VI PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI PENGGUNAAN ANGGARAN

A.   Bukti Penggunaan Anggaran

1.    Bukti Transaksi

Bukti penggunaan anggaran dapat disebut  dengan bukti transaksi yang dapat dibedakan atas:

a.    Bukti Eksternal, yaitu buukti yang diterima dari pihak luar perusahaan, conntohnya kuitansi, cek, bilyet giro, faktur, nota kontan, nota debet atau kredit

b.    Bukti Internal, yaitu bukti transaksi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, contohnya bukti memo transaksi, bukti kas masuk, dan bukti kas keluar.

2.    Bentuk-Bentuk Bukti Transaksi

a.    Kuitansi

Kuitansi merupakan surat bukti penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi umumnya memiliki dua sisi, sisi kanan diserahkan kepada yang membayar, sedangkan sisi kiri disimpan untuk arsip bagi yang menerima pembayaran.

Pada kuitansi tertera tanggal transaksi, pihak yang memberikan uang, nominal uang, maksud dan tujuan pembayaran, dan tanda tangan dan ditambah materai jika dibutuhkan.

b.    Cek

Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada pihak bank yang ditunjuknya supaya membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orangg yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek.

Cek terdiri dari dua bagian, yaitu;

1)    Bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut

2)    Bagian sebelah kanan dapat diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran tersebut.

c.    Bilyet Giro

Bilyet giiro merupakan surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu rekening ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.

Perlu diingat, penerima bilyet giro tidak dapat menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, namun dapat menambah simpanan di rekeningnya.

d.    Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual, lembar ketiga untuk arsip.

Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima  merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi penjual faktur yang diterima merupakan faktur penjualan.

Faktur memuat informasi yang terdiri dari,

1)         Nama dan alamat penjual

2)         Nomor faktur

3)         Nama dan alamat pembeli

4)         Tanggal pesanan

5)         Syarat pembayaran

6)         Keterangan mengenai barang (jenis, harga satuan, kuantitas barang, dan jumlah harga)

e.    Nota

1)         Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli dan biasanya dibuat rangkap dua. Lembar yang asli diberikan kepada pembeli, sedangkan yang salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual.

Nota kontan memuat informasi berupa;

a)    Nama perusahaan sebagai pihak yang mengeluarkan nota

b)    Nomor nota

c)    Tanggal transaksi

d)    Jenis barang

e)    Jumlah barang

f)      Harga satuan

g)    Jumlah harga

2)         Nota Debit dan Nota Kredit

Nota debit dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya penngembalian barang karena barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

Nota debit dikatakan sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak).

Nota kredit merupakan bukti transaksi  penerimaan kembali barang yang telah dijual (pengembalian). Nota kredit dikeluarkan oleh pihak penjual. Bukti ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga dari pihak pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan dan atau tidak sesuai dengan pesanan pembeli.

f.      Bukti Memorial (Memo)

Bukti memorial adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan bersangkutan. Contohnya, memo seperti untuk mencatat gaji pegawai yang masih harus dibayarkan pada akhir periode.

g.    Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil. Apabila pemberian dana kas kecil berupa cek, pada bukti penerimaan kas kecil juga dilampirkan fotokopi cek.

h.    Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

i.      Bukti Setoran Bank

Bukti setoran bank adalah catatan transaksi (slip setoran) yang disediakan oleh pihak bank untuk digunakan pada saat  atau setiap melakukan setoran uang ke bank.

IX KEGIATAN RAPAT (TELECONFERENCE)

 

A.       Ruang Lingkup Rapat

1.      Pengertian Rapat

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat//media kemonukasi kelompok yang bersifat tatap muka dan diselenggarakan oleh organisasi baik swasta maupun pemerintah untuk pengambilan keputusan.

a.       Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk  membicarakan sesuatu, siding, majelis.

b.      Cut Rozanna, berpendapat Rapat adalah pertemuan antara anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

c.       Samsir Rambe, rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan, dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati, disetujui bersama.

2.      Jenis jenis rapat

a.       Berdasarkan Tujuannya

1)    Rapat Penjelasan (Information conference), yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

2)    Rapat pemecahan masalah (problem solving conference), yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena itu, peran serta peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan.

3)    Rapat perundingan (negotiation conference) yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.

b.      Berdasarkan Sifatnya

1)      Rapat formal, rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat atau pemberitahuan atau undangan yang disertai dengan agenda rapat.

2)      Rapat informal, adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3)      Rapat terbuka, adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi yang dibahas dalam rapat merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4)      Rapat tertutup, adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya membahas masalah yang bersifat rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.       Berdasarkan jangka waktunya

1)      Rapat mingguan, diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah masalah yang bersifat rutin.

2)      Rapat bulanan, biasanya diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan yang akan datang.

3)      Rapat semester, diadakan enam bulan sekali yang membahas permasalahan enam bulan yang lalu dan program program selanjutnya enam bulan ke depan.

4)      Rapat tahunan, rapat diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

d.      Berdasarkan frekuensinya

1)      Rapat rutin, adalah rapat yang ditentukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan atau tahunan.

2)      Rapat incidental, adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal, karena ada masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e.       Berdasarkan nama

1)      Rapat kerja, adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)      Rapat dinas, adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan, biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah.

3)      Musyawarah kerja, adalah kata lain dari rapat kerja.

f.        Berdasarkan urgensinya

1)      Rapat biasa, rapat untuk membahas masalah-masalah biasa.

2)      Rapat penting, rapat untuk membahas masalh-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak penting bagi anggota organisasi tersebut.

g.       Berdasarkan pesertanya

1)      Rapat vertical, adalah rapat yang diadakan di mana para pesertanya dihadiri oleh atasan dan bawahan.

2)      Rapat horizontal, adalah rapat yang diadakan antara pejabat suatu organisasi yang sederajat.

3.      Manfaat dan tujuan rapat

a.       Manfaat Rapat

1)      Menyebarkan informasi

2)      Mendapatkan umpan balik yang diharapkan

3)      Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

4)      Member solusi dari permasalahan yang ada.

5)      Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan.

b.      Tujuan rapat

1)      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan

2)      Untuk menyampaikan suatu informasi, perintah, pernyataan.

3)      Sebagai alat koordinasi antar-internal atau antar-eksternal.

4)      Agar peserta rapat dapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5)      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

6)      Menampung semua permasalahan dari para peserta rapat

4.      Syarat-syarat rapat yang baik

a.       Suasana terbuka

b.      Tidak ada monopoli

c.       Partisipasi aktif dari peserta rapat

d.      Bimbingan dan pengawasan aktif dari pimpinan

e.       Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

f.        Pernyataan singkat dan jelas

g.       Disiplin waktu

h.      Selalu ada kesimpulan

B.       Rapat Teleconference

1.         Pengertian Teleconference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu system telekomunikasi. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan  mendengarkan apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.

2.         Jenis-jenis Teleconference

a.       Audio Conference ( Conference Call), adalah percakapan dua orang atau lebih pertisipan dengan menggunakan media telepon yang hanya dalam bentuk suara (audio).

b.      Video Conference, adalah teknologi komunikasi yang mengizinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda secara bersamaan dapat mengirimkan gambar dan suara.

c.       Web Conference, adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream lebih lengkap di mana pasrtisipan dapat berkomunikasi secara langsung menggunakan teks, suara, video, hingga berbagi file atau melakukan slide presentation.

3.         Keunggulan Dan Kelemahan Teleconference

Keunggulan teleconference;

a.       Meningkatkan produktivitas karena kemampuan berbagi dokumen, ide dan gagasan dapat dilakukan dengan mudah

b.      Menghemat waktu dan biaya pertemuan

c.       Memudahkan dalam berkomunikasi jarak jauh

d.      Mudah dalam mengaplikasikannya

              Kelemahan teleconference sebagai berikut;

a.       Biaya masih terbilang mahal untuk memiliki sehingga hanya perusahaan tertentu saja yang mempunyai cukup dana

b.      Alat-alat yang diperlukan sulit untuk didapat

c.       Penginstalan susah maka harus hati-hati agar tidak salah

4.         Peralatan Rapat Teleconference

a.       Device atau perangkat, meliputi handphone, tablet, PC, atau computer

b.      Perangkat lunak, misalnya Skype, WhatsApp, VMEET (untuk computer)

c.       Koneksi internet

d.      Peralatan pendukung audio, diantaranya mikrofon dan speaker.

e.       Peralatan pendukung video, memerlukan webcam atau camera depan.