A. MENGEVALUASI PENGELOLAAN ARSIP
1.
Standar
Kegiatan Pengelolaan Arsip
a. Kegiatan
Penciptaan
Merupakan suatu proses pembuatan dan
penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar (mailhandling), baik menggunakan system
buku agenda maupun system kartu kendali (system pola baru).
b. Kegiatan
Penyimpanan (Filling) dan Penemuan
Kembali (Finding)
Kegiatan penyimpanan (filling) adalah
kegiatan yang dimulai dengan dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan
tanda disposisi dep (deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai
penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukkan ke dalam
filling cabinet.
Kegiatan penemuan kembali (finding)
adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan arsip dari pihak lain,
mengidentifikasikan masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada
daftar klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpanannya
sesuai dengan kode simpannya.
c. Kegiatan
Penyelamatan
Kegiatan penyelamatan di sini maksudnya
penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, atau hal-hal
lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip. Kegiatan tersebut terdiri
dari kegiatan berikut
1) Pengamanan,
yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi atau informasi tidak diketahui oleh
orang-orang yang tidak berhak.
2) Pemeliharaan,
yaitu kegiatan yang menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak, dengan
kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadinya kerusakan
arsip (preventif).
3) Perawatan,
yaitu kegiatan memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan
kembali, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi
kerusakan pada arsip yang bertalian (represif).
d. Kegiatan
Penyusutan
Kegiatan penyusutan adalah kegiatan
mengurangi jumlah arsip yang disimpan. Terutama arsip arsip yang telah hilang
nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan memiliki nilai guna tinggi,
kegiatan penyusutan arsip ini meliputi;
1) Pemeliharaan
atau pemindahan adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering
atau sudah jarang atau bahkan tidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut
dipindahkan penyimpanannya ke unit sentral.
2) Pemusnahan,
adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai
gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang
benar-benar masih dipergunakan.
3) Penyerahan,
adalah suatu kegiatan menyerahkan suatu arsip yang memiliki nilai guna
kebangsaan (arsip statis) ke arsip nasional pusat atau arsip nasional daerah
tingkat I masing-masing provinsi.
2.
Tujuan
Pengelolaan Arsip
a. Memelihara
arsip dengan baik
b. Menyimpan
warkat dengan system yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat
dan tepat pula.
c. Menyediakan
tempat penyimpanan yang memadai
d. Menjamin
keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya
e. Memberikan
pelayanan peminjaman warkat dengan baik.
3.
Pola
Kerja Pengelolaan Arsip
a. Pola
sentralisasi
1) Penyimpanan
arsip
a) Bagian
pemilik arsip menyerahkan pada bagian secretariat atau tata usaha
b) Secretariat
menyerahkan ke bagian arsiparis
c) Arsip
disetor lalu diteliti dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar
klasifikasi.
d) Arsip
dicatat pada kartu kendali (rangkap 3) dan arsip disimpan sesuai kode
penyimpanan
e) Satu
lembar kartu kendali diberikan kepada kepala tata usaha
f) Satu
lembar kartu kendali diberikan kepada pemilik arsip
g) Pemilik
arsip setelah menerima kartu kendali akanmembuat kartu indeks berdasarkan kartu
kendali tersebut. Kartu indeks adalah media untuk memudahkan pencarian kode
arsip.
h) Kartu
kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.
2) Pencarian
arsip
a) Bagian
pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali
b) Setelah
kode penyimpanan arsip ditemukan lalu dicatat kode arsip tersebut.
c) Ajukan
ke bagian tata usaha untuk mencari arsip
d) Bagian
tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimiliki, lalu menyampaikan pada
bagian arsiparis untuk dicari.
e) Bagian
arsiparis mencari
f) Setelah
ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip
g) Menyerahkan
pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip
h) Kepala
tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta tanda tangan
peminjaman arsip
i)
Bagian pemilik
arsip memberikan arsip kepada atasan.
b. Pola
desentralisasi
1) Penyimpanan
arsip
Pada pola ini arsip disimpan dan
ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga tidak melibatkan pihak
ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih efisien dan
efektif yaitu dengan cara;
a) Berkas
yang dinyatakan sebagai arsip disoortir agar diketahui apakah berkas tersebut
telah dinyatakan sebagai arsip atau belum.
b) Membaca
kembali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai dengan kode
yang dipergunakan lalu kemudian mencatat kode tersebut pada buku agenda surat
masuk atau agenda surat keluar.
c) Memberikan
kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis harus diindeks
terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)
d) Menyimpan
arsip sesuai system yang dipergunakan.
2) Pencarian
arsip
a) Mengidentifikasi
kode penyimpanan sesuai permintaan
b) Apabila
kode permintaan dan penyimpanan sama dapat dilakukan pencarian langsung
c) Apabila
kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat bantu pencarian
yaitu buku agenda surat
d) Lakukan
pencarian pada media penyimpanan
e) Bila
telah ditemukan, serahkan pada yang meminta arsip.
B.
MEMBUAT
LAPORAN HASIL EVALUASI KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP
Evaluasi terhadap kegiatan pengelolaan
arsip menjadi control kualitas kinerja pengelolaan itu sendiri. Mengelola arsip
memang hal yang mudah jika jumlahnya sedikit. Namun, jika jumlahnya sangat
besar diperlukan system pengelolaan yang baik dan benar demi mewujudkan kaidah
kearsipan secara normal.
1.
Paparan
Laporan Evaluasi
a.
Permasalahan
evaluasi
Apa yang dipermasalahkan dalam kegiatan
evaluasi perlu dijelaskan sebab setiap evaluasi adalah untuk menjawab suatu
permasalahan. Adanya kegiatan evaluasi dikarenakan adanya suatu permasalahan
yang ingin dipecahkan atau ingin dijawab.
Masalah evaluasi biasa mencakup
beberapa hal, seperti bagaimana rumusan masalah, latar belakang mengapa masalah
tersebut dipilih untuk dievaluasi, apa tujuan yang ingin dicapai dengan
mengevaluasi masalah tersebut, dan tinjauan teori/kepustakaan/hasil-hasil
evaluasi sebelumnya yang berkaitan dengan evaluasi tersebut. Dalam laporan
evaluasi pun perlu disertai penjelasan tentang letak tempat evaluasi
diselenggarakan.
b.
Metodologi
evaluasi
Untuk dapat menemukan dan memecahkan
atau menjawab masalah evaluasi diperlukan prosedur-prosedur yang bersifat
metodologis. Aspek metodologis dalam laporan evaluasi biasanya berisi
penjelasan tentang tipe pendekatan evaluasi yang digunakan (survey atau
sensus), tahap tahap evaluasi program, teknik-teknik untuk mencapai standar
(kredibilitas, konfirmabilitas, dependibilitas, dan transferabilitas, populasi
dan sampel evaluasi, metode pengumpulan data dan instrumentasi, serta strategi
analisis data.
c.
Hasil
evaluasi
Apabila data mengenai hal yang
dipermasalahkan dalam evaluasi telah
terkumpul, kemudian diolah dan dianalisis (menggunakan prosedur
statistic). Hasil pengolahan dan analisis disajikan sebagai hasil evaluasi.
Hasil evaluasi juga mencakup dimensi-dimensi yang bersifat konteks dari apa
yang dipermasalahkan pada suatu evaluasi.
d.
Kesimpulan
hasil evaluasi
Kesimpulan hasil evaluasi bersifat
lebih abstrak daripada data atau hasil evaluasi itu sendiri, dan bersifat menjawab
permasalahan evaluasi yang ada. Ia lazim diikuti pula dengan pemberian
saran-saran untuk evaluasi lebih lanjut.
2.
Susunan
Laporan
Laporan evaluasi tidak ubahnya seperti
laporan penelitian, di dalamnya terdapat beberapa sistematika poin yang dijabarkan.
Secara detail, susunan laporan evaluasi ddapat diuraikan sebagai berikut.
a.
Pendahuluan
1)
Latar belakang masalah
Bagian ini menguraikan latar belakang
empiris, misalnya berupa kasus ektual dan konseptual ideologis untuk
menunjukkan adanya permasalahan evaluasi.
2)
Rumusan masalah
Isinyaa mencerminkan misi pencarian
alternative rekomendasi yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan.
3)
Tujuan evaluasi
Tujuan evaluasi menggambarkan berbagai
alternative rekomendasi kebijakan yang diperlukan dan layak untuk memecahkan
permasalahan kebijakan.
4)
Manfaat evaluasi
Perumusan manfaat evaluasi harus dapat
menunjukkan sasaran strategi yang menjadi pusat perhatian evaluasi program.
5)
Batasan pengertian
Perlu menyertakan batasan pengertian
konsep kunci dari kegiatan evaluasi, agar evaluasi tidak menyebar terlalu luas.
b.
Kajian
Pustaka
1)
Mempertajam
permasalahan evaluasi
2)
Mendasari pengembangan
strategi, rancangan, dan model evaluasi
3)
Mendasari
instrumentasi dan penafsiran makna dari data yang akan diperoleh.
4)
Mendasari analisis dan
perumusan alternative kebijakan.
c.
Metodologi
Evaluasi
Metodologi evaluasi berbeda dengan
metodologi penelitian. Komponen yang penting dalam laporan tentang metodologi,
yaitu sebgai berikut
1) Cakupan
wilayah evaluasi
Bagian ini menunjukkan pembatasan cakupan
seberapa jauh dapat diberlakukan temuan evaluasi dan alternative
rekomendasinya.
2) Rancangan
evaluasi
Evaluasi dapat dilakukan dengan maksud
untuk menjadi dasar perumusan kebijakan, untuk menunjang implementasi
kebijakan, atau untuk mengetahui kinerja dan dampak dari kebijakan. Bab ini
melaporkan rancangan yang digunakan beserta penjelasannya.
3) Pengumpulan
data
Dalam rancangan harus jelas data apa
yang diperlukan dan atau dikumpulkan, masing-masing harus jelas sumber data,
metode serta instrument pengumpul datanya.
4) Triangulasi
Triangulasi merupakan suatu cara
memandang permasalahan/objek yang dievaluasi dari berbagai sudut pandang. Dapat
dipandang dari banyak metode atau sumber data. Tujuannya agar dapat melihat
objek evaluasi dari semua sisi. Dalam kaitannya, dengan luasnya data dab sumber
data, suatu evaluasi program juga dimungkinkan dilakukan secara sampling. Oleh
karena itu, harus jelas batas-batas populasi dari prosedur samplingnya, serta
mengingat kaidah sampling yang tepat.
5) Analisis
data
Cara analisis terdiri dari dua bagian
yaitu;
a) Analisis
untuk menghasilkan kesimpulan atas data empiris
b) Analisis
untuk menghasilkan alternative rekomendasi kebijakan
d.
Hasil
Evaluasi
1) Deskripsi
data
a) Penjelasan
singkat tentang hasil analisis yang didapatkan dan karakteristik lain tentang
konteks dari evaluasi program yang dilakukan.
b) Sajian
deskriptif dari masing-masing ubahan pokok yang menjadi focus evaluasi program.
2) Analisis
data dan pembahasan
a) Analisis
data sangat ditentukan oleh sifat evaluasinya. Untuk evaluasi formulasi
kebijakan alternative, untuk evaluasi implementasi kebijakan akan banyak
dilakukan eksplanasi fenomena yang memerlukan optimasi, sedangkan untuk
evaluasi hasil kebijakan akan banyak dilakukan evaluasi kinerja. Hasil serta
dampak yang positif maupun yang negatif diupayakan substansibilitasnya.
b) Pembahasan
merupakan upaya untuk memaknai semua temuan hasil analisis data, dari berbagai
perspektif seperti teoritis, teknis, legalistic, social cultural, dan
sebagainya.
3) Analisis
rekomendasi
Rekomendasi bersifat prospektif,
memandang informasi empiris sama pentingnya dengan nilai normative. Oleh karena
itu, bagian ini mencerminkan seberapa berat nilai dan informasi dari suatu
evaluasi. Pengajuan setiap alternative kebijakan dituntut dapat mengidentifikasikan
dan menguraikan tujuan, konsekuensi, biaya, kendala, dampak lanjutan atau
sampingan, waktu, risiko dan juga peluang keberhasilannya.
e.
Kesimpulan
dan Rekomendasi
Bab ini secara ringkas dan padat
menyajikan kesimpulan yang diperoleh dari analisis data, dan alternative
rekomendasi yang dirumuskan berdasarkan analisis rekomendasi.
f.
Daftar
Pustaka
Dalam penyusunan daftar pustaka harus
didasarkan pada bahan acuan yang digunakan dalam evaluasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar