IX KEGIATAN RAPAT (TELECONFERENCE)

 

A.       Ruang Lingkup Rapat

1.      Pengertian Rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat//media kemonukasi kelompok yang bersifat tatap muka dan diselenggarakan oleh organisasi baik swasta maupun pemerintah untuk pengambilan keputusan.

a.       Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk  membicarakan sesuatu, siding, majelis.

b.      Cut Rozanna, berpendapat Rapat adalah pertemuan antara anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

c.       Samsir Rambe, rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan, dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati, disetujui bersama.

2.      Jenis jenis rapat

a.       Berdasarkan Tujuannya

1)    Rapat Penjelasan (Information conference), yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2)    Rapat pemecahan masalah (problem solving conference), yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena itu, peran serta peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan.

3)    Rapat perundingan (negotiation conference) yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.

b.      Berdasarkan Sifatnya

1)      Rapat formal, rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat atau pemberitahuan atau undangan yang disertai dengan agenda rapat.

2)      Rapat informal, adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3)      Rapat terbuka, adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi yang dibahas dalam rapat merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4)      Rapat tertutup, adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya membahas masalah yang bersifat rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.       Berdasarkan jangka waktunya

1)      Rapat mingguan, diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah masalah yang bersifat rutin.

2)      Rapat bulanan, biasanya diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan yang akan datang.

3)      Rapat semester, diadakan enam bulan sekali yang membahas permasalahan enam bulan yang lalu dan program program selanjutnya enam bulan ke depan.

4)      Rapat tahunan, rapat diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

d.      Berdasarkan frekuensinya

1)      Rapat rutin, adalah rapat yang ditentukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan atau tahunan.

2)      Rapat incidental, adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal, karena ada masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e.       Berdasarkan nama

1)      Rapat kerja, adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)      Rapat dinas, adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan, biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah.

3)      Musyawarah kerja, adalah kata lain dari rapat kerja.

f.        Berdasarkan urgensinya

1)      Rapat biasa, rapat untuk membahas masalah-masalah biasa.

2)      Rapat penting, rapat untuk membahas masalh-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak penting bagi anggota organisasi tersebut.

g.       Berdasarkan pesertanya

1)      Rapat vertical, adalah rapat yang diadakan di mana para pesertanya dihadiri oleh atasan dan bawahan.

2)      Rapat horizontal, adalah rapat yang diadakan antara pejabat suatu organisasi yang sederajat.

3.      Manfaat dan tujuan rapat

a.       Manfaat Rapat

1)      Menyebarkan informasi

2)      Mendapatkan umpan balik yang diharapkan

3)      Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

4)      Member solusi dari permasalahan yang ada.

5)      Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan.

b.      Tujuan rapat

1)      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan

2)      Untuk menyampaikan suatu informasi, perintah, pernyataan.

3)      Sebagai alat koordinasi antar-internal atau antar-eksternal.

4)      Agar peserta rapat dapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5)      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

6)      Menampung semua permasalahan dari para peserta rapat

4.      Syarat-syarat rapat yang baik

a.       Suasana terbuka

b.      Tidak ada monopoli

c.       Partisipasi aktif dari peserta rapat

d.      Bimbingan dan pengawasan aktif dari pimpinan

e.       Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

f.        Pernyataan singkat dan jelas

g.       Disiplin waktu

h.      Selalu ada kesimpulan

B.       Rapat Teleconference

1.         Pengertian Teleconference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu system telekomunikasi. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan  mendengarkan apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.

2.         Jenis-jenis Teleconference

a.       Audio Conference ( Conference Call), adalah percakapan dua orang atau lebih pertisipan dengan menggunakan media telepon yang hanya dalam bentuk suara (audio).

b.      Video Conference, adalah teknologi komunikasi yang mengizinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda secara bersamaan dapat mengirimkan gambar dan suara.

c.       Web Conference, adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream lebih lengkap di mana pasrtisipan dapat berkomunikasi secara langsung menggunakan teks, suara, video, hingga berbagi file atau melakukan slide presentation.

3.         Keunggulan Dan Kelemahan Teleconference

Keunggulan teleconference;

a.       Meningkatkan produktivitas karena kemampuan berbagi dokumen, ide dan gagasan dapat dilakukan dengan mudah

b.      Menghemat waktu dan biaya pertemuan

c.       Memudahkan dalam berkomunikasi jarak jauh

d.      Mudah dalam mengaplikasikannya

              Kelemahan teleconference sebagai berikut;

a.       Biaya masih terbilang mahal untuk memiliki sehingga hanya perusahaan tertentu saja yang mempunyai cukup dana

b.      Alat-alat yang diperlukan sulit untuk didapat

c.       Penginstalan susah maka harus hati-hati agar tidak salah

4.         Peralatan Rapat Teleconference

a.       Device atau perangkat, meliputi handphone, tablet, PC, atau computer

b.      Perangkat lunak, misalnya Skype, WhatsApp, VMEET (untuk computer)

c.       Koneksi internet

d.      Peralatan pendukung audio, diantaranya mikrofon dan speaker.

e.       Peralatan pendukung video, memerlukan webcam atau camera depan.

XI LAPORAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

A.       RUANG LINGKUP LAPORAN

1.        Pengertian Laporan

Laporan secara umum dapat diartikan sebagai uraian yang disampaikan atau dilaporkan dari satu pihak ke pihak lainnya. Adapun laporan diartikan secara khusus ialah suatu hal yang dilaporkan dalam kegiatan kedinasan, yakni hasil dari kegiatan yang diserahkan anak buah kepada pimpinannya yang mempunyai wewenang menerima, mengoreksi, dan manila. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), laporan adalah segala sesuatu yang dilaporkan; berita.

Berikut ini pengertian laporan menurut beberapa ahli;

a.      Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo

Laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.

b.     J.C. Denyern

Laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

c.      F. X. Soejadi

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan, ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada di antara mereka.

d.     Keraf

Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

e.      Soegito

Laporan merupakan informasi yang dibuat berdasarkan data pendukung yang lengkap dan dibuat apa adanya sesuai dengan fakta yang terjadi. Isi lapoan sebaiknya disusun dengan kalimat yang masuk akal agar mudah dipahami oleh si pembaca.

f.        Alawiyah

Laporan merupakan informasi yang dibuat oleh seorang petugas untuk disampaikan pada patugas lain dalam sebuah system administrasi.

2.        Fungsi Laporan

Fungsi laporan adalah sebagai berikut:

a.       Pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas

b.      Landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan

c.       Alat untuk melakukan pengawasan

d.      Dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.

3.        Macam-macam Laporan

a.        Laporan Berdasarkan waktu penyampaiannya

1)       Laproan berkala, adalah laporan yang dibuat secara periodic atau rutin dalam waktu tertentu. Contohnya laporan harian, mingguan, bulanan.

2)       Laporan insidental, adalah laporan yang tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali-kali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

b.       Laporan berdasarkan bentuknya

1)       Laporan berbentuk surat, laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya biasanya hanya satu sampai empat halaman. Laporan ini biasanya disampaikan ke luar organisasi.

2)       Laporan berbentuk naskah, adalah laporan yang disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contohnya laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

3)       Laporan berbentuk memo, adalah laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya memoberisi laporan  singkat yang memuat hal-hal pokok saja dan beredar di kalangan organisasi.

4)       Laporan berbentuk campuran, adalah laporan  yang berupa gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Laporan ini dibuat karena isinya kompleks sehingga harus dipadukan agar bagian-bagiannya mudah dipahami.

c.        Laporan berdasarkan penyampaiannya

1)       Laporan lisan, adalah laporan yang disampaikan secara langsung

2)       Laporan tertulis, adalah laporan yang dibuat secara tertulis.

3)       Laporan visual, adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contohnya laporan yang disampaikan melalui media presentasi (powerpoint)

d.       Laporan berdasarkan sifatnya

1)     Laporan Biasa, adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang  lain tidak menimbulkan dampak negative.

2)     Laporan penting, adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e.         Laporan berdasarkan isinya

1).  Laporan Informatif, adalah laporan yang isinya hanya berisi informasi saja.

2).  Laporan rekomendasi, adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa ada pembahasan lebih kanjut.

3).  Laporan analisis, adalah laporan yang isinya berupa hasil analisis secara mendalam.

4).  Laporan kelayakan, adalah laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik.

5).  Laporan pertanggungjawaban, adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau sekelompok kepada atasan yang member tugas tersebut.

4.        Manfaat Laporan

a.       Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan

b.      Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya

c.       Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan

d.      Menjadi sumber informasi

5.        Cirri-ciri Laporan

a.       Objektif

Pernyataan  dibuat dalam laporan heruslah berdasarkan fakta kenyataan yang disertai bukti yang spesifik dan detail serta terhindar dari sangkaan dan pendapat pribadi.

b.      Bahasa formal

Bahasa yang digunakan dalam laporan harus bahasa formal seuai dengan kaidah penulisan yang terdapat dalam Ejaan Bahasa Indonesia, jelas, baik, dan teratur.

c.       Sistematis

Penulisan judul, subjudul dan lainnya disusun secara teratur dengan perencanaan yang bagus agar pembaca dapat mengerti  isi laporan dengan mudah.

d.      Ringkas

Laporan ditulis hendaknya hanya hal-hal yang bersifat pokok saja.

e.       Lengkap

Laporan yang sempurna adalah laporan yang tersusun sedara lengkap namun ringkas dengan  tidak menghilangkan poin-poin penting.

B.       SISTEMATIKA LAPORAN

Sistematika laporan adalah urutan letak dari bagian – bagian yang ada dalam sebuah laporan. Laporan yang lengkap harus menjawab semua pertanyaan mengenai; apa (What?), mengapa (why?), siapa (who), di mana (where), kapan (when), dan bagaimana (how).

Secara garis besar, semua laporan memiliki tiga bagian utama yang terdiri atas, bagian awal/pendahuluan, bagian inti, dan bagian penutup.

Sistematika laporan yang lazim digunakan adalah sebagai berikut.

1.        Pendahuluan

a.       Latar belakang kegiatan

b.      Dasar hukum kegiatan

c.       Maksud dan tujuan kegiatan

d.      Ruang lingkup isi laporan

2.        Isi Laporan

a.       Jenis kegiatan

b.      Tempat dan waktu kegiatan

c.       Petugas kegiatan

d.      Persiapan dan rencana kegiatan

e.       Peserta kegiatan

f.        Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta/datanya).

g.       Kesulitan dan hambatan

h.      Hasil kegiatan

i.         Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang

3.        Penutup

Penutup pada laporan berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan ditarik dari fakta-fakta dan banyak mempersoalkan hubungan logis.

Adapun saran merupakan langkah langkah atau alternative-alernatif penyelesaian masalah supaya masalah dapat teratasi dengan sebaik-baiknya.

C.        MENULIS LAPORAN

1.      Teknik Menulis Laporan

a.    Benar dan objektif, artinya disusun berdasarkan fakta-fakta, hasil peninjauan, percobaan, penelitian, dan inspeksi.

b.    Jelas, cermat, dan langsung mengenai sasaran.

c.    Gaya bahasa harus ilmiah, tidak berlebih-lebihan, dan disesuaikan dengan pembaca dan subjek laporan.

d.   Dilengkapi dengan daftar, table, bagan atau grafik yang harus diberi nama dan penjelasan.

2.      Langkah-Langkah Menulis Laporan

a.    Mempersiapkan laporan serta menentukan tujuan pelaporan, data dan pembacanya.

b.    Menentukan struktur laporan, yaitu seleksi data dan pengelompokkan topic bahasan.

c.    Menulis dan menyajikan dengan bahasa yang mudah dimengerti pembaca.

d.  Menyempurnakan, membaca, dan memeriksa kembali laporan yang telah dibuat.