VI PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI PENGGUNAAN ANGGARAN

A.   Bukti Penggunaan Anggaran

1.    Bukti Transaksi

Bukti penggunaan anggaran dapat disebut  dengan bukti transaksi yang dapat dibedakan atas:

a.    Bukti Eksternal, yaitu buukti yang diterima dari pihak luar perusahaan, conntohnya kuitansi, cek, bilyet giro, faktur, nota kontan, nota debet atau kredit

b.    Bukti Internal, yaitu bukti transaksi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, contohnya bukti memo transaksi, bukti kas masuk, dan bukti kas keluar.

2.    Bentuk-Bentuk Bukti Transaksi

a.    Kuitansi

Kuitansi merupakan surat bukti penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi umumnya memiliki dua sisi, sisi kanan diserahkan kepada yang membayar, sedangkan sisi kiri disimpan untuk arsip bagi yang menerima pembayaran.

Pada kuitansi tertera tanggal transaksi, pihak yang memberikan uang, nominal uang, maksud dan tujuan pembayaran, dan tanda tangan dan ditambah materai jika dibutuhkan.

b.    Cek

Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada pihak bank yang ditunjuknya supaya membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orangg yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

Cek terdiri dari dua bagian, yaitu;

1)    Bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut

2)    Bagian sebelah kanan dapat diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran tersebut.

c.    Bilyet Giro

Bilyet giiro merupakan surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu rekening ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.

Perlu diingat, penerima bilyet giro tidak dapat menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, namun dapat menambah simpanan di rekeningnya.

d.    Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, lembar ketiga untuk arsip.

Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima  merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi penjual faktur yang diterima merupakan faktur penjualan.

Faktur memuat informasi yang terdiri dari,

1)         Nama dan alamat penjual

2)         Nomor faktur

3)         Nama dan alamat pembeli

4)         Tanggal pesanan

5)         Syarat pembayaran

6)         Keterangan mengenai barang (jenis, harga satuan, kuantitas barang, dan jumlah harga)

e.    Nota

1)         Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli dan biasanya dibuat rangkap dua. Lembar yang asli diberikan kepada pembeli, sedangkan yang salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual.

Nota kontan memuat informasi berupa;

a)    Nama perusahaan sebagai pihak yang mengeluarkan nota

b)    Nomor nota

c)    Tanggal transaksi

d)    Jenis barang

e)    Jumlah barang

f)      Harga satuan

g)    Jumlah harga

2)         Nota Debit dan Nota Kredit

Nota debit dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya penngembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

Nota debit dikatakan sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak).

Nota kredit merupakan bukti transaksi  penerimaan kembali barang yang telah dijual (pengembalian). Nota kredit dikeluarkan oleh pihak penjual. Bukti ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan dan atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli.

f.      Bukti Memorial (Memo)

Bukti memorial adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan bersangkutan. Contohnya, memo seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayarkan pada akhir periode.

g.    Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil. Apabila pemberian dana kas kecil berupa cek, pada bukti penerimaan kas kecil juga dilampirkan fotokopi cek.

h.    Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

i.      Bukti Setoran Bank

Bukti setoran bank adalah catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat  atau setiap melakukan setoran uang ke bank.