A. MENGENAL SURAT/DOKUMEN DAN PENANGANANNYA
Dalam keberlangsungan suatu
perusahaan, surat dan dokumen merupakan kmoponen penting yang menjadi sarana
komunikasi dan rekam jejak. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang
dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat
yang terdapat di kantor tersebut, baik surat masuk maupun surat keluar. Surat
masuk bisa diartikan surat yang diterima oleh suatu organisasi yang berasal
dari seseorang/dari suatu organisasi lain. Setiap kantor setiap harinya akan
menangani surat-surat. Mungkin ada satu surat, puluhan surat atau bahkan
ratusan surat. Volume surat yang besar apabila tidak ditangani dengan baik
tentu akan merugikan banyak pihak yang berkaitan. Jadi surat dan dokumen kantor
harus ditata sedemikian rupa, sehingga tetap terawat atau tidak rusak dan mudah
ditemukan kembali jika dibutuhkan.
1. Definisi
Surat dan Fungsinya
Surat
merupakan suatu hasil tulisan yang berisi pernyataan dari penulis atau
penyusunnya yang bertujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain.
Surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang sering digunakan
dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Surat
memiliki fungsi-fungsi penting dalam suatu organisasi perusahaan. Berikut ini
merupakan fungsi penting surat dalam perusahaan.
a.
Surat
berfungsi sebagai wakil suatu instansi atau unit usaha
b.
Surat
berfungsi sebagai bahan pembuktian
c.
Surat
berfungsi sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu
masalah
d.
Surat
berfungsi sebagai alat pengukur kegiatan suatu instansi
e.
Surat
berfungsi sebagai media atau sarana untuk memudahkan dan memperpendek jarak.
2.
Jenis-Jenis Surat
a. Menurut
tujuannya
1)
Surat
peringatan, surat ini berisi teguran dari seseorang (dari atasan) kepada orang
lain (bawahan). Hal ini berkaitan dengan yang bersangkutan melakukan suatu yang
tidak boleh dilakukan.
2)
Surat
permintaan, surat ini berisi menghendaki orang lain untuk melakukan suatu
langkah atau perbuatan untuk keperluan si pembuat surat.
3)
Surat
pemberitahuan, surat ini berisi informasi yang perlu diketahui oleh orang
banyak..
4)
Surat
perintah, surat ini berisi kehendak seseorang (atasan) kepada orang lain
(bawahan) untuk melakukan tugas tertentu.
5)
Surat
panggilan, surat ini berisi tentang permintaan pihak yang bersangkutan segera
menghadap atau menemui si pengiriim surat.
6)
Surat
susulan, surat jenis ini merujuk kepada surat yang telah dikirim terlebih
dahulu.
7)
Surat
izin, jenis surat ini merupakan
keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh suatu hak
atau fasilitas atau dispensasi.
8)
Surat
laporan, surat ini berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada
atasan.
9)
Surat
keputusan, jenis surat ini merupakan surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan.
Surat semacam ini hanya dikeluarkan oleh pimpinan.
10) Surat perjanjian, jenis surat ini
berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lain untuk melakukan
sesuatu.
b. Menurut
jangkauannya
1)
Surat
Intern
Surat ini
dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi atau surat
dikirim oleh unit atau pejabat lainnya dalam instansi yang sama.
2)
Surat
Ekstern
Surat ini
dikirim oleh instansi kepada instansi lain, baik surat dari pimpinan instansi
maupun surat dari pejabat lainnya.
c. Menurut
prosedur pengurusannya
1)
Surat
masuk, yakni suatu surat yang diterima dari instansi-instansi lain
2)
Surat
keluar, yakni suatu surat yang dikirim kepada instansi-instansi lain
d. Menurut
urgensi pengirimannya
1)
Surat
sangat segera/kilat
Surat yang
harus dikirim atau diselesaikan atau disampaikan pada hari yang sama dengan
batas waktu selama 24 jam.
2)
Surat
segera
Surat yang
harus dikirm atau diselesaikan atau disampaikan paling lambat dalam waktu
selama 2x24 jam.
3)
Surat
biasa
Yaitu surat
yang pengirimannya menurut asa FIFO. Maksudnya pengirimannya menurut
urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal
perjalanan caraka/kurir dengan batas waktu selama 5 hari.
e. Menurut
sifatnya
1) Surat
dinas
Surat dinas
adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang berisi menyangkut
masalah-masalah kedinasan.
a)
Macam-macam
surat dinas
(1)
Surat
dinas swasta, merupakan suatu surat dinas yang dibuat oleh instansi swasta.
(2)
Surat
dinas pemerintah, surat dinas yang dibuat oleh instansi pemerintah.
b)
Ketentuan
penyusunan surat dinas
(1)
Pembuatan
surat dengan singkat,jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
(2)
Tidak
perlu menggunakan bahasa asing, apabila sudah ada padanan bahasanya dalam
bahasa Indonesia
(3)
Penggunaan
kata-kata yang nyata dan positif
(4)
Menghindari
pengulangan kata atau kalimat yang sama
(5)
Sebaiknya
dibuatkan surat dalam bentuk formulir
dan bentuk yang sama untuk urusan rutin
(6)
Alamat
surat ditujukan untuk pejabat yang dituju, bukanlah kepada instansi. Apabiila
pejabat instansi tidak diketahui, maka gunakanlah istilah pimpinan.
(7)
Menggunakaan
istilah saudara atau bapak untuk pejabat yang dituju dalam surat tersebut, lalu
diikuti dengan nama pejabat tersebut.
(8)
Adanya
penggantian istilah dengan menggunakan kata kami
(9)
Tidak
menggunakan kalimat penutup yang berlebihan.
(10) Apabila mengakhiri surat cukup dengan
menyebutkan jabatan, tanda tangan, dan nama jabatan tersebut.
2) Surat
niaga
Surat niaga
adalah surat yang dibuat oleh badan usaha atau perusahaan yang berisi tenatang
perniagaan. Ada beberapa macam surat niaga, seperti surat permintaan penawaran,
surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pengakuan
penerimaan pembayaran, surat pengaduan, surat keberatan, surat permintaan
penangguhan pembayaran, surat tagihan, surat edaran, surat promosi penjualan,
serta surat telegram dan penegasannya.
3) Surat
pribadi
Surat
pribadi adalah suatu surt yang ditulis seseorang dan isinya menyangkut
kepentingan pribadi sesorang.
a)
Macam-macam
surat pribadi
Surat
pribadi yang bersifat kekeluargaan (surat perkenalan, surat untuk orang tua,
kakak, adik dan lain-lain).
Surat
pribadi yang bersifat setengah resmi (surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak
masuk kerja, surat izin tidak masuk sekolah dan lain-lain).
b)
Ciri-ciri
surat pribadi
(1)
Adanya
gaya bahasa yang sangat personal, bebas dan tidak resmi serta penggunaan bahasa
sehari-hari diperbolehkan
(2)
Sistematika
penyusunan surat baku yang tidak ada.
(3)
Beragamnya
kesan, amanat dan isi surat.
(4)
Kop
surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya tidak diperlukan dalam jenis
surat ini.
c)
Manfaat
menulis surat pribadi
(1)
Tersampaikannya
pesan
(2)
Akan
mempererat tali persaudaraan
(3)
Sebagai
sarana latihan menulis yang efektif
f. Menurut
keamanan isinya
1)
Surat
terbatas/konfidensial
Surat biasa
(Konfidensial, biasa diberi kode K) adalah surat yang isinya hanya dapat
diketahui oleh beberapa pejabat tertentu berdasarkan dengan sifat kedinasannya.
Apabila surat ini disiarkan atau diberitakan tidak sah, maka akan dapat
merugikan martabat atau kewibawaan pemerintah atau dapat memunculkan hal-hal
yang tidak diinginkan.
2)
Surat
biasa disingkat B
Surat biasa
ini merupakan surat dengan tingkat keamanan yang tidak termasuk ke dalam surat
rahasia. Surat ini hanya disampaikan kepada pihak yang tertera dalam surat
saja.
3)
Surat
sangat rahasia
Adalah
surat yang tingkat keamanannya tertinggi yang berkaitan dengan keselamatan Negara. Apabila disiarkan
atau diberitakan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka
akan membahayakan keamanan dan keselamatan Negara.
4)
Surat
rahasia
Ialah surat
yang isinya harus dirahasiakan oelh pihak-pihak yan bersangkutan. Jika surat
ini dibocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabatdan
kewibawaan Negara. Dalam hal ini akan mengakibatkan kerugian besar bagi Negara
atau akan memunculkan kegoncangan di dalam masyarakat.
g. Menurut
wujudnya
Ada
beberapa surat menurut wujudnya, seperti kartu pos, warkat pos,, surat
bersampul, nota, memorandum, telegram, telex, dan surat pengantar.
h. Menurut
jumlah penerimaannya
1)
Surat
edaran, merupakan jenis surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau pejabat
maupun instansi tertentu.
2)
Surat
pengumuman, merupakan jenis surat yang ditujukan kepada kelompok masyarakat.
3)
Surat
biasa, merupakan jenis surat yang penerimanya hanya satu orang, baik seorang
pejabat maupun organisasi perusahaan.
3.
Metode Pengelolaan Surat dan Dokumen
a. Metode
Kartu Kendali
Kartu
kendali yaitu selembar kertas yang memiliki ukuran 10 x 1 cm yang di dalamnya
berisi data-data, seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, paraf, tanggal terima, nomor urut, m/k, kode dan catatat.
Pada
prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan menggunakan kartu kendali,
surat masuk digolongkan ke dalam surat penting, biasa dan rahasia. Fungsi kartu
kendali adalah sebagai pengganti buku agenda. Penulisan kartu kendali dapat
ditulis rangkap dua, rangkap tiga atau rangkap empat yang disesuaikan dengan
kebutuhan. Untuk mempermudah melakukan distribusi dan penyimpanan kartu
kendali, maka setiap rangkap pada kartu kendali dibuat dengan warna yang
berbeda.
Contoh
kartu kendali
Pencatatan
dan pengendalian surat penting yakni dalam lembar kartu kendali, surat biasa
dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar
surat rahasia.
Contoh lembar pengantar surat rahasia.
b. Metode
Buku Agenda
1)
Buku
Agenda
Buku agenda
yaitu sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk melakukan pencatatan atau pendaftaran semua surat
(surat masuk dan surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi.
Buku agenda
terdiri atas beberapa kolom-kolom, yaitu sebagai berikut;
a)
Tanggal
penerimaan surat
b)
Nomor
agenda/nomor urut
c)
Tanggal
dan nomor surat
d)
Pengirim
surat
e)
Perihal,
yang merupakan isi surat
f)
Agenda
surat
g)
Kolom
lain lain yang dianggap perlu
2)
Buku
Ekspedisi
Buku
ekspedisi merupakan jenis buku yang dipergunakan sebagai tanda bukti
penerimaan, pengiriman dan pendistribusian surat atau barang yakni buku
ekspedisi. Penacatatan data yang dicatat lebih sedikit dari buku agenda
meliputi nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima. Buku
ekspedisi harus dimiliki oleh setiap unit kerja.
c. Model
Tata Naskah (Takah)
Tata naskah
atau takah merupakan suatu kegiatan administrasi dalam rangka memelihara dan
penyusunan data-data dari semua tulisan tentang segi-segi tertentu dari suatu
persoalan pokok yang disusun secara kronologis dalam sebuah berkas.
B.
PENGELOLAAN SURAT/DOKUMEN MASUK DAN KELUAR
Berjalannya suatu perusahaan/kantor
pasti tidak lepas dari dengan adanya surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini
berfungsi untuk menertibkan surat masuk dan surat keluar. Dalam rangka
menertibkan administrasi kantor. Berikut ini merupakan prosedur pengelolaan
surat masuk dan surat keluar dalam organisasi perusahaan.
1. Prosedur
pengelolaan surat masuk
Surat
masuk merupakan jenis surat yang berasal dari luar perusahaan dan diterima oleh
perusahaan, kemudian diteruskan dan ditindaklanjuti. Ada beberapa prosedur
pengelolaan surat masuk yang perlu diketahui, yaitu sebagai berikut;
a.
Penerimaan
surat
Surat-surat
yang sudah masuk akan diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian tertentu.
Selanjutnya diteliti alamatnya sudah benar sesuai tujuan, apabila salah alamat
surat harus dikembalikan kepada jasa pengiriman. Surat yang sudah diterima
dilabeli cap tanggal penerimaan sesuai tanggal surat diterima oleh penerima
surat.
b.
Penyortiran
surat
Penyortiran
surat masuk merupakan kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima. Surat
dipilah berdasarkan;
1)
Kualifikasi
Surat
sangat rahasia (kode SR=membahayakan keselamatan Negara)
Surat
rahasia (kode R=menimbulkan kerugian Negara)
Surat
terbatas/konfidensial (kode K=hanya diketahui pejabat tertentu)
Surat biasa
(kode B)
2)
Urgensi
Surat
dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, dan surat kawat.
3)
Unit
organisasi
Surat surat
dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi dimana surat itu ditujukan.
4)
Macamnya
Surat
dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel , giro, surat pribadi, dan
surat dinas dan sebagainya.
5)
Klasifikasi
Surat
dikelompokkan menurut surat kilat/harus segera (harus segera diterima dalam
waktu 1x24jam), surat segera (maksimal diterima 2x24jam) dan biasa (maksimal 5
hari harus sudah diterima).
c.
Pembukaan
surat
Setelah
disortir, surat-surat dibuka satu oer satu. Namun tidak semua surat dapat
dibuka, ada beberapa surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang
yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka suart-surat tersebut. Surat-surat
tersebut merupakan surat pribadi dan surat rahasia. Surat rahasia biasanya di
amplopnya bertuliskan RAHASIA atau RHS. Adapun untuk surat pribadi dapat
dilihat dari cara penulisan alamatnya. Alamat surat pribadi biasanya tanpa
menggunakan jabatan, namun hanya menggunakan nama saja. Atau biasanya pada
sampulnya ditulis PRIVE atau PRIVATE.
Setelah
dibuka, isinya dikeluarkan , namun tetap menyertakan amplopnya. Sehingga isi
surat dan amplopnya masih tetap menyatu, misalnya distaples. Tujuan menyertakan
amplopnya yaitu untuk;
1)
Mengetahui
alamat si pengirim
2)
Menghindari
hilangnya sesuatu lampiran dan semacamnya
3)
Mengetahui
tanggal pembuatan surat
4)
Mengetahui
tanggal pengiriman surat, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang
keterlambatan datangnya surat.
d.
Pengagendaan
surat
Setiap
surat yang masuk dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Masuk.
Buku Agenda
Surat Masuk
|
No |
Tanggal
Terima |
Nomor
Surat |
Tujuan
Surat |
Tanda
tangan dan tanggal |
|
45 |
12/9/2007 |
89/PS/K/IX/07 |
Bag.
Personalia |
|
e.
Pengarahan
dan penerusan
Surat-surat
yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat
yang berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut;
1)
Surat
masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi (action slip) oleh
sekretaris atau kepala tata usaha
2)
Surat
masuk yang telah dilengkapi dengan lembar kerja diteruskan kepada pimpinan untuk
memperoleh tanggapan dengan penegasan pada lembar disposisi tersebut berupa
instruksi atau informasi.
3)
Surat
yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau kepala
tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan surat untuk diproses
dengan lembar disposisi.
Lembar
disposisi ialah lembar kertas yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan
disposisi atau instruksi pimpinan. Lembar disposisi dapat dibedakan menjadi
dua, yaitu;
Disposisi
langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat. Disposisi
tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar tersendiri.
f.
Penyampaian
surat
Penyampaian
surat dilakukan ooleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan
langkah-langkah sebagai berikut;
1)
Surat
yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern.
2)
Menyampaikan
surat melalui buku ekspedisi kepada penerima. Buku ekspedisi juga harus diparaf
sebagai tanda surat sudah diterima.
3)
Petugas
pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat
dalam buku pengarahan.
Contoh Lembar Disposisi
g.
Penyimpanan
bekas atau arsip surat masuk
Penyimpanan
arsip surat dari pimpinan pada umumnya dilakukan oleh sekretaris dengan
menerapkan metode kerja arsip yang berlaku pada kantor tersebut.
2.
Prosedur pengelolaan surat keluar
a.
Persiapan
Dalam
pengelolaan surat keluar, maka membutuhkan persiapan yang meliputi peralatan
yang menunjang kegiatan tersebut. Adapun persiapan yang harus diperhatikan
dalam mengelola surat keluar adalah sebagai berikut;
1)
Menentukan
jenis surat yang sesuai dengan standar
perusahaan.
2)
Menghindari
singkatan singkatan surat yang tidak lazim
dan tidak dimengerti.
3)
Menentukan
jenis, ukuran, dan warna kertas yang digunakan untuk menyusun dan menulis
surat.
4)
Menggunakan
bahasa yang mudah dipahami dan sesuai dengan kaidah kebahasaan yang telah
ditentukan.
5)
Membuat
ide, fakta dan informasi yang akurat dan lengkap serta yang paling penting
mudah untuk dipahami.
b.
Pembuatan
konsep surat
Pembuatan
konsep surat (draft) pada umumnya disusun berdasarkan bagian-bagian yang
lengkap serta menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh suatu
organisasi/perusahaan. Draft harus disusun dengan baik sehingga memudahkan
bagian pengetikan untuk membuatnya.
c.
Persetujuan
draft surat
Apabila
draft sudah selesai dibuat, maka surat tersebut harus diminta persetujuan
pimpinan. Apabila masih terdapat kesalahan atau memerlukan tambahan maka
pimpinan akan langsung mengoreksi draft tersebut.
d.
Mengagendakan
surat
Apabila
konsep surat atau draft surat telah disetujui oleh pimpinan maka langkah
selanjutnya adalah mencatat konsep surat tersebut ke dalam buku agenda keluar
dan diberikan kode nomor surat.
Contoh
nomor surat: 001/KP/VII/2016, artinya
001 = nomor
urut surat yang diambil dari buku agenda.
KP=masalah
kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai)
VII=bulan
surat dibuat
2016=tahun
surat dibuat
e.
Pengetikan
konsep
Setelah
konsep surat mendapat persetujuan pimpinan dan mendapatkan nomor surat, maka
draft tersebut diserahkan kembali kepada bagian pengetikan. Pada proses
pengetikan, dilakukan pengeditan dan perapian surat sehingga surat terlihat
rapid an mudah dipahami.
f.
Pemeriksaan
konsep
Pemeriksaan
konsep surat harus dikerjakan dengan teliti dan cermat sehingga konsep surat
ini menjadi surat yang jadi dan utuh. Pihak-pihak yang berkaitan dalam
mengoreksi konsep surat antara lain;
Pengetik
surat, konseptor, penanggung jawab, dan agendaris.
g.
Penandatanganan
konsep
Apabila
setelah dilakukan pemeriksaan tidak ditemukan kesalahan, maka surat tersebut
disampaikan kepada pimpinan untuk ditandatangani. Surat yang akan
ditandatangani diletakkan dalam map khusus.
h.
Pemberian
cap
Surat yang
telah mendapatkan tandatangan pimpinan kemudian diberi cap atau stempel.
Penempatan stempel ini diletakkan di sebelah kiri dan menyentuh tanda tangan
pimpinan.
i.
Melipat
surat
Surat yang
sudah ditandatangani dan diberi cap harus dipisahkan. Surat yang asli
dikirimkan ke alamat yang dituju dan salinannya disimpan sebagai arsip. Untuk
surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi ke dalam bentuk tertentu.
Ada 8 cara
melipat surat, yaitu
1)
Lipatan
tunggal (single fold),
2)
Lipatan
ganda sejajar (parallel double fold)
3)
Lipatan
baku (standard fold)
4)
Lipatan
baku rendah (low standard fold)
5)
Lipatan
akordion (accordion fold)
6)
Lipatan
akordion rendah (low accordion fold)
7)
Lipatan
model perancis (French fold)
8)
Lipatan
baron (baronial fold)
j.
Penyampulan
surat
Setelah
melipat surat maka tahap selanjutnya memberikan sampul atau amplop surat.
Adapun pada bagian sampul surat ini harus terdapat hhal-hal berikut:
1)
Alamat
pengirim surat
2)
Nomor
surat yang harus diletakkan di sebelah kiri atas dan berada di bawah kop surat.
3)
Diberikan
cap dinas atau instansi
4)
Stempel
bebas bea atau perangko secukupnya.
k.
Pengiriman
surat
Pengiriman
surat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut;
1)
Dilakukan
secara langsung, dimana surat dikirim langsung kepada pihak yang tertera oleh
kurir dengan munggunakan buku ekspedisi.
2)
Dikirim
menggunakan pos
l.
Penyimpanan
surat
Surat yang
asli dikirim ke alamat yang dituju. Sedangkan salinan (lembar kedua) disimpan
menggunakan system kearsipan yang dipakai oleh perusahaan.
Contoh buku
ekspedisi
C.
PENATAAN SURAT/DOKUMEN
Surat ataupun dokumen yang terlahir
dari adanya kegiatan perusahaan harus dikelola dan ditata dengan baik dan benar.
Hal ini harus dilakukan supaya administrasi perusahaan dapat berjalan dengan
baik.
1.
Asas
Penataan Surat/Dokumen
Asas
penataan surat/dokumen sering disebut juga asas kearsipan dalam perusahaan.
Asas kearsipan merupakan suatu pedoman penyelenggaraan kegiatan pengelolaan
surat yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu perusahaan. Ada tiga bentuk asas kearsipan, yaitu;
a.
Asas
desentralisasi
Asas
desentralisasi merupakan jenis jasa penyelenggaraan kearsipan yang tidak
dipusatkan pada suatu unit tertentu tetapi dilakukan unit atau bagian secara
sendiri-sendiri. Adapun kelebihan menggunakan asas ini adalah;
1)
Memudahkan
dalam pencarian kembali surat atau dokumen terdahulu
2)
Menghemat
waktu dan tenaga karena terdapat lokasi unit atau bagiannya
3)
System
dan metode dapat disesuaikan dengan masing-masing divisi.
Adapun
kelemahan asas desentralisasi, yaitu sebagai berikut;
1)
Tidak
terdapat keseragaman prosedur dan perlengkapan
2)
Biaya
menjadi lebih boroos
3)
Adanya
pengawasan yang ketat dari pimpinan
b.
Asas
sentralisasi
Asas
sentralisasi merupakan asas penyelenggaraan kearsipan yang dipusatkan dalam
suatu bagian organisasi unit kerja tersendiri, yaitu semua dokumen, warkat
ataupun surat disimpan dalam suatu ruangan atau tempat tertentu dan dikelola
oleh unit tersendiri yaitu unit sentral.
Kelebihan
menggunakan asas sentralisasi ini yaitu
1)
Prosedur
dan perlengkapan arsip menjadi lebih seragam
2)
Meningkatkan
keahlian pegawai bagian arsip
3)
Pengawasan
dapat berjalan dengan efektif
4)
Menghindar
adanya pekerjaan yang ganda sehingga tidak efektif dalam pekerjaan.
Adapun
kelemahan menggunakan asas sentralisasi ini sebagai berikut;
1)
Apabila
memerlukan dokumen, maka tidak dapat langsung ditemukan. Hal ini dikarenakan
harus melalui beberapa prosedur.
2)
System
yang digunakan tidak sesuai dengan kegiatan bagian-bagian divisi.
3)
Pegawai
arsip tidak memiliki pengetahuan di bidang lainnya.
4)
Risiko
kehilangan arsip lebih besar.
c.
Asas
gabungan
Asas
gabungan merupakan asas penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kelebihan
asas sentalisasi dan asas desentralisasi sehingga dapat meminimalis kelemahan
yang terdapat di kedua asas tersebut. Pada pelaksanaannya, unit sentral
bertanggung jawab atas arsip in-aktif seluruh unit kerja atau bagian dari
perusahaan. Sedangkan unit pengolah bertanggung jawab atas arsip aktif dari
masing-masing unit kerja.
2. Sistem Penyimpanan Surat/Dokumen
System
penyimpanan surat atau dokumen bisa juga disebut dengan kagiatan kearsipan
yaitu kegiatan pengurusan arsip atau surat yang dimulai dari penciptaan surat,
penyimpanan dan penemuan kembali. Ada beberapa system kearsipan yang dapat
diterapkan di dalam kantor, yaitu sebagai berikut;
a.
System
wilayah (geographic filing system)
Merupkan
system penyimpanan berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah
atau kota.
b.
System
masalah (subject filing system)
Merupakan
system penyimpanan berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen.
c.
System
tanggal (chronological filinng system)
Merupakan
system penyimpanan berdasarkan urutan waaktu dari tanggal, bulan, dan tahun.
d.
System
nomor (numeric filing system)
Merupakan
system penyimpanan berdasarkan urutan nomor.
e.
System
abjad (alphabetic filing system)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar