XI HUMAS BAB X PERENCANAAN PROGRAM KEHUMASAN

 A.     PERENCANAAN PROGRAM KERJA PUBLIC RELATIONS

1.   Pengertian Program

Program adalah rancangan mengenai asas suatu usaha yang akan dijalankan. Untuk mencapai tujuan dari program tersebut, sekumpulan aktivitas harus saling berkaitan dan saling membantu antara satu dengan yang lainnya. Organisasi mengandung satu atau lebih program. Tujuan tiap tiap program tidak sama, tetapi saling menyumbang pada satu tujuan organisasi itu.

 

2.   Pengertian Program Kerja

Program kerja adalah suatu rencana kegiatan dalam suatu organisasi yang terarah, terpadu dan sistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita-cita organisasi.

 

3.   Perencanaan

Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menerapkan cara untuk mencapainya. Oleh karena itu, biddang kehumasan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan. Ada beberapa alasan perencanaan kehumasan begitu penting, yaitu;

a.      Untuk menantisipasi perubahan lingkungan (teknologi, politik, hukum, ekonomi)

b.      Menghadapi perubahan operasional, misalnya menghadapi persaingan, perubahan selera konsumen, siklus hidup produk, system komunikasi, media massa, tenaga kerja, dan relasi bisnis.

c.       Menciptakan tujuan objektif, tujuan, dan target yang ingin dicapai

 

Sementara itu, manfaat perencanaan antara lain;

a.         Membantu pihak manajemen organisasi agar mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering berubah.

b.        Mengefektifkan efisiensi koordinasi/kerja sama santa departemen atau pihak terkait.

c.         Efisiensi waktu, tenaga, upaya, dan biaya.

d.        Menghindari risiko kegagalan

e.         Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi

f.          Menetapkan klasifikasi rencana kerja.

 

Agar rencana program kehumasan dapat berhasil baik, ada tiga dasar yang harus diperhatikan sebagai berikut;

a.      Rencana program kerja harus dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.

b.      Rencana program kerja tersebut harus mempunyai tujuan

c.       Dilakukannya pengarahan mengenai rencana program tersebut.

 

B.     RUANG LINGKUP PROGRAM KERJA PUBLIC RELATIONS

1.   Publication and publicity, yaitu mengenalkan perusahaan kepada publik

2.   Events, mengordinasi kegiatan acara-acara untuk membentuk citra

3.   News, menghasilkan tulisan-tulisan yang sifatnya menyebarkan informasi kepada public.

4.   Community involvement, yaitu membuat program yang ditujukan untuk menciptakan keterlibatan komunitas atau masyarakat sekitarnya.

5.   Identity media, yaitu membina hubungan baik dengan media (pers).

6.   Lobbying, yaitu melakukan upaya persuasi dan negosiasi dengan berbagai pihak.

7.   Social investment, yaitu membuat program-program yang bermanfaat bagi kepentingan dan kesejahteraan sosial.

 

C.     PROSES PERENCANAAN PROGRAM KERJA HUMAS

Scott M. Cutlip dan Allen H. Center menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja humas melalui empat tahap atau langkah-langkah yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan dijelaskan sebagai berikut;

1.      Penelitian dan mendenggarkan (Research –Listening)

Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi.

 

2.      Perencanaan dan mengambil keputusan (Planning-Decision)

Tahap ini merupakan kelanjutan dari tahap fact finding, yaitu proses mengenali dan mendefinisikan masalah yang dihadapi oleh perusahaan sebagai dasar acuan untuk menyusun langkah selanjutnya. Atas dasar penelitiannya, seorang petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya memperhatikan faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik.

 

3.      Komunikasi-Pelaksanaan (Communication-Action)

Tahap komunikasi terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengomunikasikan sehingga timbul kesan-kesan yang secara efektif memengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya.

 

4.      Evaluasi (Evaluation)

Setelah komunikasi terlaksana, perusahaan tentu ingin mengetahui dampak atau pengaruhnya terhadap public atau khalayak, pada tahapan ini,, humas mengadakan penilaian terhadap hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta efektivitas dari teknik-teknik manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan.

 

D.    MODEL-MODEL PERENCANAAN KERJA HUMAS

Perencanaan program PR harus mengikuti pola sistematis dan mengikuti model operasi secara menyeluruh. Ada enam model pperencanaan PR, sebagai berikut;

1.      Menilai situasi

Analisis situasi merupakan kumpulan lengkap atas segala yang diketahui mengenai situasi, sejarah, kekuatan yang memengaruhi, dan pihak-pihak yang terlibat dan terkena pengaruh, bbaik internal maupun eksternal.

 

2.      Mendefinisikan secara objektif

Survey untuk mengungkapkan pendapat, sikap masyarakat, atau citra organisasi di mata khalayaknya. Pemantauan berita di media massa. Tinjauan terhadap angka dan grafik penjualan.

 

3.      Memilih teknik dan bahan

Pemilihan metode penyampaian pesan komunikasi kepada audiens memegang peranan penting dalam menentukan dampak dan efektivitas program.

 

4.      Anggaran

Untuk mengetahui kebutuhan dana program.kegiatan dan setelah diketahui kegiatan apa yang akan dilaksanakan, anggaran dapat menjadi pedoman atau daftar kerja. Selain itu, manajer dapat menilai program kerja yang sesuai dengan perusahaan (evaluasi manajemen) serta menentukan prioritas kegiatan dan batasan anggaran.

 

5.      Menyusun laporan

a.      Berdasarkan tingkat liputan

b.      Berdasarkan data statistic peringkat dan jumlah khalayak

c.       Evaluasi berdasarkan sumber

d.      Pengumpulan pendapat

e.      Evaluasi berdasarkan umpan balik statistik langsung

f.        Umpan balik media

g.      Pengukuran peningkatan pemahaman.

XI HUMAS BAB IX PEMBUATAN PROFIL ORGANISASI

 A.     PENGERTIAN PROFIL ORGANISASI

Profil organisasi adalah gambaran singkat suatu organisasi/perusahaan, pengaruh-pengaruh utama tentang bagaimana perusahaan dijalankan dan bagaimana perusahaan mengatasi tantangan-tantangan.

Company profile atau profil perusahaan merupakan sebuah media atau alat yang bermanfaat untuk memberikan informasi atau gambaran secara lengkap mengenai detail perusahaan. Secara umum, company profilel memiliki peran sebagai alat marketing yang ditujukan untuk memperoleh klien. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa company profile  memang wajib dimiliki oleh setiap perusahaan yang sedang beroperasi.

Berikut ini beberapa informasi yang harus ada dalam company profle sebuah perusahaan;

1.      Cover depan, berisi judul dan nama perusahaan

2.      Kata pengantar

3.      Tentang Kami (About Us)/ Sejarah singkat, berisi tentang bagaimana sejarah perusahaan berdiri, bergerak di bidang apa, dan lain-lain.

4.      Visi/misi

5.      Produk/jasa perusahaan

6.      Kelebihan

7.      Pengalaman perusahaan

8.      Galeri foto

9.      Daftar klien

10. Cover belakang dan kontak informasi serta alamat perusahaan.

11. Lainnya, dapat berupa  struktur organisasi, perlengkapan//peralatan perusahaan, legalitas/scan dokumen, dan lain-lain.

 

B.     PENTINGNYA MEMBUAT PROFIL ORGANISASI

1.      Sebagai media promosi terdepan

2.      Sebagai marketing tools

3.      Bentuk perpanjangan dari rencana bisnis

XI HUMAS BAB VIII MEDIA KOMUNIKASI HUMAS

 A.     PENGERTIAN MEDIA HUMAS

Media humas (public relations media) adalah segala bentuk media (sarana, saluran atau channel) yang digunakan oleh praktisi humas dalam pekerjaannya dengan tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa yang humas pasarkan lebih dikenal oleh masyarakat. Media humas lebih bersifat publikasi dan komunikasi. Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah kemitraan dengan media pers (cetak dan elektronik) dikenal dengan media relations (hubungan media) atau press relations (hubungan pers).

 B.     TUJUAN DAN JENIS MEDIA HUMAS

1.      Tujuan media humas

a.      Promosi dan tingkatkan pemasaran

b.      Komunikasi berkesinambungan

c.       Tingkatkan kepercayaan public

d.      Tingkatkan citra pperusahaan atau organisasi

 

2.      Jenis media humas

a.      Media humas Internal

Media internal adalah suatu sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan public internal perusahaan, dan biasanya bersifat nonkomersial. Penerima maupun pengirim informasi adalah orang dalam atau public internal, yang terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai, maupun unit-unit kerja yang ada di dalam perusahaan tersebut.

Berikut ini beberapa media humas internal;

1)     Jurnal internal

Jurnal yang diterbitkan oleh suatu lembaga, biasanya memuat informasi mengenai segala sesuatu yang terjadi di dalam lembaga dan khususnya diperuntukkan anggota lembaga tersebut.

2)     Papan pengumuman

Papan pengumuman dapat memudahkan pegawai yang sama dalam waktu bersamaan.

3)     Kaset video

Media ini menghadirkan komunikasi tatap muka secara artificial (seolah-olah yang ditonton dapat saling berkomunikasi secara langsung) untuk memudahkan pemahaman lebih baik terhadap pegawai.

4)     Stasiun radio sendiri

5)     Jaringan Telepon internal

6)     Kotak saran

Kotak saran untuk menampung keluhan dan saran para anggota karyawan sehingga kelebihan dan kekurangan yang ada dapat diketahui.

7)     Intensif bicara

Metode ini untuk memperoleh umpan balik dari para pegawai dengan membuka nomor Telepon khusus sehingga para pegawai dapat menghubungi pimpinan secara langsung tanpa harus menempuh birokrasi yang berliku.

8)     Siaran umum

9)     Obrolan langsung

10) Dewan pekerja

 

b.      Media humas eksternal

media humas eksternal adalah media untuk kegiatan humas yang diarahkan kepada khalayak di luar perusahaan. Focus dari humas eksternal adalah hubungan dengan media. Media eksternal sangat berpengaruh besar dalam publisitas suatu organisasi yang bersangkutan.

1)     Jurnal eksternal

Media humas eksternal tidak harus diartikan semata mata sebagai suatu bentuk terbitan yang dibagikan kepada pihak luar. Pihak luar tidak akan tertarik dengan masalah masalah yang dihadapi suatu organisasi. Sehingga jurnal harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjangkau khalayak yang dituju.

2)     Media audiovisual

Perangkat audiovisual adalah suatu media yang bercakupan terbatas yang dimiliki dan sepenuhnya dikendalikan oleh pihak tertentu yang diarahkan kepada khalayak yang bersifat terbatas pula. Penerapan system ini memerlukan sejumlah lembaga pendukung, seperti perpustakaan film yang sanggup menyimpan, memelihara, serta mendistribusikan kaset kaset rekaman tersebut kepada khalayak.

3)     Literature edukatif

Literature edukatif adalah semua bahan cetakan yang dibuat dapat menjelaskan atau mendorong penggunaan suatu produk atau jasa pelayanan atau berbagai manfaat dan nilai dari produk tadi.

4)     Komunikasi lisan

Penyampaian suatu uraian secara lisan yang juga didukung oleh peralatan audiovisual merupakan salah satu kegiatan humas yang penting.

5)     Pameran

6)     Seminar

7)     Sponsor

 

C.     PEMILIHAN MEDIA

1.      Radio

a.      Kelebihan : penyampaian gagasan sederhana dan langsung, teks mudah dikoreksi (luwes), serta memiliki public khusus

b.      Kekurangan : dialog dan materi kurang variatif, fakta tidak dapat dijelaskan dengan lengkap, melelahkan (suara dan waktu terbatas), serta hanya bisa didengarkan sekali.

2.      Siaran televisi

a.      Kelebihan : menjangkau masyarakat luas, audiovisual.

b.      Kekurangan : biaya mahal, ,komunikasi satu arah, siaran cepat, dan daya beli mahal.

3.      Surat kabar

a.      Kelebihan : menjangkau semua lapisan masyarakat dan murah

b.      Kekurangan : penyampaian berita tergantung penulis

4.      Media online

a.      Kelebihan : trending, terutama media sosial dan blog, menjangkau seluruh lapisan masyarakat, menjangkau seluruh dunia (internasional), dapat diakses kapan dan di mana saja, serta terdokumentasi.

b.      Kekurangan : butuh akses internet, sumber daya manusia bidang media online terbatas, serta butuh keterampilan khusus dalam mengelola dan menulis di media online (internet).

 

D.    KEAHLIAN YANG HARUS DIMILIKI PRAKTISI HUMAS

Keahlian yang harus dimiliki praktisi humas atau staf public relations (PR) yaitu keterampilan komunikasi lisan (public speaking) dan komunikasi tulisan (menulis). Berikut ini keahlian tertulis yang harus dimiliki praktisi humas menurut CutlipCenter, dan Broom dalam Effective Public Relations (via Yusriah Nasution dalam Komunikasi Antar Pribadi).

1.      Menulis (Writing)

2.      Mengedit (Editing)

3.      Hubungan dengan Media (Media Relations)

4.      Special Event, merancang dan menangani konferensi pers, pameran, open house, dan sebagainya.

5.      Berbicara (Speaking)

6.      Produksi (Production), berkomunikasi menggunakan multimedia, termasuk seni fotografi, layout, brosur, buklet, presentasi audiovisual dan lain sebagainya.

7.      Penelitian (Research), mengumpulkan informasi sehingga memudahkan organisasi untuk merencanakan program sesuai kebutuhan public, memonitor efektivitas program humas selama pelaksanaan dan evaluasi dampaknya.

8.      Programming dan counseling, program dan bimbingan untuk menentukan kebutuhan, prioritas dan tujuan, public,sasaran dan strategi, serta bekerja sama dengan manajemen atau klien untuk proses pemecahan masalah.

9.      Training, melatih atau bekerjasama dengan wakil-wakil organisasi untuk membuat persiapan menghadapi media, presentasi, dan pemunculan public lainnya.

10. Management, kegiatan administrasi operasi fungsi humas, personalia, keuangan, dan program.

XI HUMAS BAB VII PENYUSUNAN PESAN BIDANG KEHUMASAN

 Informasi adalah sebuah komponen-komponen pesan yang dipertukarkan dalam komunikasi yang berfungsi untuk menambahkan pengetahuan dan wawasan. Orang melakukan banyak cara untuk bisa mendapatkan informasi yang mereka inginkan. Masyarakat sangat membutuhkan informasi sehingga informan harus dapat menyampaikan informasi secara tepat. Dalam menyampaikan informasi tentunya harus memiliki sistematika dalam penyusunan pesan agar informasi yang disampaikan dapat tersalurkan dengan baik. Urutan system penyusunan yang baik, yaitu adanya perhatian, kebutuhan, pemuasan, visualisasi dan tindakan.

 

A. Tahap-Tahap Penyusunan Pesan

1.  Perencanaan

Dalam fase ini dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan media yang akan digunakan.

Perencanaan pesan meliputi beberapa hal berikut:

a.  Penetapan tujuan

Tujuan komunikasi dalam suatu organisasi/perusahaan adalah untuk:

1)    Memberi informasi

2)    Melakukan persuasi

3)    Melakukan kolaborasi

 

Tujuan tersebut perlu diuji. Cara untuk menguji tujuan tersebut dapat dilakukan dengan memperhatikan hal hal di bawah ini.

1)    Apakah tujuan tersebut realistis?

2)    Apakah waktunya tepat?

3)    Apakah orang yang menyampaikan pesan sudah tepat?

4)    Apakah tujuan selaras dengan visi dan misi organisasi/perusahaan?

 

b.  Analisis tujuan

Analisis audiens meliputi siapa, bagaimana latar belakang, usia, pendidikan, jenis kelamin, minat dan apa yang ingin mereka ketahui.

 

c.   Penentuan ide pokok

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan teknik curah pendapat (brainstorming) dalam bentuk hal-hal berikut:

1)    Story teller’s tour, yakni mendengarkan dan menelaah pesan-pesan yang disampaikan, rasionalitas, nada, dan implikasinya.

2)    Rrandom list, yakni menuangkan ide dalam tulisan, memilih dan memilah bagian-bagian penting.

a)    FCR (finding, conclusion, recommendation) worksheet, yaitu memanfaatkan lembar kerja, untuk menjelaskan temuan, simpulan, dan rekomendasi.

b)    Journalistic approach (who, what, when, where, why, how),  yaitu menggunakan 5w+1H untuk menjelaskan ide pokok.

c)    Question and answer chain, yaitu melihat dari perspektif audiens melalui pengajuan pertanyaandan memperhatikan jawaban.

 

d.  Pemilihan saluran dan media

Pesan-pesan harus disampaikan melalui dua saluran, yaitu lisan (oral) dan tertulis (written).

1)    Bentuk-bentuk pesan lisan; percakapan interpersonal, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, diskusi kelompok, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, presentasi dan lainnya.

2)    Bentuk-bentuk pesan tertulis; surat, memo, proposal, laporan, dan sebagainya.

 

2.  Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, dan paragraph serta memilih ilustrasi untuk mendukung ide pokok bahasan.

 

3.  Revisi

Proses penalaahan kembali terhadap substansi dan struktur pesan yang telah direncanakan agar menjadi lebih efektif.

 

B. Model Penyusunan Pesan

            Model penyusunan pesan yang bersifat informative lebih banyak ditunjukkan pada perluasan wawasan atau pengetahuan dan kesadaran khalayak. Prosesnya lebih bersifat diffuse (menyebar), sederhana, jelas, dan tidak banyak menggunakan jargon-jargon yang kurang popular di kalangan masyarakat.

            Ada empat macam penyusunan pesan bersifat informative, yang dijelaskan sebagai berikut;

1.    Space order, yakni penyusunan pesan berdasarkan kondisi tempat atau ruang.

2.    Time order, yakni penyusunan pesan berdasarkan waktu.

3.    Deductive order, yakni penyusunan pesan dari umum ke khusus

4.    Inductive order, yakni penyusunan pesan dari yang khusus ke umum

 

Model pengelolaan pesan yang bersifat persuasif memiliki tujuan untuk mengubah persepsi, sikap dan pendapat khalayak. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam penyusunan yang memakai teknik persuasi, yang dijabarkan sebagai berikut.

1.    Fear appeal, yakni metode penyusunan atau penyampaian pesan dengan menimbulkan rasa ketakutan pada khalayak.

2.    Emotional appeal, yakni penyusunan atau penyampaian pesan dengan berusaha menggugah emosional khalayak.

3.    Reward appeal, yakni penyusunan atau penyampaian  pesan dengan menawarkan janji-janji pada khalayak.

4.    Motivational appeal, yakni penyusunan atau penyampaian pesan yang dibuat bukan karena janji-janji, melainkan disusunkan untuk menumbuhkan internal psikologis khalayak.

5.    Humorious appeal, yakni penyusunan atau penyampaian pesan yang disertai dengan gaya humor.

 

Ada beberapa teori yang berhubungan dengan  model penyusunan pesan. Teori-teori yang berhubungan dengan model penyusunan pesan ini adalah teori perencanaan dan teori logika penyusunan pesan.

1.    Teori Perencanaan

Teori perencanaan dikemukakan oleh Charles Berger untuk menjelaskan proses yang dilalui dalam merencanakan perilaku komunikasi untuk mencapai tujuan. Rencana-rencana tersebut meerupakan gambaran dari langkah-langkah yang akan diambil seseorang untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, perencanaan adalah proses rencana tindakan yang harus dikomunikasikan untuk mencapai tujuan.

 

2.    Teori Logika Penyusunan Pesan

Teori ini dikemukakan oleh Barbara O’Keefe dalam tesisnya yang menyatakan bahwa manusia berfikit dengan cara yang berbeda tentang komunikasi dan pesan serta mereka menggunakan logika yang berbeda dalam memutuskan apa yang dikatakan kepada orang lain.

O’Keefe menggarisbawahi tiga logika penyusunan pesan sebagai berikut;

a.    Logika Ekspresif

Logika ekspresif adalah komunikasi untuk mengungkapkan perasaan dan pemikiran sendiri. Pesan-pesan dalam cara ini bersifat terbuka dan reaktif. Dengan adanya sedikit perhatian pada lebutuhan atau keinginan orang lain.

 

b.    Logika Konvensional

Logika konvensional memandang komunikasi sebagai sebuah permainan yang dimainkan dengan peraturan. Logika ini bertujuan untuk menyusun pesan-pesan yang sopan, tepat, dan didasarkan pada aturan-aturan yang diketahui setiap orang.

 

c.    Logika Retoris

Logika retoris memandang komunikasi sebagai sebuah cara perubahan aturan melalui negosiasi. Pesan-pesan yang disusun dengan logika ini cenderung luwes, berwawasan, dan terpusat pada seseorang. Mereka cenderung menerangkan kembali situasi sehingga tujuan yang beragam tersebut termasuk persuasi dan kesopanan tergabung dalam sebuah kesatuan yang kuat.