagaimana latar belakang, usia, pendidikan, jenis kelamin, minat dan apa yang ingin mereka ketahui.

 

c.   Penentuan ide pokok

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan teknik curah pendapat (brainstorming) dalam bentuk hal-hal berikut:

1)    Story teller’s tour, yakni mendengarkan dan menelaah pesan-pesan yang disampaikan, rasionalitas, nada, dan implikasinya.

2)    Rrandom list, yakni menuangkan ide dalam tulisan, memilih dan memilah bagian-bagian penting.

a)    FCR (finding, conclusion, recommendation) worksheet, yaitu memanfaatkan lembar kerja, untuk menjelaskan temuan, simpulan, dan rekomendasi.

b)    Journalistic approach (who, what, when, where, why, how),  yaitu menggunakan 5w+1H untuk menjelaskan ide pokok.

c)    Question and answer chain, yaitu melihat dari perspektif audiens melalui pengajuan pertanyaandan memperhatikan jawaban.

 

d.  Pemilihan saluran dan media

Pesan-pesan harus disampaikan melalui dua saluran, yaitu lisan (oral) dan tertulis (written).

1)    Bentuk-bentuk pesan lisan; percakapan interpersonal, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, diskusi kelompok, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, presentasi dan lainnya.

2)    Bentuk-bentuk pesan tertulis; surat, memo, proposal, laporan, dan sebagainya.

 

2.  Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, dan paragraph serta memilih ilustrasi untuk mendukung ide pokok bahasan.

 

3.  Revisi

Proses penalaahan kembali terhadap substansi dan struktur pesan yang telah direncanakan agar menjadi lebih efektif.

 

B. Model Penyusunan Pesan

            Model penyusunan pesan yang bersifat informative lebih banyak ditunjukkan pada perluasan wawasan atau pengetahuan dan kesadaran khalayak. Prosesnya lebih bersifat diffuse (menyebar), sederhana, jelas, dan tidak banyak menggunakan jargon-jargon yang kurang popular di kalangan masyarakat.

            Ada empat macam penyusunan pesan bersifat informative, yang dijelaskan sebagai berikut;

1.    Space order, yakni penyusunan pesan berdasarkan kondisi tempat atau ruang.

2.    Time order, yakni penyusunan pesan berdasarkan waktu.

3.    Deductive order, yakni penyusunan pesan dari umum ke khusus

4.    Inductive order, yakni penyusunan pesan dari yang khusus ke umum

 

Model pengelolaan pesan yang bersifat persuasif memiliki tujuan untuk mengubah persepsi, sikap dan pendapat khalayak. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam penyusunan yang memakai teknik persuasi, yang dijabarkan sebagai berikut.

1.    Fear appeal, yakni metode penyusunan atau penyampaian pesan dengan menimbulkan rasa ketakutan pada khalayak.

2.    Emotional appeal, yakni penyusunan atau penyampaian pesan dengan berusaha menggugah emosional khalayak.

3.    Reward appeal, yakni penyusunan atau penyampaian  pesan dengan menawarkan janji-janji pada khalayak.

4.    Motivational appeal, yakni penyusunan atau penyampaian pesan yang dibuat bukan karena janji-janji, melainkan disusunkan untuk menumbuhkan internal psikologis khalayak.

5.    Humorious appeal, yakni penyusunan atau penyampaian pesan yang disertai dengan gaya humor.

 

Ada beberapa teori yang berhubungan dengan  model penyusunan pesan. Teori-teori yang berhubungan dengan model penyusunan pesan ini adalah teori perencanaan dan teori logika penyusunan pesan.

1.    Teori Perencanaan

Teori perencanaan dikemukakan oleh Charles Berger untuk menjelaskan proses yang dilalui dalam merencanakan perilaku komunikasi untuk mencapai tujuan. Rencana-rencana tersebut meerupakan gambaran dari langkah-langkah yang akan diambil seseorang untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, perencanaan adalah proses rencana tindakan yang harus dikomunikasikan untuk mencapai tujuan.

 

2.    Teori Logika Penyusunan Pesan

Teori ini dikemukakan oleh Barbara O’Keefe dalam tesisnya yang menyatakan bahwa manusia berfikit dengan cara yang berbeda tentang komunikasi dan pesan serta mereka menggunakan logika yang berbeda dalam memutuskan apa yang dikatakan kepada orang lain.

O’Keefe menggarisbawahi tiga logika penyusunan pesan sebagai berikut;

a.    Logika Ekspresif

Logika ekspresif adalah komunikasi untuk mengungkapkan perasaan dan pemikiran sendiri. Pesan-pesan dalam cara ini bersifat terbuka dan reaktif. Dengan adanya sedikit perhatian pada lebutuhan atau keinginan orang lain.

 

b.    Logika Konvensional

Logika konvensional memandang komunikasi sebagai sebuah permainan yang dimainkan dengan peraturan. Logika ini bertujuan untuk menyusun pesan-pesan yang sopan, tepat, dan didasarkan pada aturan-aturan yang diketahui setiap orang.

 

c.    Logika Retoris

Logika retoris memandang komunikasi sebagai sebuah cara perubahan aturan melalui negosiasi. Pesan-pesan yang disusun dengan logika ini cenderung luwes, berwawasan, dan terpusat pada seseorang. Mereka cenderung menerangkan kembali situasi sehingga tujuan yang beragam tersebut termasuk persuasi dan kesopanan tergabung dalam sebuah kesatuan yang kuat.