A. MENGENAL EVALUASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1.
Pokok-pokok pengelolaan administrasi
kepegawaian
Pengelolaan
administrasi kepegawaian meliputi kegiatan penanganan pegawai sejak seseorang
diangkat menjadi CPNS sampai saat ia diberhentikan karena mencapai batas usia
pension atau karena sebab-sebab lainnya, meliputi;
a. Membantu pengelolaan perencanaan
kebutuhan pegawai
b. Membantu pengelolaan prosedur
pengadaan pegawai
c. Membantu pengelolaan pengambilan
sumpah
d. Membantu pengelolaan pembuat daftar
urut kepangkatan pegawai
e. Membantu pengelolaan penyusunan
perencanaan karier pegawai
f. Membantu pengelolaan menilai pelaksanaan
kerja pegawai
g. Membantu pengelolaan evaluasi
struktur gaji dan tunjangan pegawai
h. Membantu pengelolaan penilaian guna
untuk pemberian penghargaan pegawai
i. Membantu pengelolaan penilaian
disiplin pegawai
j. Membantu pengelolaan proses
peraturan perkawinan pegawai
k. Membantu pengelolaan pemberhentian
pegawai
l. Membantu pengelolaan kesejahteraan
pegawai
m. Membantu pengelolaan cuti pegawai
n. Membantu pengelolaan pension pegawai
o. Membantu pengelolaan penyimpanan
dokumen pegawai.
2.
Kegiatan pengelolaan administrasi
kepegawaian
Administrasi
kepegawaian mencakup pola kegiatan penanganan data kepegawaian yaitu
pengumpulan data, pencatatan data, penyimpanan data dan pemeliharaan file-file
kepegawaian. Pengelolaan administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien akan
sangat membantu terciptanya ASN yang tertib, terartur dan terarah serta
memiliki produktivitas dan profesionalisme yang tinggi.
3.
Pengertian evaluasi
Secara
umum, pengertian evaluasi adalah suatu proses identifikasi untuk
mengukur/menilai apakah suatu kegiatan atau program yang dilaksanakan sesuai
dengan perencanaan atau mengumpulkan informasi mengenai kinerja sesuatu
(metode, manusia, peralatan) di mana informasi tersebut akan dipakai untuk
menentukan alternative terbaik dalam membuat keputusan. Berikut pengertian
evaluasi menurut para ahli;
a. Worthen dan Sanders
Evaluasi
adalah mencari sesuatu yang berharga (worth). Sesuatu yang berharga tersebut
dapat berupa informasi tentang suatu program, produksi, serta alternative
prosedur tertentu.
b. Suharsimi Arikunto
Evaluasi
adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang
selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternative yang
tepat dalam mengambil keputusan.
c. Wysong
Evaluasi
adalah proses untuk menggambarkan, memperoleh atau menghasilkan informasi yang
berguna untuk mempertimbangkan suatu keputusan.
d. Ramayulis
Evaluasi
merupakan suatu proses mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan
informasi guna menetapkan keluasan pencapaian tujuan oleh individu.
4.
Tujuan evaluasi
a. Untuk memperoleh dasar bagi
pertimbangan akhir suatu periode kerja, apa yang telah dicapai, apa yang belum
dicapai, dan apa yang perlu mendapat perhatian khusus.
b. Untuk menjamin cara kerja yang
efektif dan efisien yang membawa oorganisasi pada penggunaan sumber daya yang
dimiliki secara efisien dan ekonomis.
c. Untuk memperoleh fakta tentang
kesulitan, hambatan, penyimpangan dilihat dari aspek-aspek tertentu.
d. Untuk mengetahui tingkat efisiensi
dan ffektivitas suatu metode, media, dan sumber daya lainnya dalam melaksanakan
suatu kegiatan.
e. Sebagai umpan balik dan informasi
penting bagi pelaksana evaluasi untuk memperbaiki kekurangan yang ada di mana
hal tersebut dapat dijadikan sebagai acuan dalam mengambil keputusan di masa
mendatang.
5.
Fungsi evaluasi
a. Fungsi formatif yaitu evaluasi
dipakai untuk perbaikan dan pengembangan kagiatan yang sedang berjalan
(program, orang, produk, dan sebagainya)
b. Fungsi sumatif, yaitu evaluasi
dipakai untuk pertanggungjawaban, keterangan, seleksi, atau lanjutan. Jadi
evaluasi hendaknya membantu pengembangan, implementasi, kebutuhan suatu program,
perbaikan program, pertanggungjawaban, seleksi, motivasi, menambah pengetahuan
dan dukungan dari mereka yangterlibat.
c. Fungsi diagnostic, yaitu untuk
mendiagnostik sebuah program.
Stuffebeam
(2008) mengemukakan fungsi evaluasi, yaitu sebagai berikut;
a. Proactive evaluation, yaitu evaluasi
program yang dilakukan untuk melayani pemegang keputusan.
b. Retroactive evaluation, yaitu
evaluasi program yang dilakukan untuk keperluan pertanggungjawaban.
Kegiatan
evaluasi memiliki fungsi yang bermanfaat bagi pihak yang melakukan evaluasi
maupun pihak yang dievaluasi. Adapun beberapa fungsi evaluasi secara umum
adalah sebagai berikut;
a. Fungsi selektif
Fungsi
seleksi adalah fungsi yang dapat menyeleksi seseorang apakah memiliki
kompetensi yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. Misalnya menentukan seseorang diterima kerja atau tidak,
menentukan seseorang naik jabatan atau tidak, dan lainnya.
b. Fungsi diagnose
Fungsi
diagnose bertujuan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan seseorang dalam
bidang kompetensi tertentu. Misalnya untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan
seorang pegawai dalam bidang pekerjaan.
c. Fungsi penempatan
Fungsi
penempatan bertujuan untuk mengetahui di mana posisi terbaik seseorang dalam
suatu bidang tertentu. Misalnya untuk mengetahui posisi terbaik seorang pegawai
sesuai dengan bidangnya di dalam suatu instansi.
d. Fungsi pengukuran keberhasilan
Dalam hal
ini, evaluasi berfungsi untuk mengukur tingkat keberhasilan suatu program,
termasuk program yang dipakai, penggunaan sarana, dan pencapaian tujuan.
B.
MEMAHAMI EVALUASI MENGGUNAKAN
ANALISIS SWOT
1.
Pengertian analisis SWOT
Pada pengelolaan
administrasi kepegawaian memiliki tujuan dalam membantu terciptanya ASN yang
tertib, teratur, dan terarah serta mimiliki produktivitas dan profesionalisme
yang tinggi. Masing-masing kegiatan menghasilkan output atau hasil. Kegiatan
pengelolaan tersebut perlu adanya evaluasi. Kegiatan evaluasi berguna sebagai
pedoman untuk meminimalisir kekurangan kegiatan pengelolaan administrasi
kepegawaian.
Analisis
SWOT adalah suatu metode perencanaan strategis untuk mengevaluasi faktor-faktor
yang berpengaruh dalam usaha mencapai tujuan, yaitu kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities), dan ancaman (threats). Baik itu jangka pendek maupun jangka panjang.
Istilah analisi swot sering kali ditemukan dalam ruang lingkup ekonomi dan
bisnis. Metode analisis ini bertujuan untuk menggambarkan situasi dan kondisi
yang sedang dihadapi dan bukan merupakan alat analisis yang dapat memberikan
solusi terhadap masalah yang tengah dihadapi. Untuk lebih memahami analisis
swot, kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahlinya, sebagai berikut;
a. Rangkuti
Analisis
swot adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi
perusahaan dan satu cara yang tepat untuk menganalisis faktor internal maupun
eksternal perusahaan.
b. Freddy Rangkuti
Analisis
swot adalah usaha yang dilakukan berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan
kekuatan, peluang, dan pada saat yang sama dapat meminimalisir kelemahan dan
ancaman. Analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara
sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan.
c. Rais
Pengertian
analisis swot adalah metode analisis yang paling mendasar yang berguna untuk
mengetahui topic dan permasalahan dari empat sisi yang berbeda. Hasil akhir
dari analisis ini adalah arahan atau rekomendasi untuk mempertahankan atau
meningkatkan kekuatan dan peluang yang ada, serta mengurangi kelemahan dan
menghindari ancaman.
2.
Analisis SWOT administrasi
kepegawaian
Pembuatan
analisis swot melibatkan tujuan yang spesifik dan identifikasi terhadap faktor
internal-eksternal untuk mencapai tujuan tersebut.
a. Strength (Kekuatan)
Strength
atau kekuatan merupakan situasi atau kondisi yang dimiliki oleh instansi atau
organisasi yang dapat memberikan pengaruh positif pada saat ini ataupun di masa
akan datang. Berkaitan dengan evaluasi terhadap kegiatan pengelolaan
administrasi kepegawaian.
b. Weakness (Kelemahan)
Weakness
(Kelemahan) merupakan situasi atau kondisi yang dimiliki oleh instansi atau
organisasi yang bisa memberikan pengaruh negative pada saat ini atau pun di
masa akan datang.
c. Opportunities (Peluang)
Opportunities
(Peluang) merupakan situasi atau kondisi yang ada di luar instansi atau
organisasi yang bisa memberikan peluang untuk berkembangdi kemudian hari.
d. Threats (Ancaman)
Thretats
(Ancaman) merupakan ancaman apa saja yang mungkin akan dihadapi oleh instansi
atau organisasi yang dapat menghambat laju perkembangan dai instansi atau
organisasi tersebut.
3.
Hasil evaluasi analisis SWOT pada
pengelolaan peraturan kedisiplinan pegawai
a. Strength (Kekuatan)
Dari
kegiatan pengelolaan administrasi kepegawaian tentang peraturan kedisiplinan
pegawai memiliki manfaat disiplin pegawai bagi instansi antara lain;
1)
Untuk
lebih terjaminnya ketertiban dan kelancaran pelaksanaan tugas pokok ASN
2)
Produktivitas
pegawai semakin baik
3) Meningkatkan kepuasan masyarakat
terhadap pelayanan
b. Weakness (Kelemahan)
Dalam
kegiatan pengelolaan administrasi pegawai tentang peraturan disiplin pegawai
terdapat faktor yang memengaruhi adanya pelanggaran peraturan disiplin oleh
pegawai, faktor tersebut antara lain;
1)
Kurangnya
perencanaan, evaluasi, atau monitoring terhadap pelaksanaan kedisiplinan
kepegawaian.
2)
Belum
optimalnya pemberlakuan peraturan pendisiplinan terhadap kehadiran pegawai.
3) Kurangnya pemahaman ASN terhadap
adanya sanksi yang diatur pada undang-undang kedisiplinan pegawai.
4) Masih banyak terdapatnya pelanggaran
yang dilakukan oleh ASN.
c. Opportunities (Peluang)
Dalam
kegiatan pengelolaan administrasi pegawai tentang peraturan kedisiplinan
pegawai terdapat kesempatan yang diperoleh dengan adanya peraturan kedisiplinan
bagi pegawai, kesempatan terrsebut antara lain sebagai berikut;
1)
Kredibilitas
instansi menjadi semakin bagus
2)
Melalui
peraturan kedisiplinan pegawai ketegasan pemimpin menjadikan pegawai lebih
mematuhi peraturan.
3) Peningkatan kesejahteraan pegawai
(untuk pegawai yang disiplin).
d. Threats (Ancaman)
Dari
kegiatan pengelolaan administrasi pegawai tentang peraturan kedisiplinan
pegawai, muncul beberapa ancaman (threats)
antara lain sebagai berikut;
1)
Kesiapan
instansi dalam mengantisipasi adanya ketidakdisiplinan pegawai
2)
Tuntutan
masyarakat terhadap ASN yang disiplin dan bertanggungjawab terhadap tugas
instansi.
3) Adanya kepentingan pribadi ASN yang
bertentangan dengan peraturan kedisiplinan yang berlaku.
C.
MEMBUAT LAPORAN HASIL EVALUASI
PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN TENTANG DISIPLIN PEGAWAI
1.
Pengertian laporan
Laporan
adalah bentuk penyajian dari suatu fakta mengenai hal yang berkenaan terhadap
keadaan atau suatu jenis keadaan. Laporan merupakan suatu cara penyampaian
informasi dari seorang petugas atau pejabat lain dalam suatu system administrasi.
Laporan juga merupakan suatu dokumen sebagai hasil dari serangkaian kegiatan
mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu. Kegiatan
dievaluasi berdasarkan beberapa faktor internal-eksternal, untuk kemudian hasil
evaluasi tersebut dilaporkan baik secara lisan melalui rapat evaluasi meupun
secara tertulis dalam bentuk laporan hasil evaluasi.
2.
Fungsi laporan
Laporan
merupakan sumber informasi bagi atasan dalam melaksanakan tugas-tugasnya,
terutama dalam rangka pengendalian dan pengambilan keputusan. Di samping itu,
laporan juga merupakan pertanggungjawaban pelaporan kepada atsannya sesuai
dengan tugas yang dibebankan kepadanya.
a. Adanya pertanggungjawaban bagi orang
yang diberi tugas (pelapor)
b. Menjadi landasan pimpinan dalam mengambil
kebijakan/keputusan.
c. Menjadi alat untuk melakukan
pengawasan
d. Menjadi dokumen sebagai bahan studi
dan pengalaman bagi orang lain.
3.
Manfaat laporan
a. Menjadi dasar penentuan kebijakan
b. Menjadi bahan untuk penyusunan
rencana kegiatan-kegiatan berikutnya.
c. Bisa mengetahui perkembangan dan
proses dari peningkatan kegiatan.
d. Sebagai sumber informasi.
4.
Sistematika laporan hasil evaluasi
pengelolaan administrasi kepegawaian tentang kedisiplinan pegawai
a. Kata pengantar
b. Pendahuluan
c. Isi laporan
d. Penutup
e. Lampiran
Tidak ada komentar:
Posting Komentar