X ARSIP BAB VII PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

  A.   Konsep Dasar Pengolahan Arsip Elektronik

1.    Pengertian Arsip Elektronik

Menurut NARA (National Archieves and Record Administration) arsip elektronik adalah arsip arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format di mana hanya menggunakan mesin computer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu, arsip eletronik sering kali dikatakan sebagai machine readable records (arsip hanya bisa dibaca melalui mesin).

 

2.    Perlengkapan Arsip Elektronik

Peralatan untuk mengelola arsip elektronik dibagi mejadi dua, yaitu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi system kearsipan elektronik berbasis computer.

Perangkat lunak (sofrtware) adalah program yang berisi perintah yang mengolah data. Secara praktis, system computer tersebut bertugas untuk mengolah data dan disimpan untuk kepentingan tertentu. Sedangkan perankat keras, perangkat yang lazim digunakan dalam pengelolaan arsip dengan menggunakan media elektronik. Media tersebut adalah microfilm, yaitu alat yang memproses fotografi, dengan arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

 

3.    Manfaat Arsip Elektronik

a.    Pencarian secara full text, dengan pencarian data berdasarkan kata kunci

b.    Kecil kemungkinan file akan hilang

c.    Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip tanpa meninggalkan meja kerja

d.    Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi

e.    Berbagi arsip dengan mudah

f.     Meningkatkan keamanan

g.    Mudah dalam recovery data, back up data

h.    Menghemat tempat

i.      Mengarsip secara digital

 

4.    Problema Legalitas Arsip Elektronik

a.    Peraturan pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan tercipta di lingkungan

b.    Peraturan pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan computer.

 

5.    Proses Penciptaan Arsip Elektronik

a.    Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital

Proses penciptaan arsip denggan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, di mana digitalisasi mempunyai arti umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

 

b.    Penciptaan secara elektronik atau otomasi

Penciptaan secara eletronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video, dan computer.

 

B.   Sistem Penyimpanan Pengolahan Arsip Elektronik

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan konvvensional berupa fisik (hardcopy) ke dalam media elektronik (softcopy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Beberapa vendor menyediakan system pengarsipan professional yang secara fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Saat ini terdapat 3 sistem utama, antara lain sebagai berikut;

a.    SIsstem manajemen dokumen elektronis (electronic document management system) misalnya word processing, spreadsheet, presentasi, dan lain-lain.

b.    System pemindaian elektronis (electronic imaging system-EIS) yang akan mengolah hasil pemindaian (scan).

c.    Software manajemen dokumen (records management software-RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.

 

1.    Sistematika penyimpanan arsip elektronik

a.    Memindahkan dokumen

1)    Scanning, memindai dokumen data dan disimpan di computer.

2)    Conversion, adalah proses mengubah dokumen menjadi format lain.

3)    Importing, yaitu memindahkan data secara elektronik.

b.    Menyimpan dokumen (DVD, hard drives, CD, Worm, Magneto Optical Storage).

c.    Mengindeks dokumen

d.    Mengontrol akses

e.    Implementasi arsip elektronik

2.    Retensi Arsip elektronik

a.    Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir dekade80an dengan menggunakan hubungan yang sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada.

b.    Retensi dokumen tradisional, dengan melaporkan kata-kata yang diproses di mana dokumen ditemukan pada msing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan;

1)    Benar atau salah, dokumen yang serupa mungkin mempunyai periode yang sama.

2)    Jadwal retensi harus sesering mungkin dimodifikasi terutama ketika organisasi mestrukturisasi organisasinya.

3)    Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola

4)    Judul dokumen harus dicatat secara tepat untuk menemukan periode retensi dokumen

5)    Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin teridentifikasi dengan nama yang lain, walaupun isinya relative sama.

 

3.    Keuntungan arsip elektronik

a.    Efisiensi waktu akses

b.    Pengamatan SDM

c.    Memperkecil kemungkinan kehancuran data

d.    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

e.    Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotokopi)

 

4.    Pemeliharaan dan perlindungan arsip elektronik

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia. Di samping itu usia atau daya tahan fisik baik magnetic maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah bahaya yang disebabkan oleh beberapa hal, misalnya korupsi melalui modifikasi yang tidak sah, kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga, pencurian atau salah penempatan, dan penutupan oleh pihak yang tidak berwenang.