X AD-UM BAB V KEBUTUHAN PERALATAN DALAM ADMINISTRASI

 

 

A.   MENGENAL PERALATAN KANTOR

Hampir semua kegiatan yang berlangsung dalam suatu kantor/perusahaan memerlukan peralatan dan perlengkapan.  Peralatan kantor bisa dipahami semua jenis peralatan yang ada di kantor dan digunakan untuk kegiatan kantor. Penataan dokumen dan penyelenggaraan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana yang memadai.

1.     Pengertian Peralatan Kantor

Peralatan kantor adalah semua barang yang dipakai untuk menghasilkan dan membantu suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Pendapat lain mengatakan bahwa peralatan kantor merupakan barang-barang yang digunakan habis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai administrasi kantor. Misalnya, amplop, kertas, pita mesin, dan sebagainya. Dapat disimpulkan bahwa, peralatan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar pelaksanaan semua pekerjaan administrasi yang ada di kantor/perusahaan.

2.     Istilah-Istilah Peralatan Kantor

a.       Mesin kantor

Mesin kantor merupakan segala macam peralatan memproses pekerjaan dalam kantor. Contoh mesin kantor yaitu computer, stensil, ohp, mesin fotokopi, dan sebagainya.

 

b.      Pesawat kantor

Pesawat kantor yaitu semua bentuk mesin kantor yan berfungsi untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan intern maupun lingkungan ekstern. Contohnya Telepon, intercom, fax, dan sebagainya.

 

c.       Perabot kantor

Perabot kantor yaitu segala macam benda kantor yang berfungsi untuk menunjang pekerjaan kantor. Perabot kantor merupakan peralatan yang berkaitan dengan kegiatan tulis menulis dan menyimpan hasil kerja kantor, contohnya lemari, meja, kursi, dan sebagainya.

 

d.      Perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor merupakan benda-benda yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan dalam kantor.

 

e.       Interior kantor

Interior kantor merupakan segala jenis benda yang berfungsi sebagai hiasan ruang kantor sehingga dapat tercipta ruangan yang serasi, contohhnya lampu, gambar, vas bunga, dan sebagainya.

3.     Kegunaan Peralatan Kantor

Peralatan kantor berfungsi sebagai berikut;

a.       Alat untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan kantor.

b.      Media untuk melakukan berbagai kegiatan kantor.

c.       Sarana untuk penyimpanan arsip.

4.     Jenis-Jenis Peralatan Kantor

a.       Barang yang tidak habis pakai

Yaitu benda kantor yang dapat digunakan berulang kali atau sifatnya tahan lama, contohnya penggaris, stepler, gunting dan sebagainya.

b.      Barang yang habis pakai

Barang yang sekali pakai, contohnya amplop, kertas, tinta, karbon, dan sebagainya.

 

 

B.   MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

1.     Hal-hal yang diperhatikan dalam pemilihan peralatan kantor

a.       Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran pekerjaan

b.      Peralatan juga harus memperhatikan sifat-sifat objek pekerjaan

c.       Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan dan akumulasi yang tercipta dalam kantor.

 2.     Macam-macam peralatan kantor

a.       Computer, merupakan suatu alat elektronik yang dapat mengerjakan beberapa hal seperti menginput data, memproses input data sesuai denga apa yang dikehendaki oleh pengguna, dan melakukan penyimpanan perintah-perintah dari hasil pengolahan, serta dapat menyediakan output dalam bentuk informasi penting dalam computer.

b.      Printer, yaitu alat yang berfungsi untuk menampilkan data dalam bentuk cetakan baiik berupa teks, gambar, grafik maupun table di atas kertas.

c.       Alat tulis

d.      Buku kas

e.       Ordner

f.        Perforator

g.       Stapler

h.      Guide

i.         Kalkulator

j.         Filling cabinet

k.       Map arsip

l.         Numerator

m.    Alat sortir

n.      Label

o.      Tickler file, merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berbentuk lembaran yang berukuran kecil, seperti kartu-kartu, lembar gaji, dan sebagainya. Umumnya terbuat dari kayu atau besi.

p.      Mesin penghitung uang

q.      Mesin absensi

r.       Cash box

s.       Mesin penghancur kertas

 

3.     Penanganan Perlangkapan kantor

a.      Pengadaan

Pengadaan merupakan usaha yang berttujuan untuk mendapatkan peralatan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditetapkan melalui pembelian, pembuatan sendiri, sewa dan sebagainya.

 

b.     Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan  yang meliputi pencatatan ke dalam buku barang dan penyimpanan barang itu sendiri.

 

c.      Pengeluaran

Pengeluaran merupakan penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit berdasarkan nota permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

 

d.     Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan usaha yang dilakukan secara terus menerus dengan tujuan barang tetap terjaga dengan baik.

 

e.      Penghapusan

Penghapusan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk meniadakan barang-barang dari dalam daftar inventaris berdasarkan prosedur yang berlaku dalam perusahaan.