A.
RUANG LINGKUP LAPORAN
1.
Pengertian Laporan
Laporan secara umum dapat diartikan
sebagai uraian yang disampaikan atau dilaporkan dari satu pihak ke pihak lainnya.
Adapun laporan diartikan secara khusus ialah suatu hal yang dilaporkan dalam
kegiatan kedinasan, yakni hasil dari kegiatan yang diserahkan anak buah kepada
pimpinannya yang mempunyai wewenang menerima, mengoreksi, dan manila. Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), laporan adalah segala sesuatu yang
dilaporkan; berita.
Berikut ini pengertian laporan menurut
beberapa ahli;
a.
Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo
Laporan adalah setiap tulisan yang
berisikan hasil pengolahan data dan informasi.
b.
J.C. Denyern
Laporan adalah suatu alat komunikasi
tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.
c.
F. X. Soejadi
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian
berita, keterangan, pemberitahuan, ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan
maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada di antara
mereka.
d.
Keraf
Laporan adalah suatu cara komunikasi di
mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena
tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
e.
Soegito
Laporan merupakan informasi yang dibuat
berdasarkan data pendukung yang lengkap dan dibuat apa adanya sesuai dengan
fakta yang terjadi. Isi lapoan sebaiknya disusun dengan kalimat yang masuk akal
agar mudah dipahami oleh si pembaca.
f.
Alawiyah
Laporan merupakan informasi yang dibuat
oleh seorang petugas untuk disampaikan pada patugas lain dalam sebuah system
administrasi.
2.
Fungsi Laporan
Fungsi laporan adalah sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban bagi orang yang diberi
tugas
b. Landasan pimpinan dalam mengambil
kebijakan/keputusan
c. Alat untuk melakukan pengawasan
d. Dokumen sebagai bahan studi dan
pengalaman bagi orang lain.
3.
Macam-macam Laporan
a.
Laporan Berdasarkan waktu penyampaiannya
1) Laproan berkala, adalah laporan yang
dibuat secara periodic atau rutin dalam waktu tertentu. Contohnya laporan
harian, mingguan, bulanan.
2) Laporan insidental, adalah laporan yang
tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali-kali saja dalam rangka suatu
kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
b.
Laporan berdasarkan bentuknya
1) Laporan berbentuk surat, laporan yang
dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya biasanya hanya satu sampai
empat halaman. Laporan ini biasanya disampaikan ke luar organisasi.
2) Laporan berbentuk naskah, adalah laporan
yang disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang.
Contohnya laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
3) Laporan berbentuk memo, adalah laporan
yang ditulis menggunakan memo. Umumnya memoberisi laporan singkat yang memuat hal-hal pokok saja dan
beredar di kalangan organisasi.
4) Laporan berbentuk campuran, adalah
laporan yang berupa gabungan antara
bentuk naskah dengan memo atau surat. Laporan ini dibuat karena isinya kompleks
sehingga harus dipadukan agar bagian-bagiannya mudah dipahami.
c.
Laporan berdasarkan penyampaiannya
1) Laporan lisan, adalah laporan yang
disampaikan secara langsung
2) Laporan tertulis, adalah laporan yang
dibuat secara tertulis.
3) Laporan visual, adalah laporan yang
disampaikan melalui penglihatan. Contohnya laporan yang disampaikan melalui
media presentasi (powerpoint)
d.
Laporan berdasarkan sifatnya
1) Laporan Biasa, adalah laporan yang isinya
bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negative.
2) Laporan penting, adalah laporan yang
isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang
boleh mengetahuinya.
e.
Laporan berdasarkan isinya
1). Laporan Informatif, adalah laporan yang
isinya hanya berisi informasi saja.
2). Laporan rekomendasi, adalah laporan yang
isinya bersifat penilaian sekilas tanpa ada pembahasan lebih kanjut.
3). Laporan analisis, adalah laporan yang isinya
berupa hasil analisis secara mendalam.
4). Laporan kelayakan, adalah laporan yang berisi
tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik.
5). Laporan pertanggungjawaban, adalah laporan
yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau sekelompok kepada atasan
yang member tugas tersebut.
4.
Manfaat Laporan
a. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan
pimpinan
b. Bahan penyusunan rencana kegiatan
berikutnya
c. Mengetahui perkembangan dan proses
peningkatan kegiatan
d. Menjadi sumber informasi
5.
Cirri-ciri Laporan
a. Objektif
Pernyataan dibuat dalam laporan heruslah berdasarkan
fakta kenyataan yang disertai bukti yang spesifik dan detail serta terhindar
dari sangkaan dan pendapat pribadi.
b. Bahasa formal
Bahasa yang digunakan dalam laporan harus
bahasa formal seuai dengan kaidah penulisan yang terdapat dalam Ejaan Bahasa
Indonesia, jelas, baik, dan teratur.
c. Sistematis
Penulisan judul, subjudul dan lainnya
disusun secara teratur dengan perencanaan yang bagus agar pembaca dapat
mengerti isi laporan dengan mudah.
d. Ringkas
Laporan ditulis hendaknya hanya hal-hal
yang bersifat pokok saja.
e. Lengkap
Laporan yang sempurna adalah laporan yang
tersusun sedara lengkap namun ringkas dengan
tidak menghilangkan poin-poin penting.
B.
SISTEMATIKA LAPORAN
Sistematika laporan adalah urutan letak
dari bagian – bagian yang ada dalam sebuah laporan. Laporan yang lengkap harus menjawab
semua pertanyaan mengenai; apa (What?),
mengapa (why?), siapa (who), di mana (where), kapan (when), dan
bagaimana (how).
Secara garis besar, semua laporan
memiliki tiga bagian utama yang terdiri atas, bagian awal/pendahuluan, bagian
inti, dan bagian penutup.
Sistematika laporan yang lazim digunakan
adalah sebagai berikut.
1.
Pendahuluan
a. Latar belakang kegiatan
b. Dasar hukum kegiatan
c. Maksud dan tujuan kegiatan
d. Ruang lingkup isi laporan
2.
Isi Laporan
a. Jenis kegiatan
b. Tempat dan waktu kegiatan
c. Petugas kegiatan
d. Persiapan dan rencana kegiatan
e. Peserta kegiatan
f.
Pelaksanaan
kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta/datanya).
g. Kesulitan dan hambatan
h. Hasil kegiatan
i.
Kesimpulan
dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang
3.
Penutup
Penutup pada laporan berisi kesimpulan
dan saran. Kesimpulan ditarik dari fakta-fakta dan banyak mempersoalkan
hubungan logis.
Adapun saran merupakan langkah langkah
atau alternative-alernatif penyelesaian masalah supaya masalah dapat teratasi
dengan sebaik-baiknya.
C.
MENULIS LAPORAN
1.
Teknik Menulis Laporan
a.
Benar dan objektif, artinya
disusun berdasarkan fakta-fakta, hasil peninjauan, percobaan, penelitian, dan
inspeksi.
b.
Jelas, cermat, dan langsung
mengenai sasaran.
c.
Gaya bahasa harus ilmiah, tidak
berlebih-lebihan, dan disesuaikan dengan pembaca dan subjek laporan.
d.
Dilengkapi dengan daftar, table,
bagan atau grafik yang harus diberi nama dan penjelasan.
2.
Langkah-Langkah Menulis Laporan
a.
Mempersiapkan laporan serta
menentukan tujuan pelaporan, data dan pembacanya.
b.
Menentukan struktur laporan,
yaitu seleksi data dan pengelompokkan topic bahasan.
c.
Menulis dan menyajikan dengan
bahasa yang mudah dimengerti pembaca.
d. Menyempurnakan, membaca,
dan memeriksa kembali laporan yang telah dibuat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar