A. MEMAHAMI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM DUNIA KERJA
Secara komunikasi berasal dari bahasa
Latin communicare atau communis yang artinya sama atau menjadi
miliki bersama. Artinya jika kamu berkomunikasi dengan orang lain mengusahakan
agar kamu dengan orang lain menjadi memikirkan hal yang sama (sama dalam
pemaknaan) melalui komunikasi.
Komunikasi berperan penting untuk menyamakan pemahaman satu dengan yang lain
1.
Definisi Komunikasi
a.
Agus M. Hardjana
Komunikasi
terjadi dari adanya sebuah gagasan yang ada pada diri seseorang yang diolah
menjadi sebuah pesan dan disampaikan atau dikirimkan kepada orang lain dengan
menggunakan media tertentu. Adanya timbal balik dari pesan yang disampaikan
tersampaikan tersebut yakni berupa adanya tanggapan atau jawaban dari orang
yang menerima pesan tersebut.
b.
Wiryanto
Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Pengertian komunikasi
formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan
sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Hal ini berisi cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan
surat-surat resmi. Sedangkan komunikasi informal yakni komunikasi yang
disetujui secara sosial. Dalam hal ini orientasinya bukan pada organisasi,
tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
c.
Astrid
Komunikasi
adalah kegiatan pengoperan lambang yan mengandung artimakkna yang perlu
dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi.
d.
Schram, W.
Komunikasi
adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain. Komunikasi adalah
penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain. Komunikasi
merupakan proses sosial.
e.
Hohenberg
Komunikasi
artinya berbicara atau menyampaikan pesan, informasi, pikiran, perasaan yang
dilakukan seseorang kepada yang lain dengan mengharapkan jawaban, tanggapan,
dari orang lain.
2.
Tujuan Komunikasi
a. Untuk membina berhubungan dengan orang
lain
b. Untuk meyakinkan, memengaruhi, mengajak
dan menyetujui sesuatu
c. Untuk mengenal diri sendiri dan orang
lain
d. Untuk bermain
3.
Macam-Macam Komunikasi
a.
Berdasarkan jumlah yang berkomunikasi
1) Komunikasi perseorangan
2) Komunikasi kelompok
b.
Berdasarkan perilaku
1) Komunikasi informal
2) Komunikasi formal
3) Komunikasi nonformal
c.
Berdasarkan maksud komunikasi
1) Wawancara
2) Member perintah atau tugas
3) Berpidato
4) Memberi ceramah
5) Memberi prasarana
d.
Berdasarkan cara penyampaian
1) Komunikasi lisan (Langsung dan tidak
langsung)
2) Komunikasi tertulis (naskah, gambar/foto)
e.
Berdasarkan kelangsungannya
1) Komunikasi langsung
2) Komunikasi tidak langsung
f.
Berdasarkan ruang lingkup
1) Komunikasi internal
Komunikasi
jenis ini berlangsung antara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.
Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3, yaitu;
a) Komunikasi horizontal
b) Komunikasi vertical
c) Komunikasi diagonal
2) Komunikasi eksternal
Komunikasi
ini berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang
ada di luar organisasi atau perusahaan. Komunikasi dengan pihak luar seperti,
a) Siaran televisi, radio dan sebagainya
b) Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat
c) Ekspose, pameran, promosi dan sebagainya
d) Konperensi pers
g.
Berdasarkan aliran informasi
1) Komunikasi yang terjadi dari bawahan
kepada atasan
2) Komunikasi yang terjadi dari atasan
kepada bawahan
3) Komunikasi yang terjadi di antara orang
yang memiliki kedudukan sejajar.
4) Komunikasi satu arah
5) Komunikasi dua arah
h.
Berdasarkan peran individu
1) Komunikasi antar individu dengan
lingkungan yang luas.
2) Komunikasi antarindividu dengan individu
yang lain.
3) Komunikasi antarindividu dengan dua
kelompok atau lebih (perantara).
i.
Berdasarkan jaringan kerja
1) Komunikasi jaringan kerja lingkaran
2) Komunikasi jaringan kerja bintang
3) Komunikasi jaringan kerja rantai
4.
Unsur-Unsur Komunikasi
Dalam
komunikasi perlu diperhatikan unsur-unsur yang mutlak harus dipenuhi. Apabila
salah satu unsur saja tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Komunikasi
meliputi 6 unsur yang dikenal dengan rumus 5W+1H. berikut penjelasannya.
a.
Komunikator/sender
Komunikator
merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada orang lain. Tanggung
jawab dari seorang komunikator adalah;
1) Mengirim pesan dengan jelas
2) Memilih channel/media yang cocok untuk
mengirim pesan
3) Meminta kejelasan bahwa pesan telah
diterima dengan baik.
b.
Pesan/messege
Pesan
merupakan suatu gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi yang disampaikan
komunikator kepada orang lain.
c.
Komunikan/receiver
Komunikan
atau penerima ialah mitra dari komunikator dalam berkomunikasi. Tanggung jawab
penerima pesan yaitu,
1) Berkomunikasi untuk memahami pesan yang
disampaikan dengan baik dan benar.
2) Memberikan respon/umpan balik (feedback) pada komunikator untuk
memastikan bahwa isi pesan telah dimengerti dan diterima.
d.
Konteks
Konteks
komunikasi banyak dipengaruhi faktor psikologis dan fisikal, banyak konteks
komunikasi yang sengaja dibuat untuk memungkinkan terjadinya komunikasi bisnis.
e.
Saluran/media/channel
Media
berupa saluran yang digunakan sebagai alat untuk mengirimkan pesan. Contoh
media komunikasi yaitu Telepon, faximile, surat, internet, e-mail dan lain sebagainya.
f.
Efek/respons/tanggapan
Unsur
ini digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan proses komunikasi. Unsur efek
biasanya tidak selalu bisa langsung terwujud atau terlihat hasilnya, terkadang
membutuhkan waktu yang tidak bisa diprediksi. Maka dari itu, kita tidak perlu
buru-buru untuk mengevaluasi tentang komunikasi yang kita jalin tidak atau
belum berhasil.
5.
Pentingnya Komunikasi di Tempat Kerja
Kerja sama yang baik antarkomponen di
dalam organisasi sangat diperlukan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Adanya
kesatuan persepsi tentang apa yang akan dicapai merupakan alasan kerja sama
tersebut dapat terbentuk. Olehkarena itu, diperlukan sekali adanya komunikasi
yang baik antaranggota di dalamnya. Selain itu, diperlukan peran komunikasi
dalam suatu organisasi dapat menciptakan hubungan kerja yang kondusif dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi.
Dengan adanya komunikasi, maka dapat
memberikan keterangan tentang pekerjaan yang membuat pegawai dapat bertindak
dengan rasa tangggung jawab pada diri sendiri. Selain itu, pada waktu bersamaan
dapat mengembangkan semangat kerja organisasi. Komunikasi berhubungan dengan
keseluruhan proses pembinaan perilaku manusia dalam organisasi merupakan
penyebab adanya kerja sama yang harmonis ini diharapkan dapat meningkatkan
semangat kerja para pegawai.
Adanya komunikasi yang efektif dapat
mencapai saling pengertian antara pegawai dan pimpinan. Dengan demikian, akan
terbentuk kondisi sosial yang dapat memotivasi pegawai untuk meningkatkan
produktivitas kerjanya. Di sini semangat kerja artinya seorang karyawan secara
lebih giat melaksanakan tugas-tugasnya sehingga pekerjaan akan dapat
diselesaikan lebih cepat dan lebih baik.
Proses komunikasi merupakan bagaimana
cara seseorang komunikator menyampaikan pesan kepada pendengarnya sehingga
tercipta suatu persamaan pemahaman antara keduanya. Tujuan adanya proses
komunikasi ini yakni untuk menciptakan komunikasi yang efektif sesuai dengan
tujuan komunikasi.
1.
Proses Komunikasi Menurut David K. Berlo
a. Source (Sumber)
Sumber
adalah seseorang yang memberikan pesan atau dalam komunikasi dapat disebut
sebagai komunikator. Dalam hal ini, sumber melibatkan banyak individu, sebagai
contoh dalam organisasi, partai, atau melibatkan lembaga tertentu. Istilah lain
dari sumber yakni sering disebut sebagai source,
sender, encoder.
b. Messege (Pesan)
Pesan
ialah isi dari komunikasi yang memiliki nilai dan disampaikan oleh seorang atau
yang disebut komunikator. Sifat pesan ini yaitu menghibur, informatif,
edukatiif, persuasive, dan propaganda. Ada dua cara dalam penyampaian pesan
yakni pesan verbal dan pesan nonverbal. Hal ini dapat dilakukan melalui tatap
muka atau melalui sebuah media komunikasi. Istilah pesan dapat dikatakan
sebagai messege, content, atau information.
c. Channel (media dan saluran komunikasi)
Ada
tiga saluran komunikasi yaitu lisan, tertulis, dan elektronik. Media komunikasi
di sini merupakan alat untuk melakukan pengiriman pesan tersebut. Contoh secara
personal (komunikasi interpersonal), maka komunikasi yang digunakan adalah
panca indera atau bisa memakai media Telepon, handphone, yang bersifat pribadi.
Selain itu, adanya komunikasi yang bersifat massa (komunikasi massa).
Komunikasi ini dapat menggunakan media cetak (Koran, surat kabar, majalah, dan
lain-lain), dan media elektronik (TV, radio). Untuk internet, termasuk media
yang fleksibel, karena bisa bersifat pribadi dan bisa bersifat massa.
d. Receiver (Penerima pesan)
penerima
pesan adalah orang yang mendapatkan pesan dari kamonikator melalui media. Suatu
penerima adalah elemen yang penting dalam menjalankan sebuah proses komunikasi.
Hal ini dikarenakan penerima menjadi sasaran dari komunikasi tersebut. Penerima
dapat juga disebut sebagai public, khalayak, masyarakat, dan sebagainya.
Elemen
tambahan dalam komunikasi
a. Feedback (umpan balik)
Umpan
balik adalah suatu respon yang diberikan oleh penerima.
b. Efek
Sebuah
komunikasi dapat menyebabkan efek tertentu. Efek komunikasi dapat berupa respon
pada diri sendiri yang bisa dirasakan ketika kita mengalami perubahan setelah
menerima pesan. Efek ini dapat berupa sebuah pengaruh yang dapat mengubah
pengetahuan, perasaan, dan perilaku.
c. Lingkungan
Sebuah
situasi dapat memengaruhi terjadinya suatu komunikasi. Situasi lingkungan terjadi
karena adanya 3 faktor;
1) Lingkungan fisik (letak geografis dan
jarak)
2) Lingkungan sosial budaya (adat istiadat,
bahasa, budaya, status sosial)
3) Lingkungan psikologis (pertimbangan
kejiwaan seseorang ketika menerima pesan)
2.
Syarat Komunikasi Kerja yang Efektif
a. Kejelasan, bahasa maupun informasi yang
disampaikan harus jelas
b. Ketepatan, bahasa dan informasi yang
disampaikan harus betul-betul akurat/tepat.
c. Konteks, bahasa dan informasi yang
disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan lingkungan di mana komunikasi itu
terjadi.
d. Alur, ketentuan alur bahasa dan informasi
akan sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif.
e. Budaya, aspek ini tidak hanya menyakut
bahasa dan informasi, tetapi juga tata krama atau etika.
3.
Strategi Komunikasi yang Efektif
a. Ketahui mitra bicara (audience), kita harus cerdik memilih
kata—kata yang digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah pikiran. Bahasa
yang digunakan harus mudah dipahami oleh audience.
b. Ketahui tujuan
c. Perhatian konteks
d. Kenali kultur
e. Pahami bahasa
4.
Faktor-Faktor yang Memengaruhi Komunikasi
yang Efektif
a. Faktor pengetahuan
Pengetahuan
yang luas yang dimiliki oleh komunikator dan perbendaharaan kata yang baik
dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih lancar.
b. Faktor pengalaman
Semakin
banyak pengalaman yang dimiliki seorang komunikator, semakin menyebabkan
seseorang terbiasa menghadapi sesuatu.
c. Faktor intelegensi
Orang
yang memiliki intelegensi rendah, biasanya kurang lancar dalam berbicara,
karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara
berbicaranya putus-putus, bahkan antara kata yang satu dengan kata yang lainnya
kurang ada relevansi.
d. Faktor kepribadian
Orang
yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan biasanya kurang lancar
berbicara.
e. Faktor biologis
Kelumpuhan
organ berbicara, dapat menimbulkan kelainan sebagai berikut,
1) Sulit mengatakan kata desis (lipsing)
karena ada kelainan pada rahang, bibir, gigi
2) Berbicara tidak jelas (sluring), yang
disebabkan oleh bibir sumbing, rahang, lidah tidak aktif
3) Berbicara ragu-ragu, gagap yang
disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu.
5.
Komunikasi Bisnis yang Efektif dalam Tim
Kerja
Pelaksanaan
komunikasi bisnis biasanya dilakukan dengan pertukaran informasi secara terus
menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis
tersebut memaksa manajer harus menemukan cara komunikasi yang lebih efektif
bersama para pekerja dan dengan dunia di luar.
Untuk
komunikasi dalam tim yang baik dalam bisnis, kita harus memperhatikan hal hal
berikut;
a. Cara komunikasi yang benar harus
digunakan
b. Setiap komunikasi di dalam bisnis, apakah
tertulis atau lisan harus disusun logis dan sistematis
c. Bahasa tubuh yang positif yang harus
digunakan
d. Komunikassi harus jelas dan ringkas
e. Komunikasi bisnis harus memengaruhi dan
persuasif
f.
Komunikasi
harus sopan
g. Fakta-fakta harus tidak menjadi parsial,
pecah, fakta harus lengkap.
h. Fakta-fakta harus baru dan tidak
ketinggalan zaman
i.
Umpan
balik adalah komponen integral dari komunikasi
j.
Mencoba
mengatakan lebih banyak “Anda” daripada “Saya”
k. Menjadi pendengar yang aktif
6.
Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif dan
Tidak Efektif
a. Jelas dan mudah dimengerti
b. Terbuka (tidak ada pesan dan makna yang
tersembunyi)
c. Secara lisan
d. Langsung (to the point, tidak ragu menyampaikan
pesan)
e. Asertif (tidak takut mengatakan apa yang
diinginkan dan mengapa)
f.
Congenial
(ramah dan bersahabat)
g. Nyambung (menginterpretasikan pesan dan
kebutuhan orang lain dengan tepat)
h. Jujur
i.
Dua
arah (seimbang antara berbicara dengan mendengarkan)
j.
Responsive
(memperhatikan keperluan dan pandangan orang lain)
7.
Pentingnya Menjadi Seorang Komunikator
yang Efektif
Dalam
era sekarang ini, di mana persaingan bisnis semakin keras, tuntutan
keterampilan berkomunikasi semakin dibutuhkan sebagai sarana mencapai
kesuksesan dalam karier. Komunikasi efektif memiliki kekuatan yang sangat besar
dalam mendorong karir seseorang.
Berikut
ini ada beberapa yang dapat dijadikan panduan menjadi seorang komunikator
efektif;
a. Giat berlatih bagaimana mengelola
intonasi suara, tempo, dinamika dan ekspresi suara.
b. Kurangi penggunaan aksen atau logat
daerah dalam komunikasi bisnis
c. Pergunakanlah diksi yang tepat, mudah
diucapkan dan dihafal
d. Sering-seringlah berkomunikasi secara
interaktif
e. Pelajari bahasa Inggris sebisa mungkin.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar