A.
Ruang Lingkup Rapat
1.
Pengertian Rapat
Rapat (conference atau meeting)
merupakan alat//media kemonukasi kelompok yang bersifat tatap muka dan
diselenggarakan oleh organisasi baik swasta maupun pemerintah untuk pengambilan
keputusan.
a. Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, siding, majelis.
b. Cut Rozanna, berpendapat Rapat
adalah pertemuan antara anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
c. Samsir Rambe, rapat adalah
kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah
atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu
persoalan, dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil
yang disepakati, disetujui bersama.
2.
Jenis jenis rapat
a.
Berdasarkan Tujuannya
1) Rapat Penjelasan (Information conference), yaitu rapat
yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
2) Rapat pemecahan masalah (problem solving conference), yaitu rapat
yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena
itu, peran serta peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan.
3) Rapat perundingan (negotiation conference) yaitu, rapat yang
dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar
tidak merugikan pihak yang berselisih.
b.
Berdasarkan Sifatnya
1) Rapat formal, rapat yang
dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai aturan yang
berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat atau pemberitahuan atau undangan
yang disertai dengan agenda rapat.
2) Rapat informal, adalah rapat yang
dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang
bersifat resmi.
3) Rapat terbuka, adalah rapat yang
dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi yang dibahas dalam rapat
merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
4) Rapat tertutup, adalah rapat yang
diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya
membahas masalah yang bersifat rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh
umum).
c.
Berdasarkan jangka waktunya
1) Rapat mingguan, diadakan seminggu
sekali dan biasanya membahas masalah masalah yang bersifat rutin.
2) Rapat bulanan, biasanya diadakan
sebulan sekali dan biasanya membahas kinerja bulan lalu dan merencanakan
program bulan yang akan datang.
3) Rapat semester, diadakan enam
bulan sekali yang membahas permasalahan enam bulan yang lalu dan program
program selanjutnya enam bulan ke depan.
4) Rapat tahunan, rapat diadakan
sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari
rencana jangka pendek dan jangka panjang.
d.
Berdasarkan frekuensinya
1) Rapat rutin, adalah rapat yang
ditentukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan atau tahunan.
2) Rapat incidental, adalah rapat
yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal, karena ada
masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
e.
Berdasarkan nama
1) Rapat kerja, adalah rapat para
karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan
tugas suatu instansi.
2) Rapat dinas, adalah rapat yang
membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan, biasanya dilaksanakan oleh
orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah.
3) Musyawarah kerja, adalah kata
lain dari rapat kerja.
f.
Berdasarkan urgensinya
1) Rapat biasa, rapat untuk membahas
masalah-masalah biasa.
2) Rapat penting, rapat untuk
membahas masalh-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak
penting bagi anggota organisasi tersebut.
g.
Berdasarkan pesertanya
1) Rapat vertical, adalah rapat yang
diadakan di mana para pesertanya dihadiri oleh atasan dan bawahan.
2) Rapat horizontal, adalah rapat
yang diadakan antara pejabat suatu organisasi yang sederajat.
3.
Manfaat dan tujuan rapat
a.
Manfaat Rapat
1) Menyebarkan informasi
2) Mendapatkan umpan balik yang
diharapkan
3) Melahirkan gagasan-gagasan baru
yang inovatif dan kreatif
4) Member solusi dari permasalahan
yang ada.
5) Membangun kesepakatan terhadap
suatu keputusan dan alur tindakan.
b.
Tujuan rapat
1) Untuk memecahkan atau mencari
jalan keluar suatu permasalahan
2) Untuk menyampaikan suatu
informasi, perintah, pernyataan.
3) Sebagai alat koordinasi
antar-internal atau antar-eksternal.
4) Agar peserta rapat dapat
berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5) Mempersiapkan suatu acara atau
kegiatan
6) Menampung semua permasalahan dari
para peserta rapat
4.
Syarat-syarat rapat yang baik
a. Suasana terbuka
b. Tidak ada monopoli
c. Partisipasi aktif dari peserta
rapat
d. Bimbingan dan pengawasan aktif
dari pimpinan
e. Perdebatan berdasarkan
argumentasi bukan emosi
f.
Pernyataan
singkat dan jelas
g. Disiplin waktu
h. Selalu ada kesimpulan
B.
Rapat Teleconference
1.
Pengertian Teleconference
Teleconference atau
telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung antara beberapa
orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan
dihubungkan oleh suatu system telekomunikasi. Pertemuan tersebut bisa
menggunakan suara (audio conference)
atau menggunakan audio-video (video
conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengarkan apa yang dibicarakan,
sebagaimana pertemuan biasa.
2.
Jenis-jenis Teleconference
a. Audio
Conference ( Conference Call), adalah percakapan dua
orang atau lebih pertisipan dengan menggunakan media telepon yang hanya dalam
bentuk suara (audio).
b. Video
Conference, adalah
teknologi komunikasi yang mengizinkan terjadinya komunikasi dari beberapa
lokasi yang berbeda secara bersamaan dapat mengirimkan gambar dan suara.
c. Web
Conference,
adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream
lebih lengkap di mana pasrtisipan dapat berkomunikasi secara langsung
menggunakan teks, suara, video, hingga berbagi file atau melakukan slide presentation.
3.
Keunggulan Dan Kelemahan
Teleconference
Keunggulan teleconference;
a. Meningkatkan produktivitas karena
kemampuan berbagi dokumen, ide dan gagasan dapat dilakukan dengan mudah
b. Menghemat waktu dan biaya
pertemuan
c. Memudahkan dalam berkomunikasi
jarak jauh
d. Mudah dalam mengaplikasikannya
a. Biaya masih terbilang mahal untuk
memiliki sehingga hanya perusahaan tertentu saja yang mempunyai cukup dana
b. Alat-alat yang diperlukan sulit
untuk didapat
c. Penginstalan susah maka harus
hati-hati agar tidak salah
4.
Peralatan Rapat Teleconference
a. Device atau perangkat, meliputi
handphone, tablet, PC, atau computer
b. Perangkat lunak, misalnya Skype,
WhatsApp, VMEET (untuk computer)
c. Koneksi internet
d. Peralatan pendukung audio,
diantaranya mikrofon dan speaker.
e. Peralatan pendukung video,
memerlukan webcam atau camera depan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar