A. MEMAHAMI TATA RUANG (OFFICE LAYOUT)
Tata
ruang kantor (office layout) merupakan
suatu cara pengelolaan tata ruang kantor sehigga dapat memudahkan pekerjaan
kantor menjadi efektif dan efisien. Tata ruang kantor yang baik tentu harus
memperhatikan beberapa aspek dan teknik. Adanya masalah efisiensi pemanfaatan
ruang dan lantai tempat kerja sangat berkaitan dengan tata ruang kantor. Hal
tersebut tidak dapat dipisahkan dari letak susunan ruangan atau unit kerja yang
lain dari seluruh bagian.
Tata
ruang kantor (office layout) adalah
suatu tindakan mengatur dan menata letak perlengkapan dan perabot kantor di
dalam ruang serta lantai kerja yang tersedia dengan seefisien mungkin. Hal ini
dilakukan demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya
bagi setiap karyawan.
Tata ruang kantor secara keseluruhan memiliki tujuan akhir, yaitu;
a. Guna memperlancar komunikasi
b. Memudahkan koordinasi dan pengawasan
c. Pada umumnya melakukan peningkatan
efisiensi kerja.
2. Asas Tata Ruang Kantor (Office Layout)
a. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
Asas ini
diterapkan untuk meminimalkan ruang kosong, baik secara horizontal maupun
secara vertical.
b. Asas mengenai perubahan susunan tempat
kerja
Ruangan dapat
diatur atau dapat diubah setiap waktu merupakan ruangan yang baik.
c. Asas mengenai jarak terpendek
Ruangan yang
terbaik adalah suatu pengaturan yang memungkinkan proses penyelesaian suatu
pekerjaan menempu jarak yang sependek mungkin. Dengan demikian, mencegah
penghamburan tenaga maupun waktu kerja.
d. Asas mengenai rangkaian kerja
Yakni
penempatan orang maupun barang atau alat menurut rangkaian yang sejalan dengan
urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Suatu pekerjaan sebaiknya
bergerak maju dan tidak bergerak mundur atau menyilang.
3. Manfaat Tata Ruang Kantor
a. Adanya pengelolaan perubahan
b. Produktivitas dapat meningkat
c. Peralatan dapat digunakan secara efektif
d. Memperlancar proses jalannya pekerjaan
e. Semangat kerja akan meningkat
f.
Keberhasilan
bisnis dapat dipengaruhi
g. Pengawasan dapat difasilitasi
Menurut Drs The
Liang Gie manfaat tata ruang yang baik sebagai berikut;
a. Mudah dilaksanakan pengawasan
b. Menciptakan suasana kerja yan
menyenangkan
c. Pencegahan penghamburan tenaga dan waktu
para pegawai
d. Adanya jaminan kelancaran proses
pekerjaan yang bersangkutan
e. Pencegahan para pegawai bagian lain
terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
f.
Adanya
kemungkinan pemakaian ruangan secara efisien.
4. Tujuan
Tata Ruang Kantor
a. Menciptakan kesan yang baik mengenai
suatu organisasi dari relasi dan tamu yang datang.
b. Jarak yang terpendek dapat ditempuh saat
pelaksanaan melakukan pekerjaan
c. Setiap gerakan karyawan dari meja ke meja
diberikan kemudahan yang besar
d. Kemungkinan saling mengganggu antara
karyawan dengan karyawan lainnya dapat dihindari.
e. Seluruh ruangan dapat digunakan dengan
baik
f.
Adanya
pemisahan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan mengganggu dari pekerjaan
yang sunyi.
g. Bagi arus komunikasi dan arus kerja
diberikan kemudahan yang optimum.
h. Bagi setiap orang diberikan kondisi kerja
yang baik.
i.
Seorang
manajer dimuudahkan dalam hal pengawasan sehingga staf yang sedang bekerja
dapat dilihat.
5. Syarat Penerapan Tata Ruang Perusahaan
a. Adanya pihak luar yang mengunjungi kantor
yang bersangkutan mendapat kesan yang baiik tentang organisasi itu.
b. Penyusunan tempat kerja dapat dipergunakan
untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu diperlukan.
c. Untuk keperluan pekerjaan, maka segenap
ruang sebaiknya dipergunakan secara efisien.
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para
pegawai harus dapat terpelihara.
e. Adanya pengawasan terhadap pekerjaan
dapat berlangsung secara memuaskan.
f.
Dalam
proses pelaksanaannya, pekerjaan di kantor harus dapat menempuh jarak yang
sependek mungkin,
g. Suatu rangkaian aktivitas tata usaha
harus dapat mengalir secara lancar.
B. METODE PENGELOLAAN TATA RUANG KANTOR
1.
Tata ruang kantor terbuka
Tata ruang
kantor terbuka (open plan offices)
merupakan penataan ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa
pegawai yang bekerja bersama-sama di ruangan tanpa dipisah oleh penyekat.
Ada beberapa
keuntungan memiliki tata ruang kantor
terbuka, yaitu
a. Suatu pengawasan akan lebih mudah
dilakukan
b. Memudahkan dalam komunikasi dan
koordinasi kerja antarpegawai.
c. Penggunaan penerangan dan peralatan kerja
akan lebih hemat.
Kelemahan
memiliki tata ruang kerja terbuka, sebagai berikut;
a. Adanya kemungkinan timbulnya atau
terjadinya kegaduhan atau kebisingan
b. Sulitnya seorang pegawai untuk melakukan
pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
 |
| Tata ruang kantor terbuka |
2.
Tata ruang kantor tertutup
Tata ruang
kantor tertutup (close plan offices)
ialah ruangan untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
Ada beberapa keuntungan dari tata ruang
tertutup ini, yaitu ;
a. Akan lebih terjamin atau terlindunginya
suatu pekerjaan yang bersifat rahasia.
b. Adanya penambahan kewibawaaan agar status
pejabat selalu terpelihara
c. Lebih terjaminnya konsentrasi kerja.
Ada beberapa
kelemahan dalam tata ruang kantor yang tertutup, yaitu sebagai berikut;
a. Memerlukan biaya yang lebih besar untuk
biaya pemeliharaan ruang, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya.
b. Adanya pemakaian ruang kurang luwes jika
ada perubahan dan perkembangan organisasi.
c. Tidak lancarnya komunikasi langsung
antarpegawai sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
 |
| Ruang kantor tertutup |
3.
Tata ruang kantor berhias atau
bertaman/berpanorama (Landscape offfice)
Ruang untuk
bekerja dihiasi oleh taman, dekorasi, dan sebagainya. Dengan adanya bentuk
ruangan ini, diusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran lebih nyaman, dan
menimbulkan kesan seperti;
a. Benar-benar merupakan lingkungan yang
nyaman dan menyenangkan
b. Merupakan lingkungan yang ekonomis dalam
pemanfaatan ruangan
c. Terciptanya pemandangan alam terbuka.
Ada beberapa
kkeuntungan tata ruang berpanorama, yaitu;
a.
Dapat
mengurangi atau menghindari kebisingan atau kegaduhan
b.
Dapat
meningkatkan produktivitas kerja
c.
Semua
pegawai akan merasakan nyaman dan betah dalam bekerja.
Kerugian dalam
menggunakan tata ruang model ini sebagai berikut;
a.
Dalam
pembuatan maupun perawatan tata ruang ini memerlukan biaya cukup tinggi
b.
Tidak
mudah dan mahalnya tenaga ahli yang diperlukan.
 |
| Tata ruang kantor berpanorama |
C. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1.
Standar Ruang Kantor
Persyaratan
lingkungan fisik harus dimiliki oleh setiap kantor yang harus diperhatikan dan
setiap manajer perkantoran yang modern harus mengatur dengan sebaik-baiknya. Ada
beberapa standar yang dimiliki oleh setiap ruang kantor, seperti berikut ini;
a. Suhu udara harus dipertahankan minimum
16C – 61F
b. Ventilasi
c. Kebersihan, bangunan, sarana dan
prasarana terjaga kebersihannya
d. Fasilitas kesehatan
e. Fasilitas cuci
f.
Air
minum
g. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal
dengan pegawai
h. Tempat duduk
i.
Lantai,
gang, dan tangga
j.
Penerangan
cahaya
k. Tempat pakaian
l.
Mesin
m. Beban berat
n. Penjagaann kebakaran
o. Pemberitahuan kecelakaan
p. Pertolongan pertama
2.
Perencanaan Tata Ruang Kantor
a. Perencanaan udara
Udara yang
bersih menjadi kebutuhan yang sangat vital bagi semua orang. Tingkat
Produktivitas akan dapat ditingkatkan dan efisiensi dapat dimaksimalkan, jika
tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan. Ada beberapa usaha yang bisa dilakukan
untuk memperbaiki kualitas udara untuk ruangan kantor, sebagai berikut;
1) Pengaturan suhu udara dalam ruang kerja
dengan alat AC atau kipas angin
2) Adanya usaha yakni sebanyak mungkin
peredaran udara dalam ruangan kerja
3) Pengaturan pemakaian AC dan kipas angin
oleh para pekerja.
b. Perencanaan cahaya
Penerangan yang
cukup dan tepat dapat meningkatkan efisiensi kerja para pegawai dalam bekerja.
Pegawai dapat bekerja lebih cepat, mata menjadi tidak cepat lelah dan
meminimalisir kesalahan. Ruangan yang terlalu gelap atau terlalu terang tidak
baik untuk bekerja.
Berikut
parameter yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas pencahayaan di raungan kantor;
1) Visibility, seorang pegawai harus dapat
melihat dengan rasa nyaman dan jelas.
2) Focus, suatu pencahayaan harus dapat
membuat seorang pegawai melakukan pemusatan perhatiannya dalam melaksanakan
tugas yang diembannya dengan membuat terang tempat kerjanya.
3) Image, menimbulkan kesan dengan
pencahayaan yang tepat
c. Perencanaan warna
Warna yang
diterapkan pada dinding kantor dapat berpengaruh dengan kondisi kejiwaan
pegawai. Selain itu, warna yang tepat juga akan dapat mencegah kesilauan yang
mungkin muncul. Ada tiga warna pokok yang bisa dterapkan seperti berikut;
1) Warna Merah menggambarkan panas dan
kegembiraan dan dapat menimbulkan emosi.
2) Warna Kuning menggambarkan kehangatan
matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira.
3) Warna biru, menggambarkan kelembutan
langit dan samudera, menyejukkan keleluasaan dan ketentraman. Pengaruh warna
biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
d. Perencanaan suara
Penataan ruang
perlu diperhatikan terhadap gangguan suara yang mungkin timbul, baik dari
peralatan kantor, area sekitar maupun dari pegawai yang bekerja. Kebisingan
dapat mengurangi efisiensi kerja pegawai. Cara yang dapat diterapkan untuk
meredam kegaduhan ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan penyerap suara atau kedap
suara.
3.
Prosedur Penyusunan Tata Ruang Kantor
a. Membuat denah kantor dalam ukuran skala,
pintu masuk, jendela dan pilar Gedung.
b. Mempelajari pekerjaan (jenis, proses,
urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
c. Menentukan letak meja kerja, lemari,
mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja
kerja.
d. Memindahkan atau menghapus dan
menggambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya
harus memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.
4.
Menata Meja Kerja Kantor
a. Penyusunan meja kerja sebaiknya menurut garis
lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling tolak
belakang atau dengan posisi beradu punggung.
b. Penyusunan meja kerja dapat terdiri atas
beberapa baris pada ruang yang terbuka atau relatif besar
c. Perlu disediakan jarak antara meja dan
blok suatu baris dengan baris lainnya untuk lalu lintas personil, atasan,
maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
d. Adanya lebar lorong di antara blok
sekitar 120 cm dan lorongg antar baris dengan baris berikutnya 80 cm.
e. Meja untuk pimpinan dalam ruang terbuka
ditempatkan di belakang menghadap searah dengan personil datau di depan
personil berhadapan dengan personil.
f.
Penempatan
pimpinan suatu unit kerja pada ruang terbuka
ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
g. Penempatan personil disesuaikan dengan
jenis pekerjaannya.
h. Pegawai yang menggunakan alat kerja yang
menimbulkan suara bising ditempatkan pada tempat yang meredam suara atau jauh
dari personil lainnya yang memerlukan konsentrasi yang tinggi.
5.
Merancang Tata Ruang Kantor
a. Dalam ruangan tersebut mencakup jenis
atau bidang pekerjaan
b. Penempatan bidang pekerjaan menyesuaikan
urutan-urutan kegiatannya
c. Dalam jenis atau bidang pekerjaan
tersebut, banyak personil/pegawai yang terlibat.
d. Adanya tata letak atau penempatan personil/pegawai
yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e. Adanya penerangan atau pencahayaan yang
baik
f.
Ventiilasi
yang memadai (pertukaran udara)
g. Ada hal-hal yang dianggap penting, yakni
misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar