A. PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATIONS
1. Pengertian
Program
Program
adalah rancangan mengenai asas suatu usaha yang akan dijalankan. Untuk mencapai
tujuan dari program tersebut, sekumpulan aktivitas harus saling berkaitan dan
saling membantu antara satu dengan yang lainnya. Organisasi mengandung satu
atau lebih program. Tujuan tiap tiap program tidak sama, tetapi saling
menyumbang pada satu tujuan organisasi itu.
2. Pengertian
Program Kerja
Program
kerja adalah suatu rencana kegiatan dalam suatu organisasi yang terarah,
terpadu dan sistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan
oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam
menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai
sarana untuk mewujudkan cita-cita organisasi.
3. Perencanaan
Perencanaan
(planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan
menerapkan cara untuk mencapainya. Oleh karena itu, biddang kehumasan harus
menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan
proses-proses perencanaan. Ada beberapa alasan perencanaan kehumasan begitu
penting, yaitu;
a.
Untuk
menantisipasi perubahan lingkungan (teknologi, politik, hukum, ekonomi)
b.
Menghadapi
perubahan operasional, misalnya menghadapi persaingan, perubahan selera
konsumen, siklus hidup produk, system komunikasi, media massa, tenaga kerja,
dan relasi bisnis.
c.
Menciptakan
tujuan objektif, tujuan, dan target yang ingin dicapai
Sementara
itu, manfaat perencanaan antara lain;
a.
Membantu
pihak manajemen organisasi agar mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang
sering berubah.
b.
Mengefektifkan
efisiensi koordinasi/kerja sama santa departemen atau pihak terkait.
c.
Efisiensi
waktu, tenaga, upaya, dan biaya.
d.
Menghindari
risiko kegagalan
e.
Mampu
melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi
f.
Menetapkan
klasifikasi rencana kerja.
Agar
rencana program kehumasan dapat berhasil baik, ada tiga dasar yang harus
diperhatikan sebagai berikut;
a.
Rencana
program kerja harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak
manajemen.
b.
Rencana
program kerja tersebut harus mempunyai tujuan
c.
Dilakukannya
pengarahan mengenai rencana program tersebut.
B.
RUANG LINGKUP PROGRAM KERJA PUBLIC
RELATIONS
1.
Publication
and publicity, yaitu mengenalkan perusahaan kepada publik
2.
Events,
mengordinasi kegiatan acara-acara untuk membentuk citra
3.
News,
menghasilkan tulisan-tulisan yang sifatnya menyebarkan informasi kepada public.
4.
Community
involvement, yaitu membuat program yang ditujukan untuk menciptakan
keterlibatan komunitas atau masyarakat sekitarnya.
5.
Identity
media, yaitu membina hubungan baik dengan media (pers).
6.
Lobbying,
yaitu melakukan upaya persuasi dan negosiasi dengan berbagai pihak.
7.
Social
investment, yaitu membuat program-program yang bermanfaat bagi kepentingan dan
kesejahteraan sosial.
C.
PROSES PERENCANAAN PROGRAM KERJA
HUMAS
Scott
M. Cutlip dan Allen H. Center menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja
humas melalui empat tahap atau langkah-langkah yang menjadi landasan acuan
untuk pelaksanaan program kerja kehumasan dijelaskan sebagai berikut;
1.
Penelitian
dan mendenggarkan (Research –Listening)
Pada
tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung
dengan kepentingan organisasi.
2.
Perencanaan
dan mengambil keputusan (Planning-Decision)
Tahap ini
merupakan kelanjutan dari tahap fact finding, yaitu proses mengenali dan
mendefinisikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan sebagai dasar acuan untuk
menyusun langkah selanjutnya. Atas dasar penelitiannya, seorang petugas humas
merencanakan bagaimana sebaiknya memperhatikan faktor-faktor psikologis,
sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik.
3.
Komunikasi-Pelaksanaan
(Communication-Action)
Tahap
komunikasi terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengomunikasikan
sehingga timbul kesan-kesan yang secara efektif memengaruhi pihak-pihak yang
dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya.
4.
Evaluasi
(Evaluation)
Setelah komunikasi
terlaksana, perusahaan tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruhnya terhadap
public atau khalayak, pada tahapan ini,, humas mengadakan penilaian terhadap
hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah
dilaksanakan, serta efektivitas dari teknik-teknik manajemen dan komunikasi
yang telah dipergunakan.
D.
MODEL-MODEL PERENCANAAN KERJA HUMAS
Perencanaan
program PR harus mengikuti pola sistematis dan mengikuti model operasi secara
menyeluruh. Ada enam model pperencanaan PR, sebagai berikut;
1.
Menilai
situasi
Analisis
situasi merupakan kumpulan lengkap atas segala yang diketahui mengenai situasi,
sejarah, kekuatan yang memengaruhi, dan pihak-pihak yang terlibat dan terkena
pengaruh, bbaik internal maupun eksternal.
2.
Mendefinisikan
secara objektif
Survey
untuk mengungkapkan pendapat, sikap masyarakat, atau citra organisasi di mata
khalayaknya. Pemantauan berita di media massa. Tinjauan terhadap angka dan
grafik penjualan.
3.
Memilih
teknik dan bahan
Pemilihan
metode penyampaian pesan komunikasi kepada audiens memegang peranan penting
dalam menentukan dampak dan efektivitas program.
4.
Anggaran
Untuk
mengetahui kebutuhan dana program.kegiatan dan setelah diketahui kegiatan apa
yang akan dilaksanakan, anggaran dapat menjadi pedoman atau daftar kerja.
Selain itu, manajer dapat menilai program kerja yang sesuai dengan perusahaan
(evaluasi manajemen) serta menentukan prioritas kegiatan dan batasan anggaran.
5.
Menyusun
laporan
a.
Berdasarkan
tingkat liputan
b.
Berdasarkan
data statistic peringkat dan jumlah khalayak
c.
Evaluasi
berdasarkan sumber
d.
Pengumpulan
pendapat
e.
Evaluasi
berdasarkan umpan balik statistik langsung
f.
Umpan
balik media
g.
Pengukuran
peningkatan pemahaman.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar