A. Menentukan Retensi Arsip
Retensi adalah
penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang
terkandung di dalamnya. Langkah ini perlu dilakukan mengingat seiring
berjalannya waktu, arsip akan semakin banyak menumpuk. Di sisi lainnya, tidak
sedikit arrsip arsip ke depannya berkurang atau tidak memiliki nilai guna lagi.
Jadi, menentukan retensi arsip penting untuk diterapkan.
1.
Jadwal
Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip
adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang
dipergunakan sebagai pedoman penyimpanan. Cara menentukan jangka waktu
penyimpanan arsip (retensi arsip) dapat ditinjau atas dasar nilai guna tiap
tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut,
jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan pejabat yang benar-benar
memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansi masing-masing.
Maksud
diterbitkannya jadwal/daftar retensi ini antara lain sebagai berikut;
a. Memperlancar
pelaksanaan penyusutan arsip demi stabilitas volume arsip dengan kapasitas
sarana, prasarana, tenaga dan biaya.
b. Meningkatkan
bobot dan kualitas arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.
c. Memberi
pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit
pengarsipan mengenai arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip
nasional.
d. Memisahkan
penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan
penemuan kembali arsip yang diperlukan.
2.
Tujuan
Penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Tujuan diterbitkannya jadwal retensi,
antara lain sebagai berikut;
a. Arsiparis
dan unsure terkait akan lebih mudah melakukan penafsiran dikkarenakan jadwal
retensi arsip yang bersifat tidak mutlak. Penafsiran dapat secara terkoordinasi
dan terpadu sejalan dengan dinamika penyelenggaraan tugas dan fungsi
pemerintahan atau instansi/lembaga/kantor/organisasi dalam arti luas.
b. Meningkatkan
kepastian, ketertiban, dan keakuratan penyusutan arsip. Hal ini bisa
menghindari terjadinya pemusnahan terhadap arsip yang mengandung informasi
penting.
3.
Manfaat
Jadwal Retensi Arsip
Dengan disusunnya jadwal retensi arsip
(IRA), sebuah organisasi/lembaga baik swasta maupun pemerintah akan mendapatkan
manfaat sebagai berikut;
a. Melakukan
efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting.
b. Menghemat
tempat dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini.
c. Pengurangan
rekod akan menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod.
d. Mengidentifikasi
rekod yang memiliki nilai permanen
e. Menghindari
masalah hukum.
4.
Cara
Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi
merupakan pedoman melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula telah diperhitungkan aspek nilai
guna setiap masalah arsip yang bertalian. Penilaian arsip berdasarkan hal
berikut;
a. Jadwal
retensi
b. Nilai
arsip yang bertalian, bagi kepentingan pemerintah, badan swasta, dan
masyarakat.
c. Peraturan
perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai.
d. Tujuan
kearsipan yang tersirat pada Pasal 3 UU No 7 Tahun 1971, yaitu terjaminnya
keselamatan bahan pertanggungjawaban dan tersedianya bahan pertanggungjawaban
tersebut apabila diperlukan pada masa sekarang dan pada masa yang akan datang.
e. Pengalaman
para pejabat atau pendapat dari instansi/lembaga/kantor/organisasi terkait.
f. Pendapat
ilmuwan
g. Kaitan
arsip yang bertalian dengan arsip lainnya yang masih bernilai guna.
5.
Cara
Menghitung Jadwal Retensi
Beberapa contoh cara
menghitung rettensi arsip, antara lain sebagai berikut;
a. Arsip
surat keputusan yang bersifat opsional, surat edaran, instruksi dan surat
keputusan, di lingkungan pemerintah daerah yang tidak perlu diundangkan dalam
lembaran daerah, dihitung sejak selesai didistribusikan.
b. Arsip
penentapan peraturan Negara (undang-undang) atau perda dihitung sejak
diundangkan dalam lembaran Negara atau lembaran daerah.
c. Arsip
penetapan keputusan dan surat keputusan dihitung sejak surat keputusan tersebut
dikeluarkan, dilihat dari tanggal terbit.
d. Arsip
pembangunan gedung dihitung sejak peresmian gedung.
e. Arsip
sewa menyewa dihitung setelah perjanjian sewa menyewa tersebut berakhir dan
tidak diperpanjang lagi.
f. Arsip
tukar menukar dihitung setelah akte tukar menukar selesai dibuat.
g. Arsip
pemeliharaan gedung, renovasi dan sejenisnya dihitung setelah timbang terima
dan masa pemeliharaan. Perizinan dihitung mulai dicabutnya perizinan tersebut.
h. Arsip
laporan dihitung sejak laporan tersebut diterima dan tidak dipermasalahkan
lagi.
i. Arsip
penghargaan, dihitung mulai dari pemberian penghargaan itu.
j. Arsip
tender/lelang dihitung setelah penetapan pemenang dan tidak ada lagi pengajuan
keberatan.
k. Arsip
penyelesaian sengketa dihitung setelah adanya keputusan eksekusi dari
pengadilan dan tidak ada keberatan atau pengajuan naik banding.
l. Arsip
daftar alamat dihitung sejak adanya daftar alamat baru.
6.
Pengendalian
Pelaksanaan Retensi Arsip
Berikut beberapa pengendalian
pelaksanaan retensi arsip antara lain sebagai berikut;
a. Dalam
rangka pengendalian pelaksanaan retensi arsip, setiap kepala unit kearsipan
dapat melakukan kegiatan seperti berikut;
1) Memberitahukan
kepada unit pengolah, disertai berkas yang telah melampaui waktu retensi, bila
unit pengolah tidak melaksanakan kegiatan pemindahan arsip/warkat yang telah
dikategorikan sebagai arsip dinamis inaktif.
2) Memberikan
teguran kepada unit pengolah apabila arsip dinamis inaktif belum juga
dipindahkan kepada unit kearsipan.
3) Memberikan
izin kepada unit pengolah untuk memperpanjang retensi arsip sesuai dengan surat
permohonan perpanjangan retensi.
4) Menerima
pemindahan arsip dari unit pengolah yang berdasarkan jadwal retensi arsip
termasuk kategori arsip dinamis inaktif.
b. Untuk
menghindari makin bertambahnya arsip/berkas yang belum terkelola,kepala unit
kearsipan instansi/lembaga dapat melakukan pengendalian kegiatan penyusutan
arsip pada setiap instansi//lembaga.
B. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip
merupakan tahap terakhir dari keseluruhan tahapan dalam manajemen kearsipan.
Perannya dalam manajemen kearsipan sangat penting, mengingat volume arsip yang
tercipta pada suatu organisasi terus meningkat dan semakin bertambah. Untuk
itu, arsip tersebut harus dikendalikan dengan kegiatan penyusutan arsip agar
mempermudah kegiatan dalam manajemen kearsipan.
Berdasarkan hal
tersebut dapat disimpulkan bahwa penyusutan menyangkut hal-hal sebagai berikut,
a. Pemusnahan
arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun nilai guna sekunder.
b. Memindahkan
arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
sangat jarang (inaktif) dari unit kerja ke records
centre (tempat penyimpanan arsip inaktif).
c. Menyerahkan
arsip bernilai historis, tetapi tidak bernilai guna primer ke badan yang
berwenang (arsip nasional).
d. Mengalihmediakan
dari arsip kertas ke media lain (misalnya microfilm, CDROM, DLT dan lainnya).
1.
Tujuan
Penyusutan Arsip
a. Penghematan
dan efisiensi
Daftar Pertelan Arsip (DPA) adalah suatu
daftar berupa catatan susunan berkas surat
yang akan dipindahkan atau dimusnahkan atau diserahkan ke Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
Penyusutan arsip dengan cara pemindahan,
pemusnahan, penyerahan arsip maupun alih media akan terwujud penhematan dan
efisiensi. Efisiensi ini menyakut ruang/Gedung penyimpanan, peralatan
kerasipan, tenaga pengelola, dan biaya perawatan arsip.
b. Pendayagunaan
arsip
Jika tidak dilakukan penyusutan arsip,
lama kelamaan akan menumpuk dan menyulitkan ketika arsip dibutuhkan sedangkan
kemampuan pengelola arsip juga ada batasnya untuk “menguasai” informasi arsip
tersebut.
c. Pengawasan
arsip yang bernilai guna tinggi
Penyusutan arsip sebagai langkah
pengawasan arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Hal ini dikarenakan setiap
keputusan yang diambil terhadap akhir suatu arsip selalu sudah melewati
“filter” penilaian sehingga arsip bernilai guna tinggi dapat terdeteksi.
d. Penyelamatan
bahan bukti kegiatan organisasi
Penyusutan arsip secara terprogram akan
menjamin terselamatkannya arsip/rekaman informasi bukti dari berbagao kegiatan,
keputusan dan kebijakan, saran dan proses dari suatu kegiatan organisasi.
e. Memenuhi
persyaratan hukum
Sebagaimana yang diamanatkan oleh
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 dan Nomor 87 tentang Penyusutan Arsip,
pelaksanaan penyusutan arsip oleh setiap organisasi merupakan konsekuensi
yuridis dari peraturan tersebut. Dengan memenuhi ketentuan peraturan
perundang-undangan tersebut telah melaksanakan persyaratan hukum dalam
pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip.
2.
Tahapan
Penyusutan Arsip
a.
Pembuatan
daftar pertelaan arsip (DPA)
Daftar pertelaan arsip adalah suatu
daftar berupa catatan susunan berkas surat yang akan dipindahkan atau
dimusnahkan atau diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Pembuatan daftar berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan
berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Identitas seri arrsip
tersebut disusun dalam sebuah skema untuk dijadikan dasar pengelompokkan kartu,
dan selanjutnya dituangkan ke dalam bentuk daftar.
b.
Pemindahan
arsip inaktif ke unit ke arsipan
Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja
pengolah (central file) dipindahkan
ke pusat arsip atau record center. Di
dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut;
1) Pemeriksaan
Pemeriksaan arsip dilakukan pada DPA
untuk mengetahui apakah arsip-arsiip yang akan dipindahkan sudah benar-benar
aktif atau belum.
2) Pemindahan
arsip
Kegiatan penyusutan arsip dimulai pada saat pemindahan arsip dari unit
pengolah ke unit pengarsipan. Proses pemindahan arsip inaktif harus disertai
dengan berita acara dan daftar pertelaan arsip. Agar jelas tanggung jawab
masing masing unit dan untuk menghindari permasalahan yang timbul di kemudian
hari.
3) Penataan
arsip
Selanjutnya, arsip harus ditata sesuai dengan
jalan masuk/daftar pertelaan arsip yang terlampir dalam berita acara pemindahan
arsip sehingga arsip dapat dirujuk, baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit
pengolah yang bersangkutan.
4) Pembuatan
berita acara pemindahan arsip
Mengingat pemindahan arsip ini
menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit organisasi
yang lain, maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Berita ini berupa
berita acara pemindahan arsip.
5) Pelaksanaan
pemindahan
Pemindahan arsip inaktif dapat
dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu organisasi memiliki
unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat
arsip diperlukan transportasi yang baik, sehingga prosesnya dtidak menimbulkan
kerusakan arsip.
c.
Penyerahan
arsip
Penyerahan arsip kepada Arsip Nasional
RI harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan. Teknis pelaksanaannya
dikonsultasikan dengan Badan Kearsipan Provinsi. Arsip statis perguruan tinggi
wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi. Pelaksanaannya
dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip perguruan
tinggi yang bersangkutan.
d.
Pemusnahan
arsip
Pemnusnahan arsip bisa diartikan sebagai
kegiatan penghancuran fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu. Oleh
karena dari itu, fisik dan isinya tidak dapat dideteksi lagi. Di dalam
pelaksanaan pemusnahan arsip terkandung risiko yang berkaitan dengan unsure
hukum. Oleh karena itu, kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian,
sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.
Proses
pelaksanaan pemusnahan arsip harus dilakukan dengan sistematika seperti
berikut;
1) Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui
apakah arsip tersebut benar-benar tidak berguna lagi. Pemeriksaan ini
berpedoman kepada jadwal retensi arsip (JRA).
2) Pendaftaran
Arsip arsip yang telah diperiksa nilai
gunanya harus dibuatkan daftarnya.
3) Pembentukan
panitia pemusnahan
Panitia pemusnahan ini sebaiknya
terrdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengolah arsip, unit
pengamanan, unit hukum, dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang
terkait.
4) Penilaian,
persetujuan dan pengesahan
Arsip yang akan dimusnahkan harus
dinilai terlebih dahulu. Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan
pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan
instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
5) Pembuatan
berita acara
Setiap kali ada pemusnahan arsip wajib
dibuatkan berita acara. Hal ini merupakan salah satu dokumen yang sangat
penting, karena setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan daftar
pertelaan arsip (DPA). Hal ini menunjukkan bahwa pelaksanaan pemusnahan
dilakukan secara sah.
3.
Teknik
Penyusutan Arsip
a.
Berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar
yang berisi kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen
dan musnah.
Contoh Jadwal Retensi Arsip
|
Golongan
arsip |
Arsip |
Usia arsip |
Keterangan |
|
|
Aktif |
Inaktif |
|||
|
Vital |
1.
Akta pendirian 2.
Akta tanah 3.
Daftar saham 4.
Surat keputusan |
- - - - |
- - - - |
Abadi Abadi Abadi Abadi |
|
Penting |
Keuangan Cek berkas Surat perjanjian |
5 thn 5 thn Sesuai kebutuhan |
25 thn 25 thn Sesuai kebutuhan |
Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan |
|
Berguna |
Laporan tahunan Neraca |
2 thn 2 thn |
10 thn 10 thn |
Dimusnahkan Dimusnahkan |
|
Tidak bergua |
Undangan Pengumuman |
1 bulan 1 bulan |
- - |
Dimusnahkan Dimusnahkan |
b.
Berdasarkan
Nonjadwal Retensi
Langkah-langkah teknik penyusunan arsip
nonjadwal retensi arsip dilakukan sebagai berikut;
1) Pelaksanaan
pembenahan arsip
2) Penilaian
arsip
3) Penyusunan
daftar arsip
4) Pelaksanaan
penyusutan
5) Perencanaan
pembenahan arsip.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar